Simployer HRM Integrasjon generell guide

Hensikt
Denne veiledningen tar deg gjennom oppsettet av enhver Simployer-integrasjon (f.eks. lønn- eller fraværssystemer).
Den dekker kjernestegene alle integrasjoner har til felles.
For detaljert mapping, krav og feilsøking for ditt valgte system (Tripletex, Visma.net, Agda PS osv.), se de systemspesifikke veiledningene som er lenket nederst.

Simployer HRM tilbyr sømløse integrasjoner med ledende lønns- og fraværsleverandører.
Denne generelle veiledningen hjelper deg med å koble til, validere og lansere enhver integrasjon fra Simployer-miljøet.

Før du begynner:

Bekreft administrator-tilgang både i Simployer og i ditt valgte lønns-/fraværssystem.

• Finn nødvendige påloggingsdetaljer (API-bruker, API-nøkkel, passord osv.) til det eksterne systemet. Se leverandørens guide om du er usikker.

Gå gjennom ansattdata i Simployer. Sørg for at testansatte har:

• Navn og personinformasjon

• Ansettelsesdetaljer (startdato, kontraktstype)

• Lønn/kompensasjonsinformasjon

• Kontaktinfo (e-post, telefon)

• Fødselsnummer/D-nummer

• Bankkonto (hvis krevd av det eksterne systemet)

Hva er “scope”?
Scope definerer hvilke ansatte eller datasett som inkluderes i integrasjonen. Scope lar deg styre om synken gjelder hele organisasjonen, bestemte avdelinger/kontorer eller kun en liten testgruppe.

Hvorfor er scope viktig?

• Reduser risiko: En liten, kontrollert test minimerer feil ved oppstart.

• Isoler problemer: Feilsøking blir enklere med kun 1–2 ansatte.

• Gradvis utrulling: Utvid når du er trygg på kvaliteten.

• Regelverk/personvern: Enkelte virksomheter må begrense hvem som synkroniseres.

Best practice for valg av scope:

• Førstegangsoppsett: Velg 1–2 testansatte med komplette data.

• Etter testing: Utvid til hele organisasjonen eller relevante grupper.

Hvor setter jeg scope?

• Under oppsett: Integrasjonsveilederen viser steg for “scope” eller “valg av ansatte”.

• Etter oppsett: Scope kan endres i integrasjonsinnstillingene i Simployer.

Step-by-Step Setup

1. Logg inn

• Logg inn i Simployer som Owner/Admin.

2. Gå til Integrasjoner

• Naviger til:
  Settings → Integrations

3. Velg integrasjon

• Velg ønsket system (Tripletex, Visma.net, Agda PS osv.).
• Se hva integrasjonen gjør og hvilke data som kreves.
  

4. Legg inn påloggingsinformasjon og autoriser

• Fyll inn nødvendige API-detaljer.
• Fullfør autoriseringsstegene.

5. Velg employee scope (test først!)

• Vi anbefaler:
  • Start med 1–2 ansatte for første synk.
  • Dette sikrer at du kan kvalitetsikre alt før full utrulling.

6. Sett opp synkronisering

Velg hvordan synk skal kjøres:

• Manuell synk: Du trigget synken selv. Perfekt for testing.
• Planlagt synk: Kjøres automatisk på valgte ukedager, vanligvis kort etter 06:00 CET.

Tips: Start med manuell synk, bytt til planlagt når alt er validert.7. Bekreft konfigurasjon og fullfør

• Se over alle valg.
• Send inn og vent på bekreftelse om at integrasjonen er fullført.

Test av Integration

1. Kjør en manuell synk.

2. Sjekk i lønns-/fraværssystemet at testansatte ble importert korrekt.

• Sjekk at dine test ansatte er blitt importert rikitg
• Verifiser alle nøkkelfelt (navn, ID, kontaktinfo, lønn etc.).
• Sammenlign mot mapping i systemspesifikke guide.

3. Feilsøk ved behov:

• Manglende/feil data? Sjekk nødvendige felter i Simployer og mapping-guide.

4. Utvid scope når alt er bekreftet.

Rull ut til alle ansatte

• Etter vellykket test: Oppdater scope til hele virksomheten eller relevante grupper.

• Vurder overgang til planlagt synk for kontinuerlig oppdatering.

• Følg med på logger for feil eller uteblitte poster.

Troubleshooting & Support

Vanlige utfordringer:

• Ansatte synkroniseres ikke? Sjekk manglende felter og ansattnummer.

• Feilmeldinger? Se systemspesifikke guider.

• Fravær synkroniseres ikke? Noen systemer krever egen eksport – sjekk dokumentasjonen.

Hvor får du hjelp?

• Les FAQ nederst i integrasjonsartiklene.

• Se systemspesifikke guider for mapping, feilkoder og edge cases.

• Kontakt Simployer support ved uløste problemer.

System-Specific Guides (Field Mapping & Details)

For teknisk mapping av felter, begrensninger og feilsøking spesifikt for hvert system, se artiklene i Freshdesk.

Tips:
Test alltid med begrenset scope før full utrulling. Bruk systemspesifikke mapping-guider ved feltfeil.