Personaldokumenter

For å utføre det som står beskrevet i denne veiledningen må du være leder eller ha rollen Dokumentadministrator. 

Dersom du skal administrere personaldokumenter for hele din organisasjon må du ha rollen Dokumentadministrator på det øverste nivået i organisasjonen i Simployer HRM. 

Et personaldokument er et dokument som finnes på profilen til en person. Dokumentet er automatisk beskyttet for innsyn av standard innsynsregler i Simployer HRM. Dette betyr at det kun er personen selv, personens nærmeste leder og dokumentadministrator som har tilgang til et personaldokument. 

Alle har tilgang til egne personaldokumenter under Om Meg 

Dersom det lastes opp et personaldokument under dokumentene til en person, vil 

personen også få et varsel (en mail) fra Simployer om dette.

Når personen klikker her, vil man se sine egne personaldokumenter:

Leder kan også se dokumentet på sin ansatt, forutsatt at dokumentkategorien dokumentet er lastet opp i ikke ekskluderer leder.

Dokumentadministrator har også innsyn på dokumentet. Men dersom en annen 

medarbeider, eller en annen leder (som ikke er personens leder) søker opp personen, vil kun begrenset personinformasjon vises, og ingen personaldokumenter. 

Personaldokumentet er automatisk beskyttet fra innsyn av personer som ikke skal ha dette. Og det er ikke nødvendig å benytte ekstra beskyttelse av dokumentet (se lenger ned i dette dokumentet), selv om dette kan gjøres i tilfeller hvor det er spesielle hensyn.

Dersom du er leder eller dokumentadministrator og skal laste opp et dokument på 

en person, søker du opp personen ved hjelp av personsøket øverst i Simployer HRM 

for å komme til personens side. På personens side klikker du på Dokumenter i 

menyen på toppen: 

Du kommer da til personens personaldokumenter.

For å laste opp et personaldokument på personen, klikker du på plussen (+), og du 

vil da se dette vinduet:

Her må du velge riktig dokumentkategori og dra filen du ønsker lastet opp til «legg 

til fil», eller klikke på knappen. 

Hvis du ønsker, kan du sette en utløpsdato på dokumentet:

I dette eksempelet vil du som opplaster av dokumentet få et mail-varsel fra 

Simployer en uke før 01.04.2027 hvor kommentaren «husk å slette dette 

dokumentet» framkommer. 

I henhold til vår databehandleravtale sletter Simployer som databehandler ingen data, så dersom dokumentet skal fjernes, må du gjøre dette selv.

Som nevnt over er det ikke nødvendig å benytte ekstra beskyttelse av 

personaldokumenter, da disse er automatisk beskyttet i Simployer HRM. 

Men det er mulig hvis nødvendig å forhindre både endring og sletting av et personaldokument – kalt «skrivebeskyttelse» - og nedlasting av et personaldokument av andre enn personen dokumentet er lastet opp på – dette kalles «lesebeskyttelse».

«Ingen beskyttelse» vil altså bety at personaldokumentet allikevel er beskyttet fra 

innsyn av andre enn personen selv, personens nærmeste leder og 

dokumentadministrator.

Dersom du velger kategori «Lederdokument», vil dokumentet du laster opp bli 

utilgjengelig og usynlig for medarbeideren det lastes opp på. Kun nærmeste leder 

og dokumentadministrator vil ha innsyn på dokumentet. Dette er den eneste 

dokumentkategorien i Simployer HRM som stenger medarbeideren ute fra innsyn i 

sitt eget personaldokument. Generelt bør medarbeideren i størst mulig grad ha 

innsyn på egen informasjon.

Det er også mulig for leder og dokumentadministrator å se alle personaldokumenter samlet, uavhengig av en enkelt person. Du kan gjøre dette ved å gå klikke på "Dokumenter" i venstremenyen. 

Du kommer da til en samlet visning av personaldokumenter:

Fra handlingsknappen kan du blant annet laste ned en kopi 

av personaldokumentet, samt laste opp en ny versjon eller sette på beskyttelse.