Skapa och följa upp en samtalsomgång som administratör

Innehållsförteckning

Steg 1 – Hur man skapar en samtalsomgång 

Steg 2 – Hur man lägger till personer som ska genomföra samtalet
Steg 3 – Hur man skickar e-post till chefer (och ev. medarbetare)
Steg 4 – Hur man följer upp en samtalsomgång 

Steg 1 – Hur man skapar en samtalsomgång

• Klicka på Samtalsöversikt under fliken Samtal
  
  
  

• Klicka på Ny samtalsomgång
  
  
  

1. Välj samtalsmall från rullgardinsmenyn till höger.

2. Ge samtalsomgången ett namn, till exempel Medarbetarsamtal 2023.

3. Om chefer ska ha samtal med sina egna medarbetare ska du inte ändra inställningen under punkt 3.

4. Om du vill att samtalsomgången ska öppna ett framtida datum kan du ställa in det här. Om den ska vara öppen från dagens datum kan du lämna fältet tomt.

5. Om du vill att samtalen ska låsas vid ett visst datum kan du ange det här. Efter det valda datumet kan varken chef eller medarbetare besvara förberedelseformuläret.

6. Klicka på OK för att spara.

Steg 2 – Hur man lägger till personer som ska genomföra samtalet

Efter att du har sparat ser sidan ut så här. För att lägga till medarbetare/chefer i samtalsomgången kan du antingen:

1. Välja Välj grupper, eller

2. Klicka på Bjud in till samtal

• Under Välj grupper kan du till exempel välja hela avdelningar eller en viss roll (medarbetare / chef).

• Under punkt 2 kan du söka efter namn och lägga till personer individuellt.

Steg 3 – Hur man skickar e-post till chefer (och ev. medarbetare)

När du har lagt till de personer som ska genomföra samtalen behöver du skicka ut e-post.

• Om du har aktiverat automatisk e-postutskick till medarbetare via samtalsmallen behöver du bara skicka e-post till chefer.

• För att kontrollera vilka utskick som är aktiverade för mallen klickar du på Redigera till höger om mallens namn.

  1. När du är inne i mallen, gå till fliken E-post och SMS

  2. Kontrollera att knappen är satt till På

  3. För att se hur e-postmeddelandet till medarbetare ser ut, klicka på redigeringsikonen till höger om knappen.

För att skicka e-post till chefer:

1. Gå till Skicka till alla i listan och välj Skicka e-post till alla chefer
   
   
   

2. Systemet lägger automatiskt till alla chefer som ingår i samtalsomgången

3. Skriv valfri text

4. En länk till chefens samtalsöversikt för deras medarbetare ingår i meddelandet

5. Klicka på Skicka

Observera: Under Avancerad redigering kan du hämta förskrivna mallar från e-postmallbanken.

Om e-post till medarbetare inte skickas ut automatiskt och du behöver göra det manuellt, följ samma steg som ovan men välj Skicka e-post till alla medarbetare.

Steg 4 – Hur man följer upp en samtalsomgång

För att följa upp eller ändra en samtalsomgång:

• Klicka på Samtalsomgång och välj namnet på den samtalsomgång du vill visa eller redigera.

För att:

1. Ta bort en samtalsomgång eller ändra öppningsperioden, klicka på Redigera

2. Se status för valda grupper, klicka på texten till vänster om cirkeldiagrammet. Då visas alla personer med den aktuella statusen

3. Skicka påminnelser till de som inte har genomfört sina samtal – klicka på Skicka till alla i listan. Använd Avancerad för att hämta färdiga textmallar

4. Om nya personer ska läggas till i samtalsomgången kan du söka efter och lägga till dem via Bjud in till samtal

5. För att öppna ett samtalsformulär, ta bort ett samtal, visa öppningsloggen eller öppna ett samtal för en ny chef, gör detta under punkt 5.