Google Workspace – Brukerklargjøring

Slik aktiverer du tilkoblingen til Google Workspace og lar Simployer One håndtere opprettelse av e-post ved onboarding

For å aktivere integrasjonen må du være Eier i Simployer One. Du må også ha rollen Superadministrator i Google Workspace for å kunne sette opp integrasjoner og opprette e-postadresser.

Gjennom denne integrasjonen kan Simployer One opprette e-postadresser i Google Workspace under onboarding. Alle domener som er tilknyttet kontoen din kan brukes (så lenge domenet er merket som Aktivt i Google Workspace og ikke er et alias).

Aktivering av integrasjonen består av to viktige steg:

Steg 1:

Gå til Integrasjoner under innstillinger, og sett opp integrasjonen som vist i denne videoen.

Steg 2:

Når integrasjonen er aktivert, gå til Onboarding-maler under innstillinger og legg til feltet "Jobb-e-post" som et arbeidsgiverfelt i onboardingen. Se bildet nedenfor 

Når du skal onboarde en ny ansatt, sørg for å legge til vedkommendes fremtidige e-postadresse, som vist i bildet nedenfor 

Hvis domenet i jobb-e-posten du legger inn samsvarer med et domene i Google Workspace, vil følgende knapp vises i oppsummeringssteget av onboardingen. Huk av for boksen under "E-postklargjøring" for å opprette e-postadressen.

Simployer One vil sende en e-post til den nyansatte for å aktivere deres nye Google Workspace-konto enten når invitasjonen sendes, eller på et tidspunkt du selv velger!

Informasjon som sendes til Google Workspace:

• Fornavn (påkrevd)

• Etternavn (påkrevd)

• Jobb-e-post (påkrevd)

• Privat telefonnummer (blir brukt som gjenopprettingsnummer)

Merk: Privat telefonnummer må være i gyldig format dersom det oppgis.

Klikk her for å aktivere integrasjonen 

Feilsøking

Jeg ser ikke "E-postklargjøring" i oppsummeringssteget:
Sørg for at onboardingsmalen inneholder feltet "Jobb-e-post" og at det er fylt ut. Du kan sette feltet som obligatorisk i malen ved behov.

E-posten blir ikke opprettet i Google:
Det er validering på feltet Privat telefon, da dette settes som gjenopprettingsnummer. Sjekk at nummeret har riktig format.

Feilmelding med feil domene:
Simployer One kan kun opprette e-post for domener som er lagt til i Google Admin. Dette settes opp i adminpanelet i Workspace – se denne artikkelen.

Tillatelser som kreves i Google Workspace

Kontoen du kobler til Simployer One må ha følgende rettigheter for at integrasjonen skal fungere som forventet:

• Tilgang til å opprette brukere

• Tilgang til å tilordne e-post

• Administrasjonstilganger som tillater tilkobling til eksterne applikasjoner