Opprette avtalemaler og funksjonalitet i disse

Endret Wed, 26 Feb ved 8:31 AM

Opprette maler i avtalemodulen

Gå til maler i menyen på venstre side

Du har flere valg for å kunne opprette maler:

Vi har ferdig oppsatte maler som du kan benytte deg av. Disse finner du under er Importer mal øverst på høyre side.
Du finner den malen du ønsker, og trykker importer. Vi har predefinert avtaledetaljer, systemfelter og egendefinerte felter. Disse må du kvalitetssikre og redigere selv.
Hvordan du gjør dette finner du veiledning på i punkt 3

Du kan opprette nye maler ved å trykke på + tegnet. Da vil du få opp en blank mal som du selv må legge inn innholdet i. Du må selv legge inn avtaledetaljer i malen du skal lage. Hvordan du gjør dette finner du veiledning på i punkt 2.
Har du en tekst i et dokument du bruker som du vil ha inn i malen i Simployer kan du kopiere teksten og lime den inn i malen. Husk å høyreklikk der du vil ha inn teksten og velg lim inn som ren tekst. Da får du bort alle formateringer.

Du kan kopiere en allerede eksisterende mal. Merk at navnet må være unikt. Ved å kopiere en eksisterende mal tar du med deg alle formatteringer som ligger i malen du kopierer fra slik at du kan begynne å modifisere malen og gjenbruke tekst, egendefinerte – og systemfelter.

Når det er gjort kan du begynne å bearbeide malen med å legge inn systemfelter og egendefinerte felter. Se punkt 3

Redigere avtalemal detaljer

Ved opprettelse av en ny mal må du legge inn mal detaljer. Disse kan du også justere underveis senere.

Navn: avtalen må ha et unikt navn

Type : her velger du om det er en arbeidsavtale eller en tilleggsavtale

Språk: språk angir hvilket dataformat datoer kommer ut i avtalen på.

Enheter: her velger du hvilke enheter avtalen skal gjelde for. Du kan velge om den skal gjelde for hele selskapet eller enkelte juridiske enheter eller avdelinger. Merk at dersom det legges til nye avdelinger i organisasjonsstrukturen så må du inn å aktivere denne slik at den kan bruke denne malen.

Lønnsdetaljer brukes i kombinasjon med kompensasjonsmodulen fra Simployer.

System felter og egendefinerte felter

Når du oppretter avtalemaler kan du både legge inn systemdefinerte- og egendefinerte datafelter.

Systemdefinerte felter (de rosa) er felter som henter informasjon registrert på brukeren i Simployer portal. Informasjonen baseres på det dere har registrert på vedkommende profil, fylles dette automatisk inn i feltene når du utarbeider avtalen. 

Egendefinerte datafelter (de gule) er felter du oppretter selv og bestemmer hvilket innhold det skal være i disse feltene.

Feltene flyttes inn i malen med «drag and drop» dit du skal ha feltet.

3.1 Systemfelt 

Systemfelt er informasjon som er tilgjengelig fra systemet. 

Systemfelt settes inn i malen ved å dra den røde boksen inn i redigeringsfeltet. 

Det er fem kategorier systemfelt: 

Person: dette er informasjon om den nye medarbeideren som kan flettes ut på avtalen. For eksempel fornavn, etternavn, adresse, fødselsdato mv.

Avdeling: dette er informasjon om avdelingen som kan flettes ut på avtalen.

Firma: dette er informasjon om selskapet hvor den ansatte har sin ansettelse som kan flettes ut på avtalen. For eksempel selskapsnavn og organisasjonsnummer.

Ansettelse: dette er ansettelse og stillingsinformasjon som kan flette ut på avtalen. Det er en forutsetning at det er registrert en ansettelse og stilling på den ansatte for å kunne lage en avtale.

Lønn: For de som har kompensasjonsmodulen vil det være mulig å bruke systemfelter knyttet til lønn.

NB! En forutsetning for at informasjon fra systemfeltene skal flettes ut på avtalen må informasjonen være opprettet på personen, avdelingen og firmaet.

3.2 Egendefinert felt 
Egendefinerte felter er kundespesifikke. Egendefinerte felter er informasjon som skal legges til avtalen, men som systemet ellers ikke har et forhold til. Eksempler på dette er prøvetidsordning, oppsigelsesfrist, lønn, tilleggsgodtgjørelser, overtidsordning mv.  

Egendefinerte felter settes inn i malen ved å dra den gule boksen inn dit du vil ha den i avtalen.

Opprett egendefinert felt 
Velg plusstegnet under egendefinerte datafelter.  

Detaljer om feltet 
Legg inn detaljer for det nye datafeltet 

Navn for egendefinert felt: gi feltet et kort navn, dette navnet er kun til info for den som jobber med malene.   

Tittel for input: skriv inn teksten som skal vises for avtaleoppretter, denne bør være så intuitiv som mulig så avtaleoppretter forstår hva som skal fylles inn eller velges.

Type felt: her kan du velge mellom 

Tekstboks lager et fritekstfelt som fylles ut i veiviseren når en avtale opprettes

Tekstområde lager et større fritekstfelt.

Dropdown gir nedtrekksmeny. En fjerde fane som heter "Valg", vil komme i dialogboksen når dropdown velges. Her skal de forskjellige alternativene fylles ut.

Dato input gir kalender så man kan fylle inn dato.

Sjekkboks gir mulighet for å huke av alternativer. De forskjellige valgene må fylles inn i fane "Valg".

Liste gir radioknapper. De forskjellige punktene må fylles inn under fane "Valg".

Ressursvelger velger en ressurs fra ressursbanken. Dette er variant av dropdown, men laget for å håndtere større tekster. Under dropdown er det en begrensing på 500 tegn. Ressurser kan gjenbrukes i flere maler.

Validering 
Dersom dette feltet skal være påkrevd å fylle ut for den som oppretter avtalen hukes det av for dette under validering.  

Tipstekst 
Dersom du ønsker å gi en hjelpetekst for den som oppretter avtalen legger du dette inn her.

Valg 
Dersom det benyttes dropdown, sjekkboks, liste og ressursvelger må det legge inn valgalternativer. 

Denne fanen kommer ikke opp når man bruker tekstboks, tekstområde eller dato input. 

Organiser rekkefølgen på egendefinerte felt  
Nye felt legger seg nederst etter hvert som de blir opprettet. For å endre rekkefølgen på spørsmålene velger man Organiser, tar tak i ikonet på venstre side og drar det opp eller ned. Hvis du ønsker å sortere spørsmålene i bolker kan du legge til overskrift.   

Ressurser til mal

Ressurser til mal finner du under maler i menyen på venstre side når du står i dashbordet.

Denne funksjonaliteten brukes når det er lengre tekster som skal ligge som valg i veiviseren når man oppretter en avtale. Det vil si lengre tekster som ikke egner seg som dropdown eller liste.

Dere oppretter tekstene under ressurser til mal og velger så resurssvelger når dere oppretter et egendefinert datafelt.

Overskriftene er de dere velger under valg på egendefinert datafelt.