Lage en avtale på en ansatt

Endret Tue, 1 Apr ved 10:24 AM

Når det skal opprettes en avtale på en ansatt gjøres dette fra personkortet og ansettelse. For å kunne opprette en avtale må man ha rollen avtaleoppretter.

For å kunne lage en avtale må det ligge ansettelse og stilling på den ansatte. Avtalen knytter seg opp til stillingen.

Når du trykker på den type avtale du ønsker så kommer du inn i veiviseren som hjelper deg til å opprette en avtale.

Veiviserne viser deg stegene du skal igjennom på venstre side (1-5)

Steg 1

Simployer foreslår en stilling som du kan lage avtale på. Er det ikke tidligere laget avtale på eksisterende stilling vil denne komme opp som forslag. Er det flere stillinger registrert på den ansatte velger du den du vil opprette avtale på.

Steg 2

Pkt 1 Her velger du hvilken mal du skal bruke, du vil kun få opp maler som er tilgjengelig på det juridiske nivået du tilhører.

Pkt 2 Når du har valgt riktig mal vil du få opp noen punkter på venstre side som du må fylle ut og som vil komme med i avtalen. Dette er felter som ikke ligger i Simployer, men som det må komme informasjon om inn i avtalen.

De som har rød stjerne, er obligatoriske felter. De som ikke har stjerne, er valgfrie felter og du må ta stilling til om det skal være med i avtalen eller ikke.

(Merk at de feltene dere ser i bildet under er fra en demobase og vil ikke være like som hos dere)

Når du har gjort de riktige valgene og fylt inn de felter du skal trykker du neste.

Steg 3

Du vil da få en forhåndsvisning av avtalen.

Dersom det er noe som ikke er blitt riktig kan du nederst på siden trykke forrige og så gå tilbake for å fylle ut det du skal.

Ser avtalen riktig ut kan du trykke neste.

Steg 4

Her velger du om det skal være en e-signering eller manuell signering. E-signering er den mest brukte og muliggjør digital signering enten med 2-trinns signering med kode eller med Bank ID. (Bank ID forutsetter at det er avtale med Simployer på dette). Skal det brukes Bank ID som signeringsløsning må det ligge personnummer på den ansatte i profilen.

For å kunne signere en avtale på vegne av bedriften må man ha rollen avtalesignatar.

Når du har valgt e-signering kommer du til et bilde hvor du må ta noen valg.

Her kan du velge fristen for signering, denne kan du justere selv opp til 20 dager.
Her kan du velge ordretype, dvs hvordan skal signeringen foregå
Parallell- det vil si at de som skal signere får dokumentet til signering samtidig
Sekvensiell – det vil si at du kan velge rekkefølgen på den som skal signere først. Leder vil alltid bli satt øverst som signatarer (4) du kan endre rekkefølgen med på å bruke piltastene opp og ned i navnefeltet.
Her kan du laste opp filer som skal være med som en del av avtalen. Disse vil ikke bli signert, men den som mottar avtalen må lese disse. Når avtalen er signert så vil de legge seg i en egen kategori i dokumentarkivet til den ansatte som heter «Vedlegg til arbeidsavtaler»
Her får du opp forslag på signatarer ut ifra hvor stillingen det lages avtale på ligger. Du kan endre leder dersom det er en annen som skal signere.

Merk at det må ligge e-post og telefonnummer på signatarene. Dette hentes fra personkortet, men om det ikke ligger der må det legges inn. Det må være +47 før telefonnummeret.

Avtalen blir ikke sendt ut til signering enda. Dette er kun valg som må gjøres før den sendes til godkjenning, før den blir sendt partene for signering.

Steg 5

Du har nå kommet til oppsummering av det du har gjort i de ulike stegene i veiviseren.

Er du fornøyd og alt er riktig kan du trykke på knappen til høyre: Opprett avtale og send til godkjenning. Da vil avtalen gå til den som har rollen avtalegodkjenner for godkjenning før den blir sendt til signering.

Er du usikker, og vil ta opp avtalen ved et senere tidspunkt for å se over kan du trykke opprett forslag. Da kan du hente opp avtalen via dashbordet også ferdigstille før du trykker opprett avtale og send til godkjenning

Er det noe du vil rette på kan du trykke forrige også gjøre et av de to punkter over for å ferdigstille.