Så använder du arbetsflöden för offboarding

Hur du hanterar offboarding med automatiserade eller manuella arbetsflöden
Du kan nu hantera hela offboarding-processen med arbetsflöden — vilket gör det enklare att vara konsekvent, involvera rätt personer vid rätt tidpunkt och undvika att saker glöms bort.

Det är ett stort steg upp från den gamla uppgiftslistan och ger dig mer flexibilitet och kontroll. Så här får du ut det mesta av det:

Klicka här för att se en demovideo 

Alternativ 1: Använd ett automatiskt arbetsflöde
Det här är perfekt om du vill minska manuellt arbete. När det är konfigurerat triggas arbetsflödet automatiskt när du sätter ett slutdatum för en anställd.

Så fungerar det:

1. Gå till fliken Arbetsflöde > Mallar.

2. Skapa en ny mall och välj automatisk utlösare.

3. Välj "Anställds slutdatum" som utlösande händelse.

4. Ange när arbetsflödet ska starta — t.ex. 2 veckor före slutdatum.

5. (Valfritt) Begränsa mallen till specifika avdelningar eller anställdagrupper.

6. Lägg till kategorier och uppgifter. För varje uppgift:

   • Sätt en deadline (t.ex. 1 dag före slutdatum).

   • Tilldela den till en person eller ett team (t.ex. IT).

7. Spara mallen och aktivera den genom att slå på utlösaren.

Viktigt:

• Se till att slå på utlösaren innan du sätter slutdatum — annars händer inget.

• Vi använder det senaste anställningsslutdatumet, inte offboarding-datumet (från Konto-sektionen).

Tips: Undvik att trigga arbetsflöden för tidigt vid visstids- eller provanställningar.

Om du använder slutdatum för visstidsanställda eller nya medarbetare som inte faktiskt slutar, kan automatiska arbetsflöden utlösas för tidigt.

Begränsa i så fall mallen till t.ex. endast "tillsvidareanställda", så att flödet bara triggas vid verklig offboarding.

Alternativ 2: Använd ett manuellt arbetsflöde
Det här är bättre om du vill ha mer kontroll över timing eller innehåll innan flödet startas.

Så fungerar det:

1. Gå till fliken Arbetsflöde > Mallar.

2. Skapa en ny mall utan att aktivera utlösaren.

3. Lägg till kategorier och uppgifter, precis som i det automatiska flödet.

4. Spara mallen.

När du är redo att offboarda:

• Starta arbetsflödet från Arbetsflöde > Nytt arbetsflöde

• Eller från medarbetarlistan med massåtgärder

• Eller direkt från Konto > Offboarding-sektionen när du offboardar en medarbetare

Viktigt: Se till att medarbetaren har ett slutdatum satt i Anställning-sektionen. Annars, om uppgifter har deadlines kopplade till slutdatum, kommer flödet att misslyckas och visa ett fel.

Var ser tilldelade personer sina uppgifter?
När ett arbetsflöde triggas (manuellt eller automatiskt), får alla som har uppgifter:

• Ett mejl och en notis i appen

• Se sina uppgifter under Mina uppgifter i Arbetsflöde

• Hitta uppgifterna i sin profil under Uppgifter

• Få påminnelser via mejl:

• Innan deadline

• Om uppgiften blir försenad

Administratörer och ägare kan även följa alla aktiva arbetsflöden och uppgiftsstatus i översikten för Arbetsflöden, vilket gör det lätt att följa upp eller ingripa vid behov.

Det hjälper till att inget faller mellan stolarna — även om någon glömmer att titta på sin lista.