Medarbetarsamtal och avstämningar Användarguide för medarbetare

Ändrad den Tors, 28 maj vid 1:54 E.M.

Innehållsförteckning

1. Dina samtal
2. Förbereda dina reflektioner
3. När båda har skickat in
4. Signera
5. Hantera vem som kan se dina samtal

1. Dina samtal

Du kommer att bjudas in till samtal av din chef — eller ibland av en annan utvärderare i din organisation, till exempel en projektledare eller en HR-partner. Varje inbjudan är din startpunkt för en strukturerad diskussion om ditt arbete, din utveckling eller annat som är värt att reflektera över tillsammans.

Var du hittar dina samtal

Det finns tre ställen där du kan hitta ett samtal:

E-postaviseringar — Du får ett e-postmeddelande varje gång ett samtal skapas åt dig, när det är redo att delas, när det avslutas och vid några andra viktiga tillfällen. Varje avisering innehåller en direktlänk för att öppna samtalet.
Mina samtal — huvudsidan som listar alla samtal där du är ämnet. Detta är din hemmabas i Medarbetarsamtal och avstämningar.
Din profil — Öppna fliken Medarbetarsamtal och avstämningar i din egen profil för att se samma lista över samtal.

Samtalslistan

Varje rad i listan visar:

Samtal med — utvärderaren (vanligtvis din chef)
Titel — titeln som utvärderaren har angett
Runda — den samtalsrunda det är kopplat till, om någon
Status — samtalets nuvarande stadium
Senast ändrad — när samtalet senast ändrades
Åtgärder — en knapp för att ta nästa steg, beroende på status:
- Svara — du har inte skickat in dina reflektioner ännu
- Granska — samtalet är avslutat och redo för dig att läsa och signera
- Visa — ingen åtgärd krävs från dig, men du kan öppna samtalet

Hitta ett samtal

För snabb navigering:

Sortera listan genom att klicka på en kolumnrubrik. Som standard sorteras samtal efter Senast ändrad (nyaste först).
Filtrera efter status eller runda.
Sök efter samtalstitel, mall eller utvärderaren namn.

2. Förbereda dina reflektioner

När du har blivit inbjuden till ett samtal förbereder du och utvärderaren er var för sig. Ni skriver var och en era egna reflektioner kring samma diskussionspunkter, utan att se den andras svar — de blir synliga först när båda har skickat in.

Öppna samtalet

Du kan öppna samtalet på några olika sätt:

Klicka på länken i inbjudningsmejlet
Klicka på Svara i din lista Mina samtal
Öppna det från fliken Medarbetarsamtal och avstämningar på din profil
Klicka på uppgiften Förbered samtal i ditt Action Hub

Skriva dina svar

Varje diskussionspunkt har sitt eget textfält. Skriv din reflektion i vart och ett, med dina egna ord.

Din inmatning sparas automatiskt medan du skriver, så du kan återvända senare för att slutföra. Inget delas med utvärderaren förrän du skickar in.

Få hjälp av AI

Om du vill förfina det du skrivit, klicka på knappen Förbättra bredvid ditt svar. Ett fönster öppnas med din ursprungliga text och fyra alternativ:

Omformulera
Rätta stavning och grammatik
Gör längre
Gör kortare

AI:n vet vilken diskussionspunkt du arbetar med och anpassar sitt förslag därefter. Du kan tillämpa den föreslagna ändringen eller behålla ditt original — du väljer.

Skicka in

När du är redo, klicka på Skicka in.

Du behöver inte besvara varje diskussionspunkt — men om du hoppar över några får du en varning innan du skickar in. Du kan välja att skicka in ändå.
När du väl skickat in är dina svar låsta. Du kan inte ångra en inskickning, men du kan förtydliga eller utveckla allt via kommentarer när samtalet har delats.

Vad som händer sedan

Om utvärderaren inte har skickat in ännu väntar samtalet på dem.
Om de redan har skickat in blir samtalet delat så snart du skickar in — och båda svaren blir synliga sida vid sida.

3. När båda har skickat in

När både du och utvärderaren har skickat in går samtalet in i sin samarbetsfas. Båda svaren blir synliga och du kan nu lägga till kommentarer, bygga en handlingsplan tillsammans och skapa en sammanfattning.

Sida-vid-sida-vy

Svaren blir synliga för er båda, presenterade sida vid sida:

Vänster sida — dina reflektioner
Höger sida — utvärderaren reflektioner

Varje diskussionspunkt visar båda svaren bredvid varandra, vilket gör det lätt att jämföra perspektiv under samtalet.

Kommentarer

Under varje diskussionspunkt kan ni båda lägga till kommentarer. Kommentarer är användbara för:

Att förtydliga eller utveckla ett svar
Att fånga anteckningar under det pågående samtalet
Att enas om slutsatser eller nästa steg

Varje kommentar visas med författarens namn och en tidsstämpel, och är omedelbart synlig för båda deltagarna.

Uppgifter

Du och utvärderaren kan bygga en handlingsplan tillsammans genom att lägga till uppgifter i samtalet.

Varje uppgift har:

Titel (obligatoriskt)
Beskrivning (valfritt)
Ansvarig — antingen du eller utvärderaren
Förfallodatum (valfritt)

Medan samtalet är öppet är uppgifterna i utkastläge — ni kan båda lägga till, redigera eller ta bort dem, och de visas inte någon annanstans ännu.

När utvärderaren avslutar samtalet blir uppgifterna slutgiltiga. Eventuella uppgifter som tilldelats dig visas i din allmänna uppgiftslista, där du kan markera dem som Klara när du har slutfört dem. Efter denna punkt kan uppgiftens detaljer (titel, beskrivning, förfallodatum, ansvarig) inte längre ändras.

AI-genererad sammanfattning

Vem som helst av er kan generera en sammanfattning som fångar de viktigaste punkterna från samtalet.

Klicka på Generera sammanfattning för att skapa ett utkast baserat på svaren och kommentarerna. Sammanfattningen är redigerbar — du eller utvärderaren kan finjustera formuleringen, och ändringar sparas automatiskt.

Du kan även få AI-hjälp medan du redigerar sammanfattningen, med samma Förbättra-alternativ som finns för svar: Omformulera, Rätta stavning och grammatik, Gör längre, Gör kortare.

En sammanfattning är valfri. Om ingen av er vill ha en, lämna den helt enkelt tom — eller ta bort ett genererat utkast om du ändrar dig.

4. Signera

När samtalet är klart avslutar utvärderaren det. Då blir allt skrivskyddat och samtalet är redo för dig att granska och signera.

Granska det avslutade samtalet

Du får en avisering när samtalet är avslutat. Öppna det från e-postlänken, från Mina samtal (åtgärdsknappen ändras till Granska), eller från uppgiften Signera samtalet i ditt Action Hub.

Ta en stund att läsa igenom svaren, kommentarerna, sammanfattningen och uppgifterna. Allt är nu skrivskyddat — både dina och utvärderarens.

Signering

När du är redo, klicka på Signera för att bekräfta att du har tagit del av samtalets innehåll. Att signera betyder inte att du håller med om allt — det bekräftar bara att du har sett och läst den slutgiltiga versionen.

Efter att du har signerat ändras samtalets status till Avslutat.

Om utvärderaren öppnar samtalet på nytt

Ibland kan utvärderaren behöva öppna ett avslutat samtal på nytt — till exempel för att justera sammanfattningen eller lägga till en saknad kommentar. Om det händer:

Nya kommentarer kan läggas till och sammanfattningen kan uppdateras
Uppgifterna förblir oförändrade
Din tidigare signatur ogiltigförklaras — du behöver signera igen när utvärderaren avslutar samtalet en andra gång

Du får en avisering när samtalet öppnas på nytt, och en till när det avslutas igen och är redo för din signatur.

5. Hantera vem som kan se dina samtal

Dina samtal är som standard privata mellan dig och utvärderaren. Ibland kan dock någon annan i din organisation behöva åtkomst — till exempel en ny chef, en HR-partner eller en högre chef. Du bestämmer vem det är.

Hur andra kan begära åtkomst

Om en annan användare öppnar ett av dina samtal — till exempel via en delad länk — ser de en uppmaning att begära åtkomst. Förfrågan kommer till dig, inte till utvärderaren, eftersom samtalet handlar om dig.

Du får en avisering varje gång en ny förfrågan görs, tillsammans med en uppgift Granska åtkomstförfrågan i ditt Action Hub.

Godkänna eller neka förfrågningar

Öppna samtalet, klicka på menyn Mer och välj Visa åtkomst. Du ser en lista över:

Alla som för närvarande har åtkomst
Eventuella väntande åtkomstförfrågningar

För varje förfrågan kan du välja att Tillåta eller Neka. Om du tillåter den blir personen en tittare och meddelas.

Ta bort åtkomst senare

Du kan ändra dig när som helst. Från samma Visa åtkomst-fönster kan du ta bort vilken som helst tidigare godkänd tittare. De förlorar åtkomsten omedelbart.

Om du tog bort någon av misstag, eller vill ge åtkomst till någon du tidigare nekade, kan de helt enkelt begära åtkomst igen.

När tittare faktiskt kan se samtalet

Godkända tittare kan endast se samtalet när det har avslutats. Innan dess förblir samtalet privat mellan dig och utvärderaren, även för användare du har godkänt.

Tittare ser samma vy som du — förutom att de inte kan signera samtalet eller se din uppgiftslista.