Brukerveiledning Samtaler

Endret Tue, 29 Apr ved 12:51 PM

1 Samtaler

1.1 Prosessen fra et administratorperspektiv

1.2 Prosess fra et sjefs- og medarbeiderperspektiv

1.3 Målgruppe

Målgruppen for samtalemodulen er organisasjoner som vil ha hjelp til å planlegge, gjennomføre og følge opp samtaler. Denne veiledningen er for dialog- og systemadministratorer, men kan også brukes av sjefer og f.eks. HR Business Partners.

1.4 Mål og formål

Målet er å forenkle håndteringen og forbedre kvaliteten i strukturerte samtaler.

Medarbeiderne skal være bedre forberedt før samtalen
Sjefene har en struktur de skal følge
Organisasjonen kan sikre at samtalen gjennomføres på samme måte.
Historikken i samtalen lagres på et GDPR-sikkert sted
Organisasjonen kan følge opp at alle samtalene er gjennomførte.

1.5 Administrere samtalemaler

1.5.1 Arbeide med samtalemaler

Alle samtaler må baseres på en samtalemal. Når du er ferdig med samtalemalen, kan du opprette samtalerunder basert på den. Merk at når en samtale er gjennomført, så kan man ikke lenger redigere samtalemalen som samtalen er basert på.

Merk: endringer i et spørsmål i en kopiert samtalemal også endrer spørsmålet i den opprinnelige malen og motsatt. Spørsmålene er altså de samme.

1.5.2 Samtalemalens navn

Det kan være en god idé å velge et navn som tydelig beskriver malen. Samtalemalens navn og beskrivelse vises ikke for medarbeideren.

1.5.3 Velge arbeidsflyt i samtalemal

Når du lager en samtalemal, velger du om møtet som opprettes med malen skal kreve forberedelse.

Direktemøte innebærer at deltakerne ikke trenger å gå inn i samtaleskjemaet før samtalen gjennomføres. Det er ingenting å fylle ut for deltakerne, men skjemaet brukes bare for å dokumentere det som sies og besluttes under selve samtalen. Det er da sjefen som fyller ut det som besluttes i samtalen.

Møte med forberedelse innebærer at alle, både medarbeidere og sjefer, forbereder seg ved å svare på spørsmålene i samtaleskjemaet. Svarene deler de med hverandre før selve samtalen gjennomføres. Under samtalen dokumenterer sjefen det som besluttes i konklusjoner for hvert enkelt spørsmål.

Om man ikke vil at møtedeltakerne skal kunne se andres delte svar før de har delt sine egne svar, må du krysse av for dette i alternativene

Sjefer må dele tilbakemeldingen sin før de kan se den ansattes egenvurdering.
Ansatte må dele sin egen vurdering før de kan se sjefens tilbakemelding

Du kan også velge at bare sjefen eller medarbeideren skal svare på enkelte av spørsmålene under forberedelsen

1.5.3.1 Velge individuelt eller gruppemøte i samtalemal

Samtalen gjennomføres vanligvis mellom en sjef og en medarbeider. Da brukes alternativet Individuelt møte. Om flere medarbeidere skal ha en felles samtale med sjefen, velges i stedet alternativet Gruppemøte.

1.5.3.2 Mal for kalenderinvitasjon til møter Invitasjonsmalen brukes kun om integrasjon med kalender er aktivert (kontakt din kundeansvarlig om det er aktuelt). Legg til en invitasjonsmal om du vil at sjefer som avtaler møtene skal få en forhåndsutfylt tekst i sin kalenderhendelse som sendes til medarbeiderne i invitasjonen. Den forhåndsutfylte teksten vil kunne endres av sjefen for hvert enkelt tilfelle – så malen er bare til for å gjøre det lettere og tydeligere for sjefer.

1.5.3.3 Opprette en hjelpeartikkel om samtalen som vises for sjefer eller medarbeidere Denne funksjonen innebærer at brukeren får en automatisk popup-hjelp første gang de kommer inn på samtaledokumentet. Bruk hjelpen for å forklare hvordan organisasjonsprosessen ser ut, og hvordan akkurat denne samtalen fungerer. Etter at brukeren lukker hjelpen, er den alltid tilgjengelig fra Hjelp-knappen øverst på siden. Du kan velge å bruke ulike hjelpeartikler for sjefer og medarbeidere.

1.5.4 Automatisk utsendelse for samtalemaler

Under fanen E-post og SMS velger du hvilke automatiske utsendelser som skal kobles til samtalemalen. Du kan slå av og på de forhåndsdefinerte utsendelsene som finnes via på/avknappen i venstre kant.

Om du setter markøren til høyre, kan du redigere selve hendelsen som skal utløse en utsendelse. Du kan fjerne hendelsen helt, endre antall dager, bytte utsendelsesmal som skal sendes eller endre tilknyttet utsendelsesmal.

Du klikker til høyre for å forhåndsvise, endre eller opprette en ny utsendelsesmal.

1.6 Tilgang til samtalemaler

Knappen for administratortilgang til en samtalemal vises når du stiller musepekeren til høyre for malen. Som regel trenger man ikke å bruke denne knappen, men iblant kan det være nødvendig. Bare sørg for å lese det nedenstående før du gjør det.

Følgende tilgangsnivåer kan brukes:

Lese (Nivå 1): Kan se malen
Legge til (Nivå 2): kan opprette egne runder med malen og kan se og håndtere runder man har opprettet selv.
Redigere (Nivå 3): ser alle runder basert på malen (OBS!)
Full tilgang (Nivå 4): samme som alle ovenfor + kan slette malen

Merk! Vær forsiktig med å stille på dette. Føler du deg usikker, anbefaler vi deg å kontakte din kundeansvarlige eller support, ettersom endringer her utilsiktet kan gi medarbeiderne tilgang til gjennomførte samtaler.

1.7 Arbeide med innhold i samtalemal

Innholdet i en samtalemal håndteres under fanen Innhold.

1.7.1 Legge til deler i en samtalemal

En samtalemal bygger på deler som igjen inneholder ett eller flere spørsmål.

Navnet på en del endres under knappen til høyre. Med pilene kan du også flytte en hel del nedover eller oppover i malen.

1.7.2 Instruksjonstekst i en samtalemal

Du kan legge til en instruksjonstekst i en samtalemal for å legge igjen instruksjoner eller innlede en del. Her kan du også legge inn bilder, og ved hjelp av HTML-koden kan du legge til knapper, lenker, videoer osv.

1.7.3 Rullegardinspørsmål i samtalemal

Her skriver du et spørsmål som medarbeideren og sjefen skal besvare ved å velge verdi i en rullegardin (dropdown).

Du angir hvilke verdier du vil ha i rullegardinen ved å skrive inn verdiene med et linjeskift mellom hver verdi.

1.7.4 Kompetansevurderingsspørsmål i samtalemal

I en samtalemal vil kompetansespørsmålet vise medarbeiderens aktuelle roller og kompetanser. Dette krever at organisasjonen bruker Kompetansemodulen.

I forberedelsesfasen kan medarbeidere og sjefen hver for seg fylle ut sin vurdering av medarbeiderens kompetanse. En foreslått heving vises som pil opp med et siffer som angir hvor mange trinn opp.

Etter deling kan medarbeideren og sjefen se hverandres forslag (avhengig av innstillingen for deling i malen, kan det være nødvendig at man deler selv for å få se den andres forslag). Etter deling vises en Endelig vurdering der sjefen setter det endelige nivået i samtalen med medarbeideren.

Spørsmål hvor det ikke settes et endelig nivå, markeres med et spørsmålstegn.

Konklusjonen for et kompetansespørsmål lagres som medarbeiderens faktiske kompetanse i kompetansemodulen så fort sjefen signerer samtalen. Mangler det en konklusjon, blir det sjefens forslag som brukes som ny faktisk kompetanse. I den signerte samtalen vises ikke de aktuelle kompetansenivåene, men nivåene som medarbeideren hadde ved begynnelsen av samtalen. Begge endringsforslag vises også.

1.7.5 Fritekstspørsmål i samtalemal

Fritekstspørsmål i samtalemaler kan brukes når det kreves et mer resonerende svar eller når det ikke finnes et gitt antall potensielle svar.

Et fritekstspørsmål bygger på at medarbeideren skriver sitt svar i fritekst i stedet for å velge et alternativ eller nivå.

1.7.6 Spørsmål med glidebryter i samtalemal

Her skriver du et spørsmål som medarbeidere og sjefen skal besvare ved å velge en verdi på glidebryteren.

Du angir hvilke verdier du vil ha på glidebryteren ved å skrive verdiene med et linjeskift mellom hver verdi.

Merk: svaret som blir lagret blir en %-verdi, og ikke de verdiene som du angir i alternativruten – disse opplyser bare om hva skalaen betyr.

Trinnene i glidebryteren angir hvilke nivåer som skal vises i glidebryteren. Med innstillingen Faste nivåer angir du om glidebryteren skal festes på alternativet, eller om det skal være mulig å plassere markøren mellom trinnene.

Vi anbefaler at du har minst to trinn. Trinnene du angir vil fordeles jevnt ut over glidebryteren

1.7.7 Vedleggsspørsmål i samtalemal Vedleggsspørsmål kan brukes til å laste opp materiale eller dokumenter som er laget i andre fora. Der angis svaret på spørsmålet ved å laste opp en fil.

1.7.8 Suksesjonsspørsmål i samtalemal Et suksesjonsspørsmål vises bare for sjefen i en samtale. Suksesjonsspørsmålene som finnes er:

Potensial = glidebryter der du registrerer potensialet for medarbeideren.

Prestasjon = glidebryter der du registrerer prestasjonen for medarbeideren.

Risiko for avhopp = glidebryter der du registrerer risiko for avhopp for medarbeideren. Effekt av avhopp = glidebryter der du registrerer effekten av avhopp for medarbeideren.

Suksesjonsspørsmålene behandler samme parametre som suksesjonsmodulen. Valgene som sjefen registrerer i samtalen, oppdaterer medarbeiderens potensial og risiko for avhopp i suksesjonsmodulen med tilhørende rapporter.

1.7.9 Oppdatere personlig informasjon i samtalemal

Å legge til Oppdatere personlig informasjon i en samtalemal innebærer at brukeren får svare på spørsmål som oppdaterer hans/hennes egen profilside. For at informasjonen deretter skal vises på en brukers profilside, må det aktuelle brukerfeltet være aktivert.

Spørsmålene som for øyeblikket kan håndteres via denne funksjonen, er:

om man kunne tenke seg å arbeide et annet sted enn i dag
når man tenker å pensjonere seg

Sjefen svarer ikke på disse spørsmålene, men kan se medarbeiderens svar.

1.7.10 Innstillinger for spørsmål

1.7.10.1 Privat

Klikker du Privat på et spørsmål, vil bare den av de to partene som får spørsmålet kunne se det og svaret, selv etter at samtalen er delt.

1.7.10.2 Historikk

For noen av spørsmålstypene kan du velge om historikken til spørsmål skal vises. Det innebærer at medarbeidere og sjefen ser historikken til et spørsmål fra tidligere samtalerunder.

Historikken viser både sjefens og medarbeiderens svar samt konklusjonen for spørsmålet. For at historikken skal vises, må samtalen være basert på samme samtalemal eller en samtalemal som er en kopi av den opprinnelige samtalemalen.

Du kan også lenke inn et spørsmål fra en annen samtalemal for å få med historikken.

1.7.10.3 Konklusjon for spørsmål I visse spørsmål finnes det under Innstillinger en mulighet for å velge om spørsmålet skal ha en konklusjon. Tanken med å ha en konklusjon er at sjefen og medarbeideren først svarer på spørsmålet individuelt og deretter kommer frem til en konklusjon under samtalen.

Det er bare sjefen som kan skrive inn konklusjonen.

1.7.10.4 Aktiviteter

I tillegg til Konklusjon, er det vanlig å legge til muligheten for å tilknytte en aktivitet som skal gjøres av medarbeideren. Denne aktiviteten er av samme type som aktivitetene som kan legges til fra mål- eller kompetanseutviklingsmodulen. Den skal enten være en praktisk aktivitet medarbeideren skal gjøre eller en aktivitet fra kurskatalogen som skal gjøres. Det er bare sjefen som kan legge til aktiviteter i en samtale.

1.8 Administrere samtalerunder

1.8.1 Arbeide med samtalerunder En samtalerunde opprettes for å gjøre det mulig å knytte individer til en samtale. I en samtalerunde kan hver medarbeider inviteres inn til samtale en gang (med mindre medarbeideren har flere sjefer, da kan de inviteres inn til ett møte per sjef i den runden).

En samtalerunde kan inneholde alt fra en individuell samtale til tusenvis, f.eks.:

Om selskapet holder årlige utviklingssamtaler med alle medarbeidere, trengs en samtalerunde per år (som alle bruker samme samtalemal).
Om en sjef vil ha månedsavstemminger med alle medarbeiderne sine hver måned, oppretter sjefen en samtalerunde hver måned for seg og sin gruppe.
Om selskapet har som policy at hver sjef skal ha månedsavstemminger med alle medarbeiderne sine, oppretter administratoren en samtalerunde hver måned for hele selskapet.
Om en sjef vil ha et ad-hoc-møte med en medarbeider ved et enkelttilfelle, oppretter sjefen en samtalerunde.

Vi anbefaler at HR administrerer samtalerundene og inviterer medarbeiderne. Om sjefene skal gjøre det, blir hver samtale de oppretter separate samtalerunder, og oppfølgingen blir veldig uoversiktlig. Dessuten må sjefene da ha tillatelse til å legge til samtaler basert på den aktuelle malen.

1.8.2 Dialogruten for ny samtalerunde

Nye samtalerunder baseres på en samtalemal. Klikk på Ny samtale for å opprette en ny runde.

Du velger deretter hvilken mal du vil opprette samtalerunden på, navn på selve samtalen og om samtalen kun skal være tilgjengelig mellom spesifikke datoer. Navn og eventuell beskrivelse vises for medarbeiderne.

Om samtalen har spesifikke datoer, er den synlig for deltakeren utenfor disse datoene, men samtalen kan ikke åpnes.

Neste trinn er å velge grupper å invitere inn til samtale. Når du har valgt en gruppe, vises samtlige deltakere i den gruppen lenger nede på siden.

Du kan nå velge å invitere samtlige til gruppen, eller bare enkelte medarbeidere. Når en medarbeider blir invitert, blir samtalen også tilgjengelig for dennes sjef.

Om sjefen er den som opprettet en samtalerunde, skal han/hun gå inn i samme runde for å invitere andre medarbeidere som de vil holde samme type samtale med. Oppretter de en ny samtale, blir det nye runder, som fører til veldig mange samtaler.

1.8.3 Redigere samtalerunde

Du kan redigere en samtalerunde etter at den er opprettet og medarbeidere er inviterte, men du kan ikke endre samtalemalen.

1.9 Samtalehistorikk

1.9.1 Åpningslogg

Når en samtale åpnes av en medarbeider, sjef eller samtaleadministrator, logges det i åpningsloggen.

1.9.2 Gi tilgang til ny sjef

Som standard er en gjennomført samtale låst for en ny sjef dersom medarbeideren byttet sjef etter at samtalen ble gjennomført. For at innholdet i en gjennomført samtale skal bli tilgjengelig for en ny sjef, må en administrator eller den aktuelle medarbeideren låse den opp.

1.10 Følge opp gjennomføring av samtaler

1.10.1 Oversikt i samtalerunder

Direkte i samtalerunden ser du status for sjefer og medarbeidere via de to sektordiagrammene.

Om du klikker på en status, sorterer du frem personene som har den statusen. Du kan også sende ut til de filtrerte brukerne.

På siden for samtalerunder ser du alle samtaler du har tilgang til. Ved å klikke på Vise oversikt kan du se spesifikke data for akkurat den samtalen.

På fanen Samtale – gruppeoversikt kan du velge å kikke på gjennomføringsgraden for spesifikke grupper. Klikk på Legg til for å velge gruppe.

Du kan også velge å for eksempel kombinere en tilgangsgruppe og en organisasjonstilhørighet.

Fanen Sjefsoversikt viser samtalen gruppert ut ifra ansvarlig sjef. Her kan du også velge å sende en påminnelse til utvalgte sjefer eller til alle sjefer.

1.10.2 Rapportbeskrivelse: Samtale gruppeoversikt

I denne rapporten kan du se valgte gruppers signeringsandel for en spesifikk møterunde. Rapporten oppgir også antall medarbeidere i hver gruppe og hvor mange av dem som er invitert til møtet. Dette gjør det lettere å identifisere medarbeidere som ikke har blitt inviterte (f.eks. fordi gruppen inneholder nyansatte eller fordi medarbeiderne har byttet gruppe).