Opprette og følge opp en samtaleomgang som administrator

Innholdsfortegnelse 

Steg 1 – Hvordan opprette en samtaleomgang 

Steg 2 – Hvordan legge til personer som skal gjennomføre samtalen 

Steg 3 - Hvordan sende ut epost til ledere (og evt. medarbeidere) 

Steg 4 – Hvordan følge opp en samtaleomgang 

Steg 1 – Hvordan opprette en samtaleomgang 

Trykk på Samtaleoversikt under fanen Samtaler 

Trykk på Ny samtaleomgang

Velg samtalemal fra nedrekksmenyen til høyre (1). 

Navngi samtaleomgangen, for eksempel Medarbeidersamtale 2023 (2). 

Dersom leder skal snakke med egne medarbeidere skal du ikke endre innstillingen under (3). Hvis du ønsker å sette åpningsdato frem i tid, kan du gjøre dette under punkt 4. Dersom den skal være åpen fom. dagens dato kan du la det stå blankt i dette feltet. Dersom du ønsker at samtalen skal låses på et gitt tidspunkt setter du dette under punkt 5. 

Etter valgte dato kan ikke leder eller medarbeider besvare forberedelsesskjema. 

Trykk OK for å lagre (6) 

Steg 2 – Hvordan legge til personer som skal gjennomføre samtalen 

Etter at du har lagret ser siden slik ut. For å legge til medarbeidere/ledere i samtaleomgangen gjør du dette ved enten å velge (1) Velg grupper eller (2) Inviter til samtale. 

Under Velg gruppe kan du f.eks velge hele avdelinger eller en gitt rolle (medarbeider / leder), se bilde 2. 

Under punkt 2 kan du søke på navn og legge en og en person til i samtaleomgangen. 

Steg 3 – Hvordan sende ut epost til ledere (og evt. medarbeidere) 

Når du har lagt til de personene som skal gjennomføre samtalen skal du sende ut e-post om dette. Dersom du har aktivert automatisk utsendelse av epost til medarbeidere på selve samtalemalen, skal du kun sender epost til ledere. For å sjekke hvilke utsendelser som er aktivert på malen velger du Rediger til høyre for malnavnet. Når du står på malen (1) går du til fanen Epost og SMS (2) og sjekker at den knappen står til På (3). For å se hvordan eposten til medarbeider ser ut kan du velge redigeringsknappen til høyre for påknappen. 

For å sende epost til ledere går du til Send til alle på listen og velg Send e-post til alle ledere 

Systemet legger automatisk inn alle ledere som er lagt til i samtaleomgangen (1). 

Skriv inn valgfri tekst (2). 

Inkludert i eposten er lenke til leders samtaleoversikt for egne medarbeidere (3). 

Trykkk Send (4). 

NB! Under avansert redigering kan du hente opp forhåndsskrevne tekster fra malbanken for eposter (5) mv.

Dersom epost til medarbeidere ikke er sendt ut automatisk og du skal gjøre dette manuelt, følger du stegen over, men velger Send e-post til alle medarbeidere. 

Steg 4 – Hvordan følge opp en samtaleomgang 

Oppfølging og endring av samtaleomganger gjør du ved å trykke på Samtaleomgang og navnet på den samtaleomgangen du vil se/ endre på 

For å slette en samtaleomgang, eller endre åpningsperioden til en samtaleomgang, trykker du på Rediger (1). 

For å se status til utvalgte grupper trykker du på teksten til venstre for kakediagrammet (2). Da får du opp personene med den gitte statusen. 

For å sende epost og purre de som ikke har fullført samtalen trykker du på “send til alle på listen” (3).

Bruk avansert for å hente opp forhåndsdefinert tekst. 

Hvis det har kommet nye personer du vil legge til i samtaleomgangen kan du søke opp den eller disse under Inviter til samtale (4). 

Skal du åpne et samtaleskjema, slette en samtale, se åpningsloggen til en samtale eller åpne samtalen for ny leder gjør du dette under punkt (5).