Opprette, redigere og administrere avtalemaler (kun på Norsk

Opprette, redigere og administrere avtalemaler

Målgruppe- rolle:

Avtalemaladministrator

Formål:

Fullstendig guide til å opprette nye maler, importere ferdigmaler, bruke system- og egendefinerte felter, ressurser, aktivere/deaktivere og redigere eksisterende maler. 

Opprette en ny mal

1. Gå til Maler  i venstremenyen. 

2. Velg en av følgende metoder:  

• Importer ferdigmal: Klikk «Importer mal» øverst til høyre. Finn ønsket mal og klikk «Importer». Gjennomgå og rediger avtaldetaljer, systemfelter og egendefinerte felter.      
• Kopier eksisterende mal: Kopier en mal for å beholde formatering, tekst og felter. NB: Navnet må være unikt. 
• Lim inn fra dokument: Kopier tekst fra et eksisterende dokument. Høyreklikk og velg «Lim inn som ren tekst» for å fjerne formatering. 

Maldetaljer 

Når du oppretter en ny mal, fyll inn: 

• Navn – Må være unikt. 
• Type – Velg mellom arbeidsavtale eller tilleggsavtale. 
• Språk – Bestemmer datoformatet: Norsk = dag.måned.år, Engelsk = måned.dag.år. 
• Enheter – Velg om malen gjelder hele selskapet eller spesifikke juridiske enheter/avdelinger. NB: Nye avdelinger må aktiveres manuelt for å kunne bruke malen. 
• Lønnsdetaljer – Brukes i kombinasjon med Simployers kompensasjonsmodul.

Systemfelter og egendefinerte felter 

Maler kan inneholde to typer felter som dras inn med «drag and drop»: 

Systemfelter (rosa) – Henter data automatisk fra Simployer: 

• Person (fornavn, etternavn, adresse, fødselsdato m.m.) 

• Avdeling 

• Selskap (selskapsnavn, org.nr.) • Ansettelse (stillings- og ansettelsesinfo) 

• Lønn (krever kompensasjonsmodulen) 

Informasjonen må være registrert på personen/avdelingen/selskapet for at feltene skal fylles ut. 

Egendefinerte datafelter (gule) – Felter du oppretter selv for informasjon systemet ikke har, f.eks. prøvetid, oppsigelsestid, tillegg, overtidsbetingelser. 

For å opprette et egendefinert felt: 

1. Klikk «+ Legg til » under «Egendefinerte datafelter». 

2. Fyll inn feltdetaljer:  

• Navn – Kort internt referansenavn vises bare for avtalemaladministrator.   
• Input-tittel – Teksten som vises for den som oppretter avtalen.  
• Felttype – Velg mellom: Tekstboks, Tekstområde, Nedtrekksliste, Datovelger, Avkrysningsboks, Liste (radioknapper), eller Ressursvelger. 

3. Under «Validering» – Kryss av om feltet er obligatorisk. 

4. Under «Tipstekst» – Legg til hjelpetekst ved behov. 

5. Under «Valg» (for nedtrekk, avkrysning, liste, ressursvelger) – Legg inn valgene. 

For å endre rekkefølgen på feltene: Klikk «Angi rekkefølge», grip ikonet til venstre og dra opp/ned. Du kan også legge til overskrifter for å gruppere felter. 

Ressurser for maler 

Ressurser brukes for lengre tekster som ikke passer som nedtrekks- eller listevalg. 

1. Gå til Ressurser for maler under Maler i venstremenyen. (Krever rollen Avtalemal administrator.) 

2. Klikk «+ Ny ressurs» for å opprette en ny ressurs. 

3. Skriv inn teksten for ressursen. 

4. For å bruke ressursen i en mal: Opprett et egendefinert felt med felttypen «Ressurs velger». 

5. Under «Valg» i feltet – søk etter ressursen i søkefeltet og legg den til. 

6. Klikk «Lagre» og plasser feltet i malen. 

Aktivere en mal 

En mal må være aktiv for å kunne brukes ved opprettelse av avtaler. 

1. Gå til Maler i Avtalemodulen. 

2. Finn malen du ønsker å aktivere. 

3. Klikk Handlingsknappen-knappen til høyre for malen. 

4. Velg Aktiver. Inaktive maler vil ikke vises i veiviseren for avtaleoppretting. 

Redigere en eksisterende mal 

Kun brukere med rollen Avtalemal administrator kan redigere maler. 

1. Gå til Avtalemodulen og velg Maler. 

2. Velg enten:   

a) Rediger malen direkte, eller   

b) Kopier malen først og rediger kopien (anbefalt for å bevare originalen).