Hvordan opprette og administrere utleggstyper

Lær hvordan du oppretter utleggstyper, kobler lønnsarter, velger innstillinger og løser manglende lønnsarter i Reise og Utlegg.

Utleggstyper kategoriserer de ulike typene utlegg som ansatte kan registrere i Reise og Utlegg. Hver utleggstype må kobles til en lønnsart, slik at utlegget registreres korrekt og vises med riktig lønnsart ved utskrift eller eksport.

Opprett en ny utleggstype i Reise og Utlegg

1. Gå til Administrasjon → Reise og utlegg → Utleggstyper i menyen til venstre
2. Klikk på plussikonet (+) øverst på siden
3. Fyll inn ønsket navn og innstillinger
4. Velg om utleggstypen skal være tilgjengelig i Reise, Utlegg eller begge deler
5. Hvis dere eksporterer reiser eller utlegg til et lønnssystem, legger dere inn riktig lønnsart i Lønnsart betalt av den reisende
6. Klikk på Lagre

Angi lønnsart betalt av arbeidsgiver for en utleggstype

Hvis ansatte skal kunne registrere utlegg som arbeidsgiveren allerede har betalt, for eksempel med firmakort, kan dere angi en lønnsart i Lønnsart betalt av arbeidsgiver.

Viktig

Denne lønnsarten må være satt opp i lønnssystemet slik at den ikke fører til utbetaling til den ansatte. Lønnsarten skal bare brukes til regnskaps- eller registreringsformål.

Konfigurer andre innstillinger for en utleggstype

Dere kan tilpasse utleggstyper i Reise og Utlegg ved å velge:

• Om utleggstypen skal være tilgjengelig i Reisemodulen
• Om utleggstypen skal være tilgjengelig i Utleggsmodulen
• Om kvittering eller annen dokumentasjon må legges ved før utlegget kan sendes inn

Feilsøk manglende lønnsart på utskrift av utlegg

Hvis en lønnsart mangler på utskriften av et utlegg, kontrollerer dere lønnsarten som er koblet til den aktuelle utleggstypen:

1. Gå til Administrasjon → Reise og utlegg → Utleggstyper i menyen til venstre
2. Åpne den aktuelle utleggstypen
3. Kontroller om en lønnsart er lagt til i Lønnsart betalt av den reisende
4. Hvis feltet er tomt, klikker dere i feltet, velger riktig lønnsart fra nedtrekkslisten og klikker på Lagre

Hvis dere ikke finner riktig lønnsart, må dere opprette lønnsarten først. Se artikkelen «Opprette og endre lønnsarter».

Tips

Hvis reisen eller utlegget ble registrert før lønnsarten ble koblet til utleggstypen, kan det være nødvendig å oppdatere eller føre reisen eller utlegget på nytt for at endringen skal tre i kraft.