Egendefinierat Tillstånd

Ändrad den Tors, 5 juni vid 9:16 F.M.

Hur man utökar och anpassar standardtillstånd

Egendefinierade tillstånd är användardefinierade åtkomsträttigheter som gör det möjligt att begränsa eller utöka standardtillstånd för att passa specifika användningsfall och krav. De erbjuder en mer skräddarsydd och flexibel metod för åtkomstkontroll bortom vad standardtillstånden erbjuder.

Via Egendefinierade tillstånd definierar vi vem som ska ha skräddarsydd åtkomst till persondata och vissa funktioner för en specifik målgrupp av anställda, medan standardtillstånd gäller för anställda utanför målgruppen.

Vad kan anpassas
Beroende på nivån för standardtillstånd sätts åtkomst till funktioner och persondata. Du kan sedan besluta om du vill lägga till eller ta bort läs- och/eller skrivåtkomst till följande:

Persondataåtkomst i anställdas profiler
Arbete (varje datafält inom sektionen)
Personlig (varje datafält inom sektionen)
Anställning (hela sektionen)
Kompensation (hela sektionen)
Anteckningar (hela sektionen)
Barn (hela sektionen)

Funktionstillgång

Onboarding
Offboarding
Rapporter
Löne rapporter

För andra funktioner kan åtkomst hanteras direkt via funktionens inställningar, istället för via inställningarna för egendefinierade tillstånd.

I 'Inställningar --> Tillstånd' ser du de 4 tillståndsbeskrivningarna, men för att förenkla förståelsen kommer vi att justera terminologin lite enligt följande:

Owner = Roll som ger användaren full åtkomst till att se och göra allt
Admin = Roll som ger användaren mest åtkomst med några få begränsningar i termer av funktioner och persondataåtkomst
Colleagues = Roll som har medlem som kärnroll med begränsad åtkomst till funktioner och persondata i organisationen
Nedan kommer vi fortsätta att referera till Medlemmar som Anställda
Termen 'kollega' kommer vi istället fortsätta referera till när vi pratar om vad en anställd kan se för sina kollegor
Manager = Roll som har medlem (anställd) men har utökad åtkomst för underordnade (direktrapporter)

1. Användartillfälle: Regional HR Manager
HRBP:er förväntas kunna övervaka personalfunktionen för hela organisationen - med full åtkomst till persondata för en region och begränsad åtkomst till en annan region. I vårt exempel vill vi att HRBP:er inte ska ha åtkomst till kompensation och lön för ett kontor de inte är ansvariga för (kontorsbaserat).

Vad behöver ställas in:

Anna:
VP för personal har standard Owner-tillstånd vilket ger henne full åtkomst till all personaldata inklusive kompensation i hela organisationen
Lina:
Egendefinierat Admin-tillstånd ger henne full åtkomst till kompensation för anställda på kontoren i Sverige och Norge
Hon kan komma åt profiler för anställda i Holland enligt standard, vilket betyder utan åtkomst till kompensation
Erik:
Egendefinierat Admin-tillstånd ger honom full åtkomst till kompensation för anställda på kontoret i Holland
Han kan komma åt profiler för anställda i Holland enligt standard, vilket betyder utan åtkomst till kompensation

Guide för hur du sätter upp en Regional HR Manager
Du behöver skapa 2 egendefinierade tillstånd:

Lina & Erik har båda standardtillstånd som Admin, och du vill nu anpassa detta genom att ge mer åtkomst för en vald målgrupp, i det här fallet per kontor/region.

Steg 1: Skapa egendefinierat tillstånd genom att klicka på "Ny egendefinierad roll" (nu definierar vi för vilken målgrupp de inte ska ha full åtkomst till)

Steg 3: Välj Admin som rolltyp

Steg 4: Ge rollen ett namn och en beskrivning som gör det lätt för dig att identifiera

Steg 5: Välj Erik som den utvalda användaren för det egendefinierade tillståndet

Steg 6: Välj omfattningen för vilket den utökade åtkomsten ska gälla

Steg 7: Klicka på "Nästa" och besluta vad Erik ska kunna se och göra för anställda inom Holland

Aktivera reglaget för Kompensation
Om du vill kan du även aktivera Rapporter så att han kan hämta information för målgruppen på Holland-kontoret

"Spara": Nu har du ställt in regeln för hur du utökar Eriks tillstånd för att hantera anställda i Holland.

Nu gör du samma för Lina genom att ersätta målkontoret.

2. Användartillfälle: Tillåt manager onboarding och offboarding
Försäljningschefen har som standard åtkomst till detaljerad information om sina direktrapporter men begränsad åtkomst till medlemsdata för andra kollegor i organisationen.

Manager-tillståndet behöver anpassas genom att ge åtkomst till onboarding- och offboarding-funktionen så att Försäljningschefen kan initiera dessa processer för teammedlemmar.

Guide för att sätta upp Custom Member
Enligt standardtillstånd är Försäljningschefen (Erik) manager för 2 avdelningar (med utökad åtkomst till profilinformation för dessa anställda) och har en medlemsroll i kärnan för andra kollegor. Målet nu är att inte förändra tillståndet i termer av profilåtkomst, men att lägga till möjligheten för honom att utföra onboarding och offboarding för kollegor på de 2 avdelningarna. Tänk på det som att sätta upp vad du vill LÄGGA TILL, vilken data man SKA ha åtkomst till utöver standardtillståndet.

Steg 1: Skapa egendefinierat tillstånd genom att klicka på "Ny egendefinierad roll"

Steg 2: Välj Admin som rolltyp

Steg 3: Ge rollen ett namn och en beskrivning som gör det lätt för dig att identifiera

Steg 4: Välj Erik som användare som ska ha detta egendefinierade tillstånd

Steg 5: Välj de 2 avdelningarna som det här egendefinierade tillståndet ska gälla för

Steg 6: Klicka på "Nästa" och besluta vad Erik ska kunna göra:

Aktivera reglaget för Onboarding & Offboarding

Not: Dessutom kan du i sektionen "Åtkomst till profilfält" även göra andra justeringar till profilåtkomst för Account Executives och Business Developers.

"Spara": Du har nu ställt in regeln för att utöka Eriks tillstånd att hantera onboarding och offboarding. För anställda utanför omfattningen gäller standardtillståndet.

3️. Användartillfälle: Lönechef
Lönechefen har inga direktrapporter och därför inte manager-tillstånd, men har ett funktionellt ansvar för att kunna se anställdas löner för att kunna skapa lönerapporter.

Standardtillståndet är medlem, vilket betyder att Lönechefen bara kan komma åt mycket begränsad information om anställda. Samtidigt är tanken att skydda personlig och arbetsrelaterad information om anställda som Lönechefen inte behöver komma åt för att utföra sina uppgifter, men vi måste utöka åtkomsten till nödvändig information som anställning och kompensation.

Guide för att sätta upp Lönechef
Enligt standardtillstånd har Lönechefen en medlemsroll med mycket begränsad åtkomst till funktioner och profiler. Målet nu är att ge dem tillstånd att öka profilåtkomst och funktionalitet för att kunna utföra löneåtgärder.

Steg 1: Skapa egendefinierat tillstånd genom att klicka på "Ny egendefinierad roll"

Steg 2: Välj Member som rolltyp

Steg 3: Ge rollen ett namn och en beskrivning som gör det lätt för dig att identifiera

Steg 4: Välj Lönechefen som användare för detta egendefinierade tillstånd

Steg 5: Välj att hela företaget ska omfattas av det här egendefinierade tillståndet

Steg 6: Klicka på "Nästa" och nu besluta vad Erik ska kunna göra:

Inaktivera Onboarding & Offboarding samt Rapporter
Aktivera: Löne Rapporter
Välj i profilåtkomsten vilka fält som ska vara tillgängliga (visa och/eller läsa) såsom Anställning och Kompensation

"Spara": Nu har du ställt in regeln för att utöka Lines tillstånd att hantera lön med åtkomst till nödvändiga datafält. Informationen som delas på profilen till kollegor är begränsad och avslöjar endast relevant information och skyddar fortfarande den information som Line inte behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Därför gäller standardtillståndet utanför omfattningen av den anpassade rollen.