Personaldokumenter

For å utføre det som står beskrevet i denne veiledningen må du være leder eller ha 

rollen Dokumentadministrator. 

Dersom du skal administrere personaldokumenter for hele din organisasjon må du 

ha rollen Dokumentadministrator på det øverste nivået i organisasjonen i Simployer 

HRM. Modulen Personaldokumenter må være inkludert i din avtale med Simployer.

Modulen Personaldokumenter erstatter det gamle arkivskapet for 

personaldokumenter og tilbyr et elektronisk «arkivskap» for personaldokumenter, 

trygt lagret i vår skybaserte løsning. 

Et personaldokument er et dokument som 

finnes på profilen til en person. Dokumentet er automatisk beskyttet for innsyn av 

standard innsynsregler i Simployer HRM. Dette betyr at det kun er personen selv, 

personens nærmeste leder og dokumentadministrator som har tilgang til et 

personaldokument. 

Det er også mulig å ekskludere nærmeste leder fra innsyn i et 

dokument, og det er mulig å lagre et personaldokument på en person uten at 

personen selv ser det (kalt «lederdokument»).

Alle har tilgang til egne personaldokumenter under Om Meg 

Dersom det lastes opp et personaldokument under dokumentene til en person, vil 

personen også få et varsel (en mail) fra Simployer om dette.

Når personen klikker her, vil man se sine egne personaldokumenter:

Leder kan også se dokumentet på sin ansatt, forutsatt at dokumentkategorien 

dokumentet er lastet opp i ikke ekskluderer leder (se dokumentet «Størrelser og 

verdier og Administrasjon» for oppsett av dokumentkategorier).

Dokumentadministrator har også innsyn på dokumentet. Men dersom en annen 

medarbeider, eller en annen leder (som ikke er personens leder) søker opp 

personen, vil kun begrenset personinformasjon vises, og ingen 

personaldokumenter. Hvor mye som vises av en persons personinformasjon til 

andre personer er styrt av innstillingene under menyen og Behandle -> 

Systeminnstillinger -> Personinnsyn.

Slik ser visningen av en persons side i Simployer HRM ut for andre enn 

administrator og nærmeste leder:

Personaldokumentet er derfor automatisk beskyttet fra innsyn av personer som 

ikke skal ha dette. Og det er dermed ikke strengt tatt nødvendig å benytte ekstra 

beskyttelse av dokumentet (se lenger ned i dette dokumentet), selv om dette kan 

gjøres i tilfeller hvor det er spesielle hensyn.

Dersom du er leder eller dokumentadministrator og skal laste opp et dokument på 

en person, søker du opp personen ved hjelp av personsøket øverst i Simployer HRM 

for å komme til personens side. På personens side klikker du på Dokumenter i 

menyen på toppen: 

Du kommer da til personens personaldokumenter.

For å laste opp et personaldokument på personen, klikker du på plussen (+), og du 

vil da se dette vinduet:

Her må du velge riktig dokumentkategori og dra filen du ønsker lastet opp til «legg 

til fil», eller klikke på knappen. Dersom du har dokumenter som er skannet inn som 

vedlegg på mail, er det mulig å laste opp disse direkte fra mailboksen, uten å 

mellomlagre dokumentet. For øvrige typer av dokumenter må dokumentet du skal 

laste opp være tilgjengelig på en fillokasjon du har tilgang på.

Hvis du ønsker, kan du sette en utløpsdato på dokumentet:

I dette eksempelet vil du som opplaster av dokumentet få et mail-varsel fra 

Simployer en uke før 01.04.2027 hvor kommentaren «husk å slette dette 

dokumentet» framkommer. I henhold til vår databehandleravtale sletter Simployer 

som databehandler ingen data, så dersom dokumentet skal fjernes, må du gjøre 

dette selv.

Som nevnt over er det ikke nødvendig å benytte ekstra beskyttelse av 

personaldokumenter, da disse er automatisk beskyttet i Simployer HRM. Men det er 

mulig hvis nødvendig å forhindre både endring og sletting av et personaldokument 

– kalt «skrivebeskyttelse» - og nedlasting av et personaldokument av andre enn 

personen dokumentet er lastet opp på – dette kalles «lesebeskyttelse».

«Ingen beskyttelse» vil altså bety at personaldokumentet allikevel er beskyttet fra 

innsyn av andre enn personen selv, personens nærmeste leder og 

dokumentadministrator.

Dersom du velger kategori «Lederdokument», vil dokumentet du laster opp bli 

utilgjengelig og usynlig for medarbeideren det lastes opp på. Kun nærmeste leder 

og dokumentadministrator vil ha innsyn på dokumentet. Dette er den eneste 

dokumentkategorien i Simployer HRM som stenger medarbeideren ute fra innsyn i 

sitt eget personaldokument. Generelt bør medarbeideren i størst mulig grad ha 

innsyn på egen informasjon.

For informasjon om hvordan du oppretter flere dokumentkategorier, se dokumentet 

«Størrelser og verdier og Administrasjon».

Det er også mulig for dokumentadministrator med denne rettigheten på øverste 

nivå i organisasjonen å se alle personaldokumenter samlet, uavhengig av en enkelt 

person. Du kan gjøre dette ved å gå klikke på "Dokumenter" i venstremenyen. 

Du kommer da til en samlet visning av personaldokumenter:

Fra dokumentets kontekstmeny (ringet rundt) kan du blant annet laste ned en kopi 

av personaldokumentet, samt laste opp en ny versjon eller sette på beskyttelse.