Tripletex-integrasjon

Viktig: For alle nye integrasjonsoppsett anbefales det sterkt å utføre den første synkroniseringen med kun noen få brukere i omfanget.

Dette bidrar til å sikre datanøyaktighet og en smidig oppstart før hele organisasjonen inkluderes.

Alt du trenger å vite om Tripletex standardintegrasjon

Oversikt

Med denne integrasjonen kobler du Simployer One til din Tripletex-konto via API, og kan deretter gjøre følgende:

• Planlagt eller manuell synkronisering av ansattdata som personlig informasjon, ansettelsesdata, lønnsinformasjon og mer fra Simployer One til Tripletex
• Synkronisering av fraværsdata som sykdom, foreldrepermisjon og ferie til Tripletex for den perioden du velger. Du har full kontroll over hvilke fravær som eksporteres, for hvilke ansatte og for hvilken periode

Tilgjengelig i: Norge

Krav i Tripletex

Du må ha tilgang til følgende gyldige legitimasjon:

• Du kan generere en API-nøkkel i din Tripletex-konto. Instruksjoner finnes her: Tripletex hjelpesenter-artikkel

Oppsett i Simployer

Integrasjonen aktiveres via:

Innstillinger → Integrasjoner → Integrer med lønnssystem → Legg til integrasjon

• I delen API-integrasjoner, velg Tripletex
• Klikk Neste for å starte konfigurasjonsveiviseren
• Fyll inn all nødvendig informasjon for tilkoblingen
• Valgfritt: Sett opp et spesifikt omfang (hvilke ansatte som skal inkluderes i synkroniseringen) og/eller en planlagt synkronisering fra Simployer til Tripletex. 

Merk: For den første synkroniseringen anbefales det å starte med et mindre utvalg av ansatte for å sikre at alt fungerer som det skal.

Innstillinger

Du kan velge hvordan synkroniseringen av ansatte utføres. Følgende alternativer er tilgjengelige:

• Manuell synkronisering

• Data synkroniseres manuelt til Tripletex av brukeren
• Dette kan være nyttig dersom planlagt synkronisering er deaktivert, og du ønsker å kontrollere når data sendes til Tripletex – f.eks. under implementering eller i perioder hvor oppdatering ikke er ønsket pga. prosesser og lønnskjøring
• Manuelle synkroniseringer kan også utføres selv om planlagt synkronisering er aktivert – nyttig dersom mange endringer har skjedd i Simployer One siden forrige synkronisering

• Planlagt synkronisering

• Synkronisering skjer etter en fastsatt tidsplan
• Du kan velge ukedag(er) for når synkroniseringen skal utføres

Merk: Per nå blir synkronisering plassert i kø og starter kort tid etter kl. 06:00 CET.

Omfang (Scope)

• Innstillingene for redigeringsomfang gir mer presisjon i hvilke ansatte som skal inkluderes ved automatisk eller manuelt utløst eksport til Tripletex. Dette er nyttig dersom ikke alle ansatte skal eksporteres samtidig.
• Omfangsvalget følger den standardkonfigurasjonen for omfang som finnes i Simployer One.
• Når du setter opp integrasjonen for første gang, anbefales det å starte med et lite utvalg av ansatte i omfanget. Dette bidrar til å sikre at datasynkroniseringen fungerer som forventet før du aktiverer endringer for hele organisasjonen.

For eksempel kan du begynne med å synkronisere kun HR-teamet eller noen få testbrukere. Når alt fungerer som det skal, kan du utvide omfanget til å inkludere flere ansatte.

Du kan når som helst oppdatere omfanget slik at det passer til organisasjonens behov — enten du ønsker å synkronisere kun nyansatte, utvalgte avdelinger eller bestemte lokasjoner.

Ansattdata

Oversikt

Ansettelser opprettes i Tripletex for nye ansatte som ennå ikke finnes i Tripletex når integrasjonen kjøres.
Hvis den ansatte allerede finnes i Tripletex før integrasjonen settes opp, legger vi til nye ansettelsesdetaljer på den gjeldende/aktive ansettelsen i Tripletex for den ansatte.

Det er et krav at den ansatte har en ansettelse registrert i Simployer One for at ansatt- og ansettelsesdata skal kunne sendes til Tripletex.

Nedenfor finner du feltene vi fyller ut når en ansettelse opprettes i Tripletex, samt feltene som oppdateres når en ansatt avsluttes i Simployer One.

Arbeidsomfang 

Financial

Personal

Employee.internationalId støttes foreløpig ikke.
Ta kontakt med Customer Success dersom dette er noe du har behov for.

Ansettelsesdetaljer – datakobling

Ansettelsesdetaljer opprettes på hoved-/aktive ansettelsesforhold i Tripletex når en ny ansettelse opprettes for en ansatt i Simployer One, eller når en ny kompensasjon legges til.

Hvis en ny ansettelse opprettes i Simployer One, kombineres ansettelsesdataene med den siste kompensasjonen som finnes for den ansatte.

Tilsvarende, hvis en ny kompensasjon legges til i Simployer One, kombineres kompensasjonsdataene med den siste ansettelsen som finnes for den ansatte.

Fraværsdata

Merk: Fraværsdata (for eksempel sykefravær eller foreldrepermisjon) må eksporteres separat via Administrer tid → Eksport av fravær.
Dette er ikke inkludert i den planlagte eller manuelle synkroniseringsprosessen for ansatte.

Oversikt
Fraværsdata håndteres ikke i de planlagte eller manuelle synkroniseringene – du finner dem under
Administrer tid → Eksport av fravær.

Når du har eksportert de ansatte til Tripletex, kan du også eksportere fraværsdata for dem.

Klikk på Eksporter, og kjør deretter oppdateringen.

Merk: Hvis du eksporterer noe som allerede er registrert i Tripletex, vil du få en feilmelding, ettersom vi ikke overskriver eksisterende data.

Nøkkelinformasjon

Dersom fraværskoden i Simployer One er satt til én av følgende:

• FURLOUGH
• PARENTAL_BENEFITS
• MILITARY_SERVICE
• OTHER_NOT_STATUTORILY_REQUIRED
• OTHER_STATUTORILY_REQUIRED
• EDUCATIONAL_NOT_STATUTORILY_REQUIRED
• EDUCATIONAL_STATUTORILY_REQUIRED

Fraværet blir eksportert til Tripletex som et permisjonsfravær. Ellers vil fraværet bli eksportert som en timelisteoppføring for en aktivitet som må være definert i Tripletex. Du må derfor sikre at fraværskoden i Simployer One stemmer nøyaktig med aktivitetsnummeret i Tripletex.

Datafelter:

Datafelter: Timelisteoppføringer