Sette opp og eksportere reise- og utleggsdata til lønnssystem

Slik setter dere opp reise- og utleggseksport, lager eksportfilen og lagrer den for import i lønnssystemet.

Simployer har flere forhåndsdefinerte eksportoppsett for reise- og utleggsdata som er kompatible med vanlige lønnssystemer.

Sette opp eksport av reise- og utleggsdata

1. Gå til Administrasjon → Eksport → Reise og utlegg eksporttype.
2. Klikk på +-ikonet øverst på siden for å se de forhåndsdefinerte eksportoppsettene.
3. Velg et eksportoppsett som er kompatibelt med lønnssystemet dere bruker.

Hvis dere ikke finner et passende eksportoppsett, kan dere kontakte Simployer Support for å få laget en skreddersydd eksportkonfigurasjon.

Dere kan også sette opp en automatisert integrasjon som henter eksportfilene direkte fra Simployer. Dette medfører ekstra kostnader fordi tekniske ressurser må involveres. Kontakt Simployer Support for å avtale videre prosess.

Vi anbefaler å kontakte Simployer Support for hjelp med oppsettet av reise- og utleggseksporten, siden det kan finnes ulike varianter og innstillinger. Kontakt Simployer Support på support@simployer.com.

Klargjøre reise- og utleggsdata for eksport

Før dere kan eksportere reise- og utleggsdata, må følgende være på plass:

• Et aktivt eksportoppsett er konfigurert
• Nødvendige lønnsarter er opprettet
• Lønnsartene er koblet til de aktuelle utleggstypene

Se artiklene «Opprette og endre lønnsarter» og «Opprette og administrere utleggstyper».

Lage en eksportfil for reise- og utleggsdata

1. Gå til Reise og utlegg → Eksport i venstremenyen.
2. Velg øverst på siden om dere vil eksportere Reise eller Utlegg.

Merk

Hvis dere velger Utlegg, eksporteres bare frittstående utleggsrapporter. Utlegg som er registrert som en del av en reiseregning, blir inkludert i reiseeksporten.

3. Velg reisene eller utleggene dere vil eksportere.
4. Klikk på Eksporter.

Eksportfilen vises nederst på siden under Siste eksporter med dette eksportoppsettet. Når en reise eller et utlegg er eksportert, fjernes det fra eksportlisten. Neste gang dere lager en eksportfil, vises bare reisene og utleggene som ikke er eksportert ennå.

Lagre eksportfilen for reise- og utleggsdata

Før dere kan importere eksportfilen i lønnssystemet, må dere lagre den på datamaskinen.

1. Hold musepekeren over filnavnet.
2. Høyreklikk og velg Lagre lenke som..., eller et tilsvarende alternativ i nettleseren.
3. Lagre filen i en mappe på datamaskinen.

Dere kan deretter importere filen i lønnssystemet ved å følge den vanlige importrutinen.

Viktig

Lagre filen direkte uten å åpne den først. Hvis dere åpner og lagrer filen på nytt, kan filformatet endres slik at lønnssystemet ikke lenger kan importere filen.

Se historikken for reise- og utleggseksport

Siste eksporter med dette eksportoppsettet viser de fem siste eksportfilene. Hvis dere vil se eldre eksportfiler for reise- og utleggsdata, velger dere Eksportarkiv øverst på siden for å åpne hele eksporthistorikken.