Hvordan oppnå en høyere svarprosent i &frankly

En høy svarprosent er ønskelig når &frankly brukes til å samle inn tilbakemeldinger fra et team eller en organisasjon. Representativt resultat er avgjørende for å kunne trekke relevante konklusjoner, men også en indikator på at alle får muligheten til å bli hørt.

I &frankly ønsker vi å hjelpe deg med å nå ditt mål for svarprosenten. Verktøyet har innebygde funksjoner som gjør det enklere for administratorer og ledere å jobbe proaktivt med svarprosenten. Likevel kan svarprosenten variere naturlig mellom ulike avdelinger, sesongbaserte bransjer og organisatoriske strukturer. Det finnes imidlertid noen generelle faktorer som bidrar til høy svarprosent, som spørsmålenes innhold og relevans, frekvens og antall spørsmål, et tydelig formål, samt hvordan resultatene behandles og teamet involveres i oppfølgingen.

I denne guiden presenterer vi vanlige faktorer som påvirker svarprosenten i &frankly. Artikkelen gir innsikt i hvordan svarprosenten kan forstås og forbedres, samtidig som den kan fungere som et verktøy for å øke engasjementet rundt bruken av &frankly.

Hva er en god svarprosent?

Når vi snakker om svarprosent, sier vi at 70 % er en god målsetting – men jo flere svar, desto bedre! Hva som anses som en god svarprosent kan likevel variere. Det er viktig å se svarprosenten i en større sammenheng, og sette mål i forhold til faktorer som organisasjonens egenskaper, tidligere resultater og nåværende prioriteringer.

Notifikasjoner

Når en &frankly-konto opprettes og ansatte legges til, er standardinnstillingen at brukerne mottar e-postvarsler når nye spørsmål åpnes. Disse innstillingene kan justeres. Trenger en bruker hjelp med dette, kan de følge denne guiden:  Hvordan endre app-varsler?

Slik kan &frankly hjelpe deg med å øke svarprosenten

Notifikasjoner

Når en &frankly-konto opprettes og ansatte legges til, er standardinnstillingen at brukerne mottar e-postvarsler når nye spørsmål åpnes. Disse innstillingene kan justeres. Trenger en bruker hjelp med dette, kan de følge denne guiden: Hvordan endre app-varsler?

Påminnelses-e-poster

Sørg for at påminnelser og app-varsler er aktivert for brukerne. Påminnelses-e-poster sendes ut fredag kl. 12:00 til brukere med ubesvarte spørsmål. Brukere kan justere innstillingene sine ved å gå til Konto > E-postinnstillinger.

Inaktive brukere

Sjekk om noen brukere ikke har logget inn i verktøyet eller har problemer med å motta e-poster. Du kan filtrere på status under Personer > Brukere.

Svarprosent per gruppe

Under Resultater > Svarprosent kan du se svarprosenten per gruppe. Dette hjelper deg med å identifisere hvilke grupper som trenger ekstra støtte, samt hvilke grupper som allerede har en strategi for å opprettholde høy svarprosent.

Bruk av &frankly-appen

&frankly-mobilappen er svært brukervennlig og kan ha en positiv effekt på svarprosenten. Under Resultater > Svarprosent kan du se hvor mange som bruker appen sammenlignet med de som svarer via nettleseren. Oppfordre ansatte til å laste ned appen!

Selv om noen ansatte ikke har en jobbtelefon, er det lurt å informere om at appen finnes, slik at de kan vurdere å bruke den på egen privattelefon.

Innhold og relevans

Klare og tydelige spørsmål

Hold spørsmålene enkle og tydelige for å unngå misforståelser. Hvis spørsmålene er for komplekse, kan dette redusere svarprosenten. Test gjerne spørsmålene på en liten gruppe først. Les Tips og triks for å lære mer.

Variasjon i spørsmålene

Variasjon skaper engasjement! Bruk forskjellige maler og farger, og bland tunge temaer med positive og lette spørsmål. Eksempler fra &frankly sitt bibliotek:

• "Hva likte du best denne uken?"
• "Hvordan har du det?"
• "Hva mener du er teamets største styrke?"
• "Hvilken kollega vil du gi en high five denne måneden?"

Frekvens og antall spørsmål

Mindre er mer

Vi anbefaler 4-7 spørsmål per puls, avhengig av formål og behov. Maksgrensen er 16 spørsmål, men det er lurt å spørre færre enn dette. Husk at binære spørsmål er enklere å svare på enn åpne spørsmål.

Brukere vil svare på spørsmål som følges opp, ikke spørsmål som føles tidkrevende eller meningsløse.

Tidspunkt for utsendelse

Planlegg når spørsmålene sendes ut. Siden pulser stenger søndag kveld, kan det være lurt å sende spørsmålene ut tidlig mandag for å gi lengst mulig svartid. Påminnelser sendes ut fredag for ubesvarte spørsmål.

Formål og oppfølging

Tydelig formål for pulsen

Kommuniser hvorfor pulsen gjennomføres, slik at ansatte forstår konteksten. Du kan legge til en beskrivelse i pulsvisningen og forklare hvordan resultatene skal brukes. Har du flere temaer, kan det være lurt å splitte spørsmålene i separate pulser. Se artikkelen Hvordan kommunisere hensikten med pulsen

Intern hensikt 
Gi ansatte tilgang til resultatene og muligheten til å diskutere dem. Dette øker følelsen av eierskap og bidrar til høyere svarprosent. Spør også teamet hva de ønsker å måle – dette skaper større engasjement.   

Rollen til leder

Sørg for at ledere er trygge på hensikten med, og hvordan de skal jobbe med resultatene og fasilitere diskusjoner i deres team. Det vil ha stor impakt på responsraten hvordan de kommuniserer med teamet.

Involver og følg opp

Sørg for at brukerne får tilgang til rapportene og muligheten til å diskutere resultatene sammen med teamet sitt. Dette vil gi dem en følelse av eierskap i prosessen og øke engasjementet deres i fremtidige pulser.

Involver også brukerne i hva de ønsker å måle. Når de får medbestemmelse, tar de større eierskap og er mer tilbøyelige til å svare. Ekstra materiell for hvordan man kan gjennomføre en workshop om dette finner du her:  Hvordan jobbe med resultatene dine.

Når en puls pågår over lengre tid, bør det trekkes en konklusjon og denne må kommuniseres. Dette er også en god anledning til å informere om eventuelle justeringer i kommende pulser basert på innsiktene som er samlet inn, eller til å bekrefte hvorfor det er viktig å fortsette med pulsen i sin nåværende form. 
 

Tilpasning til organisasjonens behov

Alle organisasjoner er forskjellige, så det er viktig å finne en tilnærming som fungerer for din virksomhet. Her er noen faktorer å vurdere:

Skiftarbeid

Hvis ansatte jobber skift eller uregelmessige timer, kan det påvirke svarprosenten. Planlegg pulser slik at flest mulig får sjansen til å svare i arbeidstiden.

Sesongbaserte bransjer

Ved høy turnover eller mange sesongansatte er det viktig å informere nye medarbeidere om &frankly og formålet med verktøyet. Bruk gjerne flyers, plakater eller informasjonsbrev.

Høy personalutskiftning

Hvis organisasjonen har høy turnover, bør &frankly være en del av onboarding-rutinene. Sørg også for at gruppestrukturen i systemet er oppdatert, slik at rapportene speiler den faktiske organisasjonen.

Ved å implementere disse strategiene kan du øke svarprosenten i &frankly og sikre at flere ansatte får en stemme i organisasjonen!