Roller og rettigheter i dokumentmodulen

Roller og rettigheter i dokumentmodulen

Målgruppe- rolle:

Dokumentadministrator

Formål:

Oversikt over hva de ulike rollene kan se og gjøre i dokumentmodulen, for å sikre korrekt bruk av personvern og arkivstyring.

Ansatt (Bruker): 

• Har innsyn i egne personaldokumenter under «Om meg».

• Kan laste opp og slette egne dokumenter. 

• Får e-postvarsel når nye dokumenter lastes opp på deres profil. 

• Kan ikke se dokumenter i kategorien «Lederdokument». 

Nærmeste leder: 

• Har innsyn i dokumentene til sine ansatte basert på organisatorisk tilhørighet. 

• Kan laste opp dokumenter på sine ansatte.

• Kan slette dokumenter de selv har lastet opp. 

• Kan se og administrere «Lederdokumenter». 

Dokumentadministrator: 

• Kan administrere dokumenter for hele organisasjonen (hvis rollen er satt på øverste nivå). 

• Kan slette dokumenter i alle mapper. 

• Kan se alle dokumenter samlet på tvers av ansatte via venstremenyen. 

• Kan fjerne beskyttelse på dokumenter (krever et aktivt valg - «Compliance by design»)

Dokumentadministrator uten innsyn:

• Har full tilgang til innstillinger og administrasjon for dokumentmodulen

• Kun tilgang til å se metadata på de ansattes dokumenter, ikke nedlastning 

Dokument sekretær

Rollen kan tildeles personer som har et behov for å laste opp dokumenter for de ansatte, men som ikke skal ha innsyn til andre dokumenter. For at rollen skal ha tilgang til å laste opp dokumenter, må rollen legges til på den/de dokumentkategoriene hvor dette vil være aktuelt. Dette må gjøres av dokumentadministrator.