Saksbehandling av avvik – steg for steg

Saksbehandling av avvik – steg for steg

Målgruppe- rolle:

Saksbehandler, Hovedansvarlig 

Formål:

Veilede saksbehandler gjennom hele prosessen fra mottatt avvik til avsluttet sak 

1. Gå til Saksbehandling. Du ser en liste over saker du har tilgang til. 
2. Klikk på saken du vil behandle.

3. Les gjennom informasjonen som er registrert. Klikk Behandle sak oppe til høyre.

4. I behandlingsvisningen kan du:
   • Endre sakstittel ved behov
   • Sette alvorlighetsgrad (vises som grått/grønt/gult/rødt i sakslista)
   • Sette tidsfrist (standard er 30 dager fra registrering)
   • Sette status (for oversikt over under behandling, avsluttet osv.)
   • Endre saksbehandler via nedtrekkslisten
   • Endre kategori dersom feil kategori ble valgt ved registrering
   • Laste opp vedlegg (bilder, dokumenter)

5. Fyll ut følgende felt under behandling:
   • Årsaksvurdering: Beskriv hvorfor avviket oppsto.
   • Korrigerende og forebyggende tiltak: Beskriv tiltakene som er gjort for å rette opp og hindre gjentagelse.
   • Konklusjon/avsluttende kommentar: Kommentar for å kunne avslutte saken.
   • Kostnad-intervall (hvis tilgjengelig): Legg inn kostnadene avviket medførte.

6. Legg til kommentarer etter hvert som saken utvikler seg.
7. Når du er ferdig:
   • Lagre – hvis du skal jobbe videre senere eller overføre til annen saksbehandler.
   • Lagre og avslutt sak – når saken er ferdigbehandlet og skal lukkes.

Avvise en sak: Brukes kun ved feilregistreringer (dobbeltregistrering, test-sak o.l.). Legg inn kommentar om årsaken. Avviste saker behandles særskilt i rapporten.

Gjenåpne sak: En avsluttet sak kan gjenåpnes ved behov.

Flytte sak til annen enhet: Kun Administrator kan flytte en sak til en annen enhet.

Merk: Informasjon som registranten har lagt inn kan ikke slettes.