Använderguide dialog

1 Dialog

Målgruppen för samtalsmodulen är organisationer som vill få stöd i planering, genomförande och uppföljning av samtal. Denna guide är för dialog- och systemadministratörer men kan även användas av chefer och exempelvis HR Business Partners.

Målet är att förenkla hanteringen och förbättra kvaliteten i strukturerade samtal.

• Medarbetarna ska vara bättre förberedda inför samtalet

• Cheferna har en struktur att följa • Organisationen kan säkerställa att samtalen genomförs på samma sätt.

• Historiken i samtalen sparas på ett GDPR-säkert ställe

• Organisationen kan följa upp att alla samtal är genomförda.

1.5 Administrera samtalsmallar

1.5.1 Arbeta med samtalsmallar Alla samtal måste baseras på en samtalsmall. När du är färdig med samtalsmallen kan du skapa samtalsomgångar som baseras på den. Observera att när ett samtal är genomfört går det inte längre att redigera samtalsmallen som samtalet är baserat på.

Observera att förändringar i en fråga i en kopierad samtalsmall även ändrar frågan i den ursprungliga mallen och tvärt om. Frågorna är alltså desamma.

1.5.2 Samtalsmallens namn

Det kan vara en bra idé att välja ett namn som tydligt beskriver mallen. Samtalsmallens namn och beskrivning syns inte för medarbetaren.

1.5.3 Välja arbetsflöde i samtalsmall

När du skapar en samtalsmall väljer du om möten som skapas med mallen ska kräva förberedelse.

Direktmöte innebär att deltagarna inte behöver gå in i samtalsformuläret innan samtalet genomförs. Det finns inget att fylla i för deltagarna, utan formuläret används endast för att dokumentera det som sägs och beslutas under själva samtalet. Det är då chefen som fyller i det som beslutas i samtalet.

Möte med förberedelse innebär att alla båda medarbetare och chef förbereder sig genom att svara på frågorna i samtalsformuläret. Svaren delar de med varandra innan själva samtalet genomförs. Under samtalet dokumenterar chefen det som beslutas i slutsatser på varje fråga. Om man inte vill att mötesdeltagarna ska kunna se andras delade svar innan de har delat sina egna svar måste du kryssa i alternativen

• Chefer måste dela sin feedback innan de kan se den anställdes självutvärdering.

• Anställda måste dela sin egen bedömning innan de kan se chefens återkoppling

Du kan dock välja att bara chefen eller medarbetaren ska svara på vissa av frågorna i förberedelsen.

1.5.3.1 Välja individuellt eller gruppmöte i samtalsmall Samtalen görs i vanligaste fall mellan en chef och en medarbetare. Då används valet Individuellt möte. Om flera medarbetare ska ha samtalet med chefen så väljs istället inställningen Gruppmöte.

1.5.3.2 Mall för kalenderinbjudan till möten

Mall för inbjudan används endast om integration med kalender är aktiverad (kontakta din kundansvarig om det är aktuellt). Lägg till en mall för inbjudan om du vill att chefer som bokar möten ska få en förifylld text i sin kalenderhändelse som skickas till medarbetarna i inbjudan. Den förifyllda

texten kommer gå att ändras vid varje bokningstillfälle av chefen – så mallen är endast till för att underlätta och förtydliga för chefer.

1.5.3.3 Skapa hjälpartikel om samtalet som visas för chefer eller medarbetare Denna funktion innebär att användaren få en automatisk popup-hjälp första gången de kommer in på samtalsunderlaget. Använd hjälpen för att förklara hur er organisationsprocess ser ut och hur just det här samtalet fungerar. Efter att användaren stänger ner hjälpen finns den sedan alltid tillgänglig ifrån Hjälp-knappen överst på sidan. Du kan välja att använda olika hjälpartiklar för chefer och medarbetare.

1.5.4 Automatiska utskick för samtalsmallar

'

Under fliken e-post och SMS väljer du vilka automatiska utskick som ska kopplas till samtalsmallen. Du kan slå av och på de fördefinierade utskick som finns via På/Av knappen i vänsterkanten.

Om du ställer markören till höger kan du redigera själva händelsen som ska trigga ett utskick. Du kan ta bort händelsen helt, ändra antal dagar, byta ut utskicksmall som ska skickas eller ändra den utskicksmall som är kopplad.

Du klickar till höger för att förhandsgranska, ändra eller skapa en ny utskicksmall.

Knappen för administratörsbehörigheten till en samtalsmall visas när du ställer muspekaren till höger om mallen. Oftast behöver inte denna knapp användas men ibland kan det behövas, se dock till att läsa nedan innan du gör det.

Följande behörighetsnivåer går att använda:

• Läs (Nivå 1): Kan se mallen

• Lägg till (Nivå 2): kan skapa egna omgångar med mallen och kan se och hantera sina egenskapade omgångar.

• Redigera (Nivå 3): ser alla omgångar baserade på mallen (OBS!)

• Full behörighet (Nivå 4): samma som alla ovan + kan radera mallen

Observera! Var försiktig med att ställa in detta, känner du dig osäker rekommenderar vi dig att kontakta din kundansvariga eller support eftersom ändringar här oavsiktligt kan ge medarbetare tillgång till genomförda samtal.

Innehållet i en samtalsmall hanteras under fliken Innehåll.

En samtalsmall bygger på sektioner som i sin tur innehåller en eller flera frågor.

Namnet på en sektion ändras under knappen till höger. Men pilarna kan du också flytta en hel sektion nedåt eller uppåt i mallen.

Du kan lägga till en instruktionstext i en samtalsmall för att lämna instruktioner eller inleda en sektion. Här kan du även lägga in bilder och med hjälp av html-kod kan du lägga upp knappar, länkar videos osv.

Här skriver du en fråga som medarbetaren och chefen ska besvara genom att välja värde i en listruta (dropdown).

Vilka värden som ska finnas i listrutan anger du genom att skriva värdena med en radbrytning mellan varje värde.

I förberedelsefasen kan medarbetare och chef, var för sig, fylla i sin bedömning av medarbetarens kompetens. En föreslagen höjning visas som en pil upp, med en siffra som anger med hur många steg upp. Efter delning kan medarbetare och chef se varandras förslag (beroende på delnings-inställningen i mallen kan det krävas att man delar själv för att se den andres förslag). Efter delning visas en Slutsatsbedömning där chefen sätter den slutliga nivån i samtalet med medarbetaren.

Frågor där slutgiltig nivå inte satts är markerade med ett frågetecken. Slutsatsen för en kompetensfråga lagras som medarbetarens faktiska kompetens i kompetensmodulen så fort chefen signerar samtalet. Saknas slutsats blir det chefens förslag som används som ny faktisk kompetens. I det signerade samtalet visas inte aktuella kompetensnivåerna, utan de nivåer som medarbetaren hade vid samtalets början. Även bådas ändringsförslag visas.

Fritextfrågor i samtalsmallar kan användas vid tillfällen där ett mer resonerande svar krävs eller när det inte finns ett givet antal potentiella svar.

En fritext fråga bygger på att medarbetaren skriver sitt svar i fritext istället för att välja ett alternativ eller en nivå.

Här skriver du en fråga som medarbetare och chef ska besvara genom att välja ett värde på skjutreglaget.

Vilka värden som ska finnas på skjutreglaget anger du genom att skriva värdena med en radbrytning mellan varje alternativ.

Observera att svaret som lagras blir ett %-värde, och inte de värden som du anger i alternativrutan - dessa talar bara om vad skalan betyder.

Stegen i skjutreglagefrågan anger vilka lägen som ska visas i reglaget. Med inställningen Fasta lägen anger du om reglaget ska fastna på alternativen, eller om det ska vara möjligt att sätta markören emellan stegen.

Vi rekommenderat är att du har minst två steg. Stegen du anger kommer fördelas ut jämt över skjutreglaget

Bilagefrågor kan användas till att ladda upp material eller underlag som är skapat i andra forum. Där anges svaret på frågan genom att ladda upp en fil.

Potential = Skjutreglage där du registrerar potentialen för medarbetaren.

Prestation = Skjutreglage där du registrerar prestationen för medarbetaren.

Risk för avhopp = Skjutreglage där du registrerar risk för avhopp för medarbetaren.

Effekt av avhopp = Skjutreglage där du registrerar effekt av avhopp för medarbetaren.

Successionsfrågorna behandlar samma parametrar som successionsmodulen. De val som chefen registrerar i samtalet uppdaterar medarbetarens potential, prestation och risk för avhopp i successionsmodulen med tillhörande rapporter.

Att lägga till Uppdatera personlig information i en samtalsmall innebär att användaren får svara på frågor som uppdaterar den egna profilsidan. För att informationen sedan ska synas på en användares profilsida måste dock just det användarfältet vara påslaget.

De frågor som för närvarande kan hanteras via denna funktion är:

• om man kan tänka sig att arbeta på annat ort än den nuvarande

• när man tänker sig att gå i pension. Chefen svarar inte på dessa frågor men kan se medarbetarens svar.

Klickar du i Privat på en fråga kommer enbart den av de två parterna som får frågan kunna se den och svaret, även efter samtalet är delat.

1.7.10.2 Historik

För vissa frågetyper går det att välja om historik för frågan ska visas. Det innebär att medarbetare och chef ser historiken för en fråga från tidigare samtalsomgångar.

Historiken visar både chefens och medarbetarens svar samt slutsatsen i frågan. För att historiken ska visas måste samtalet vara baserat på samma samtalsmall eller en samtalsmall som är en kopia av den ursprungliga samtalsmallen.

Det går även att länka in en fråga från en annan samtalsmall för att få med historiken.

I vissa frågor finns det under Inställningar möjlighet att välja om fråga ska ha en slutsats. Tanken med att ha med en slutsats är att chefen och medarbetaren först svarar på frågan individuellt och sedan kommer fram till en slutsats under samtalet. Det är enbart chefen som kan skriva in slutsatsen.

I tillägg till Slutsats är det vanligt att lägga till möjligheten att koppla en aktivitet som ska göras av medarbetaren. Denna aktivitet är av samma sort som de aktiviteter som kan läggas till från mål- eller kompetensutvecklingsmodulen. Den antingen vara en praktisk aktivitet medarbetaren ska göra eller en aktivitet från kurskatalogen som ska göras. Det är enbart chefen som kan lägga till aktiviteter i samtal.

1.8 Administrera samtalsomgångar

1.8.1 Arbeta med samtalsomgångar

En samtalsomgång skapas för att göra det möjligt att knyta individer till samtal. I en samtalsomgång kan varje medarbetare bjudas in till samtal en gång (undantaget om medarbetaren har flera chefer, så kan de bjudas in till 1 möte per chef i den omgången).

En samtalsomgång kan innehålla allt från 1 individuellt samtal, till tusentals, t.ex.

• Om företaget håller årliga utvecklingssamtal med alla medarbetare, behövs en samtalsomgång per år (som alla använder samma samtalsmall).

• Om en chef vill ha månadsavstämningar med alla sina medarbetare varje månad, skapar den chefen en samtalsomgång varje månad åt sig och sin grupp.

• Om företaget har som policy att varje chef ska ha månadsavstämningar med alla sina medarbetare, skapar administratören en samtalsomgång varje månad åt hela företaget.

• Om en chef vill ha ett ad-hoc möte med en medarbetare vid ett enstaka tillfälle, så skapar den chefen en samtalsomgång.

Vi rekommenderar att HR administrerar samtalsomgångarna och bjuder in medarbetarna. Om cheferna ska göra det blir varje samtal de skapar separata samtalsomgångar och uppföljningen blir väldigt svåröverskådlig. Dessutom behöver cheferna då ha behörighet att lägga till samtal baserade på den aktuella mallen.

1.8.2 Dialogrutan för ny samtalsomgång

Nya samtalsomgångar baseras på en samtalsmall. Klicka på Nytt samtal för att skapa en ny omgång.

Du väljer sedan vilken mall du vill skapa samtalsomgången på, namn på själva samtalet samt om samtalet ska vara tillgängligt bara mellan specifika datum. Namn och eventuell beskrivning visas för medarbetarna. Om samtalet har specifika datum är det synligt för deltagaren utanför dessa datum men samtalet går inte att öppna.

Nästa steg är att välja grupper att bjuda in till samtalet. När du valt en grupp syns samtliga deltagare i den gruppen längre ned på sidan.

Du kan nu välja att bjuda in samtliga i gruppen eller bara enskilda medarbetare. När en medarbetare blir inbjuden blir samtalet även tillgängligt för dennas chef. Om chefen är den som skapar en samtalsomgång ska han/hon gå in i samma omgång för att bjuda in övriga medarbetare som de vill hålla samma typ av samtal med. Gör de ett nytt samtal så blir det nya omgångar vilket leder till väldigt många samtal.

1.8.3 Redigera samtalsomgång Du kan redigera en samtalsomgång efter att den är skapad och medarbetare är inbjudna men du kan inte ändra samtalsmall.

1.9 Samtalshistorik

1.9.1 Öppningslogg

När ett samtal öppnas av en medarbetare, chef eller samtalsadministratör loggas det i öppningsloggen.

1.9.2 Tillåt åtkomst för ny chef

Som standard är ett genomfört samtal låst för en ny chef om medarbetaren bytt chef sedan samtalet genomfördes. För att innehållet i ett genomfört samtal ska bli tillgängligt för en ny chef måste en administratör eller den aktuella medarbetaren låsa upp det.

1.10 Följa upp genomförande av samtal

1.10.1 Översikt i samtalsomgångar

Direkt i samtalsomgången ser du status för chefer och medarbetare via de två pajdiagrammen

Om du klickar på en status sorterar du fram de personer som har den statusen. Du kan även göra utskick till de filtrerade användarna.

På sidan för samtalsomgångar ser du alla samtal du har behörighet till. Genom att klicka på Visa översikt kan du se specifika data för just det samtalet.

På fliken Samtal – gruppöversikt kan du välja att titta på genomförandegraden för specifika grupper.

Klicka på Lägg till för att välja grupp.

Du kan också välja att kombinera exempelvis en behörighetsgrupp och en organisationstillhörighet.

Fliken Chefsöversikt visar samtalen grupperade utifrån ansvarig chef. Här kan du också välja att skicka en påminnelse till utvalda chefer eller till alla chefer.

1.10.2 Rapportbeskrivning: Samtal gruppöversikt

I den här rapporten kan du se valda gruppers signeringsgrad på en specifik mötesomgång. Rapporten räknar också antalet medarbetare i varje grupp och hur många av dem som blivit inbjudna till mötet. Det här underlättar identifieringen av medarbetare som inte blivit inbjudna (t.ex. för att gruppen innehåller nyanställda eller för att medarbetare har bytt grupp)