Skapa ny person

Som systemadministratör med rollen Systemadministratör eller Personaladministratör (se eventuellt dokumentet "Roller – utökade rättigheter") kan du skapa en ny person i Simployer HRM.
Det enklaste sättet att göra detta är att klicka på Meny uppe till höger i Simployer och därefter på Personer under Min Verksamhet:

Klicka sedan på plus-ikonen för att skapa en ny person:

Du kan redan i nästa vy fylla i viss information om personen, men det enklaste är att bara ange förnamn och efternamn samt eventuellt välja rätt tillhörighet (detta kan också göras senare från personens sida), och sedan klicka på ”lägg till person”.

Du får nu en bekräftelse på att personen har lagts till, med valmöjlighet om vad du vill göra härnäst. Om du klickar på ”registrera mer information om [personens namn]” kommer du direkt till den nya personens sida. Du kan också söka efter personens namn i sökfältet.

Nu visas personens sida:

Profilen är fortfarande ganska tom och behöver fyllas i med personuppgifter.

Klicka på plus-ikonerna för att lägga till t.ex. e-post (välj "e-post primär"), telefonnummer (välj "mobil primär") och hemadress. Det är vanligt att medarbetaren själv fyller i information om anhöriga och barn.

Under Tillhörighet väljer du den avdelning där personen ska arbeta. Om du inte specificerar en chef kommer avdelningens chef att sättas som personens chef (se dokumentet "Personbilden och anställningsinformation").

Under Personuppgifter kan du lägga till personnummer och bankkontonummer. Genom att lägga till personnummer beräknas juridiskt kön och ålder automatiskt.

Du lägger till personnummer via knappen "lägg till identifikation" under Personuppgifter.

Det är oftast bra att lägga in tillgänglig information om den nya medarbetaren innan du ger åtkomst till Simployer HRM.

Du bör också lägga till anställningsinformation, vilket görs under Anställning på personens sida:

Eftersom det inte finns någon information här ännu, måste den fyllas i.

Klicka på plus-ikonen vid ”anställning” och välj ”skapa ny anställning”.

Då visas formuläret för att skapa en ny anställning, där du ska ange rätt anställningsnummer kopplat till rätt juridisk enhet (om du bara har en juridisk enhet i Simployer HRM måste du välja den).

Simployer föreslår ett anställningsnummer baserat på tidigare använda nummer för den juridiska enheten.

Om du inte har någon integration som skriver person- och anställningsdata från Simployer HRM till lönesystemet, måste du säkerställa att anställningsnumret matchar det som finns i lönesystemet, och vid behov korrigera det.

Om du markerar rutan ”lägg till ny tjänst” innan du klickar på Spara, kommer formuläret för detaljerad tjänsteinformation upp direkt.

Du kan även nå detta formulär via kontextmenyn under Anställning -> "ny tjänst".

Här fyller du i all tjänsteinformation, inklusive sysselsättningsgrad.
Personalkategori anger anställningsform (se dokumentet ”Storlekar och värden samt Administration”), och du måste även välja rätt startdatum, befattningstitel (se samma dokument för hur man lägger till nya befattningar i Simployer) samt avdelning.

För personer med en (1) tjänst är det god praxis att matcha tjänstens tillhörighet med personens tillhörighet.

Nu har du registrerat anställningsinformationen. Om startdatumet är i framtiden visas detta under rubriken "framtida tjänster". Klicka på ”visa framtida tjänster” om du vill se den.

Om datumet är idag visas informationen direkt.

Nu är personens sida komplett med tillgänglig information, och när personen börjar i organisationen kan du ge hen åtkomst till Simployer.

Scrolla längst ner på personens förstasida (Generell info) till avsnittet Kontoinformation. Här ser du att personen ännu inte har åtkomst.

För att skapa ett användarkonto, klicka på plus-ikonen vid Kontoinformation och följ guiden.

I första steget väljer du användarnamn – välj e-postadressen.

Slutligen ger du applikationsåtkomst. Om du bara använder Simployer, välj den.
Har du flera applikationer, välj ”ge åtkomst till alla applikationer” och ta bort de som inte ska vara tillgängliga. Klicka sedan på ”skapa användarkonto”.

Nu har personen en profil (personsida) i Simployer HRM och ett användarkonto.

Men personen måste få inloggningsinformation och länk för att sätta lösenord för att kunna logga in.
Ett bra sätt att göra detta är att skicka ett välkomstbrev.

Gör så här:
Gå till toppmenyn på personens sida under Generell info och välj "skicka välkomstbrev".

Välj alternativet "med användarnamn och lösenord".

I nästa bild ser du mejlet som personen får från Simployer, med användarnamn, länk för att sätta lösenord och länk till inloggning.

Scrolla ner så kan du även lägga till ett personligt meddelande som visas i andra stycket i mejlet.