Hvordan installere og bruke Simployer One Slackbot

Oppsett og bruk av de to forskjellige Slackbotene som ansatt

MERK: Som første steg må en eier eller administrator av Simployer-bedriftskontoen ha aktivert denne integrasjonen for organisasjonen. Hvis du er eier eller administrator, kan du sjekke vår veiledning her for Simployer One Slackbot.

Det finnes for øyeblikket to forskjellige versjoner av Slackboter: Simployer One og Alexis AI. Simployer One er den gamle versjonen, og Alexis AI er den nye. Hvis du har installert AlexisHR-boten, anbefaler vi at du avinstallerer den og bytter til den nyere Alexis AI-boten. Det er verdt å merke seg at AlexisHR-boten vil bli helt erstattet av Alexis AI-boten tidlig i 2024.

Ønsker du å bytte fra AlexisHR til Alexis AI, kan du lese mer om det her.

Denne veiledningen viser hvordan du som ansatt kan laste ned AlexisHR Slackbot til Slack og hvordan du bruker den.

Installere AlexisHR Slackbot

1. Åpne Slack og gå til seksjonen "Apps", deretter "Add apps".

2. Skriv "AlexisHR" i søkefeltet og velg den som er tilgjengelig for deg.

3. Du skal nå se AlexisHR-appen blant dine apper i Slack. Klikk på den og skriv noe for å "vekke" boten.

Hvordan bruke AlexisHR Slackbot

Når boten er installert, kan du bruke den til følgende:

Alle ansatte kan:

• Søke om fri

• Fylle ut og/eller se gjennom timelisten sin

• Informere teamet om når du jobber hjemmefra 

• Se hvor mange feriedager du har tilgjengelig 

• Motta varsler i Slack i stedet for e-post (du kan velge hvilke varsler i varslingssenteret)

Som leder kan du i tillegg:

• Bli varslet når du mottar forespørsler om fri fra ansatte

• Godkjenne eller avslå forespørsler

Som administrator eller eier kan du i tillegg:

• Motta ulike varsler og ukentlige oppsummeringer

Søke om fri eller jobbe hjemmefra

1. Vekk boten ved å skrive noe, f.eks. "Hei".

2. Du vil da se alle tilgjengelige alternativer for fri og hjemmekontor. Velg f.eks. "Sykefravær".

3. Et popup-vindu vises hvor du velger tidsperiode og eventuelt legger inn en kommentar til godkjenner.

4. Klikk på "Send inn". Du får varsel når forespørselen er godkjent (om nødvendig).

Registrere arbeidede timer eller se timelisten

Du kan registrere timer, inkludert prosjekter, direkte i Slack.

Merk: Du må fortsatt sende inn timelisten i Alexis for godkjenning.

Slik gjør du:

1. Vekk boten ved å skrive noe, eller bruk en av følgende kommandoer:

   • time reporting, time report, report time, timesheet

2. Velg "Rapporter tid" for ny registrering eller "Min timeliste" for oversikt.

3. Et popup-vindu lar deg velge:

   • Prosjekt(er) – valgfritt

   • Dato

   • Timer og minutter

   • Notat (valgfritt)

4. Klikk "Send inn". Du får en oppsummering og kan legge til mer eller åpne timelisten i Alexis.

NB: Du kan ikke redigere en innsending i Slack. Ønsker du å endre, må det gjøres i Alexis. Men du kan legge til flere timer for samme prosjekt som en ny registrering.

Feilsøking av Slack-appen

"E-postadressen i Slack og Alexis samsvarer ikke"

• For sikkerhetsformål må e-postadressen i Slack være lik den i Alexis (feltet "arbeidsepost").

• Feilen kan også skyldes sikkerhetsinnstillinger som blokkerer API-tilganger. Be Slack-administratoren din om å sjekke dette.

Tips: For å koble Slack og Alexis på nytt:

• Logg ut: /alexishr log out