Kom igång med E-signering och Dokumentmallar

Hur man skapar dokumentmallar och initierar e-signering

Har du viktiga dokument som behöver signeras av anställda? Använd vår e-signering för att skapa signeringsprocesser med egna mallar eller välj en av de många mallar som erbjuds av vår partner Wndy.

Vi erbjuder våra användare ett säkert och smidigt sätt att få dokument elektroniskt signerade – antingen via ditt Simployer One-konto eller BankID (endast i Sverige). Skicka dokumenten för signering genom Simployer One, så laddas de automatiskt upp i systemet.

Vanliga användningsområden för e-signering i Simployer One:

• Anställningsavtal till kandidater

• Ändringar eller förnyelse av anställningsavtal

• Justeringar i arbetsbeskrivningar

• Bekräftelse av företagspolicyer, t.ex. IT & säkerhet, dataskyddspolicy, uppförandekod

• Avslutsavtal eller besked om avslut

För närvarande måste du vara Ägare eller Administratör för att skapa en signeringsprocess, men det kan även aktiveras för Chefer. Chefer kan då endast använda och se befintliga dokumentmallar – inte skapa eller redigera egna.

För att aktivera detta för chefer: Gå till Inställningar > Dokument.

Skapa egna dokumentmallar

Vill du skapa en anpassad mall för att skicka till en anställd eller kandidat? Gå till Dokument > Dokumentmallar > + Ny mall. Endast tillgängligt för Ägare och Administratörer.

1. Namnge mallen, t.ex. "Anställningsavtal" eller "Policy – Uppförandekod"

2. Lägg till innehåll och använd variabler för att anpassa texten. Variabler ersätts med riktig information från medarbetarens profil.

3. Förhandsgranska om så önskas

4. Klicka på “Spara” när du är klar. Ändringar gäller endast nya signeringsprocesser.

Skapa e-signering för en kandidat

Har du en kandidat som accepterat eller kommer att acceptera ett erbjudande? Skapa ett kandidatkort i Simployer One och skicka erbjudandebrev eller anställningsavtal direkt.

1. Gå till Personer > Anställda > Kandidater > Lägg till kandidat

2. Fyll i information (namn, e-post, telefon osv.). Endast e-post krävs för e-signering

3. Klicka på “Spara”

Under “Åtgärd” (tre punkter) kan du:

• Skicka dokument för signering

• Flytta till “Nyanställda” för att skapa en anställdprofil

• Radera kandidatkortet

Skapa en e-signeringsprocess

• Gå till Dokument > Signeringsprocesser > + Ny signeringsprocess

• Namnge processen, t.ex. "Ändring av anställningsavtal – Bill Dexhart"

• Välj mall eller skapa en ny

• Lägg till målperson (anställd/kandidat)

• Lägg till Signeringsparter och Observatörer

• Stäng av notiser om nya signaturer om så önskas

• Förhandsgranska eller klicka “Skicka”. Du kan även spara som utkast.

När alla har signerat betraktas dokumentet som “förseglat”. Det kan laddas ner som PDF och syns under “Mina dokument” eller “Delade dokument”.

Observera: Glöm inte att flytta kandidaten till "Nyanställda" efter signeringsprocessen, så skapas en profil och onboarding kan starta.

Klicka här för att läsa hur man återkallar en signeringsprocess

Aviseringar vid e-signering

Under signeringsprocessen skickar vi följande mejl:

• Signeringsprocessen har startat (till Observatörer med dokumentlänk)

• Nytt dokument att signera (till Signeringsparter med signeringslänk)

• Ny signatur (till Observatörer, Signeringsparter och Skapare – kan stängas av)

• Dokument signerat av alla (till alla involverade)

• Signeringsprocess återkallad (till alla om processen avbryts)