Skapa nytt avtal för en anställd

För att skapa ett avtal för en anställd görs detta från medarbetarens profil och anställningsinformation. För att kunna skapa ett avtal måste användaren ha rollen Avtalsadministratör.

För att kunna skapa ett avtal måste den anställde ha en registrerad anställning och tjänst. Avtalet är kopplat till tjänsten.

Steg-för-steg: Så skapar du ett avtal

Steg 1

Simployer föreslår en tjänst som du kan skapa ett avtal för.
Om inget avtal tidigare har skapats för den aktuella tjänsten visas det som ett förslag.
Om flera tjänster är registrerade för medarbetaren kan du välja den du vill skapa avtal för.

Steg 2

• Punkt 1: Här väljer du vilken mall som ska användas. Du ser endast de mallar som är tillgängliga för den juridiska enhet du tillhör.

• Punkt 2: När rätt mall är vald visas ett antal fält till vänster som måste fyllas i – dessa kommer att inkluderas i avtalet.
  Det är fält som inte finns i Simployer från början, men som kräver ifylld information för att kunna ingå i avtalet.

  • Fält markerade med röd stjärna är obligatoriska.

  • Fält utan stjärna är frivilliga – du avgör om de ska vara med i avtalet.

Obs! Fälten som visas i exemplet kommer från en demodatabas och ser annorlunda ut i din lösning.

När du fyllt i all nödvändig information, klicka på Nästa.

Steg 3

Här visas en förhandsvisning av avtalet.

Om något är fel, klicka på Föregående för att gå tillbaka och rätta.

Om allt ser korrekt ut, klicka på Nästa.

Steg 4 – Välj signeringsmetod

Här väljer du om avtalet ska e-signeras eller signeras manuellt.
E-signering är det vanligaste och möjliggör digital signering med tvåfaktorsautentisering (kod via sms) eller med BankID (kräver separat avtal med Simployer).
För att använda BankID krävs att personnummer är registrerat i profilen.

För att kunna signera avtal på företagets vägnar krävs rollen Avtalsundertecknare.

När du väljer e-signering kommer du till en sida där du gör fler inställningar:

• Signeringsfrist: Du kan justera tidsfristen för signering, upp till 20 dagar.

• Ordningstyp:

  • Parallell: Alla som ska signera får dokumentet samtidigt.

  • Sekventiell: Du kan ange i vilken ordning parterna ska signera. Chefen placeras alltid först i listan som standard, men du kan ändra ordningen med pilarna.

Du kan också ladda upp filer som ska bifogas avtalet. Dessa kommer inte signeras, men mottagaren måste ta del av dem. Efter signering hamnar de i en särskild kategori i dokumentarkivet: Bilagor till anställningsavtal.

Signeringsförslag baseras på tjänsten avtalet gäller för. Du kan ändra chef om någon annan ska signera.

OBS: E-postadress och telefonnummer måste anges för alla parter som ska signera. Informationen hämtas från medarbetarens profil, men om den saknas måste du lägga till den.
Telefonnummer måste börja med +47.

Avtalet skickas inte för signering än – detta är bara förberedelser innan det skickas för godkännande och sedan vidare till signering.

Steg 5 – Sammanfattning

Du kommer nu till en sammanfattning av alla steg du gjort i guiden.

• Om allt ser bra ut klickar du på Skapa avtal och skicka för godkännande.
  Då skickas avtalet till personen med rollen Avtalsgodkännare för granskning innan det går vidare till signering.

• Om du är osäker och vill återvända senare kan du klicka på Skapa utkast.
  Du kan då hämta upp avtalet från instrumentpanelen senare och slutföra det.

Om du behöver ändra något, klicka på Föregående, gör justeringarna, och gå vidare på nytt.