Nylige søk

Ingen nylige søk

    Populære artikler

      Artikler
      Vis alle
        Emner
        Vis alle
          Saker
          Vis alle
            ingen resultater

            Beklager, ingenting funnet for

            Tidsbanken Employee Data Sync – Integrasjonsguide

            Endret Mon, 5 Jan ved 11:01 AM

            Tidsbanken Employee Data Sync – Integrasjonsguide


            Referanse: Generelt oppsett

            Før du konfigurerer denne integrasjonen, må du fullføre Simployer HRM Integration – Generelt oppsett. Denne guiden dekker de innledende stegene for oppsett av integrasjoner i Simployer og sikrer at nødvendige basisinnstillinger er konfigurert for vellykket datasynkronisering.


            Krav fra Tidsbanken

            Du må ha tilgang til følgende gyldige legitimasjon:

            Employee token (tb-key):
            Dette finner du i Tidsbankens hjelpesenterartikkel her.

            Slik finner du tb-key:

            • Logg inn som Administrator: Gå inn i Tidsbankens webportal med en administratorkonto. Kun administratorer kan hente tb-key

            • Åpne Integrasjonssenteret: Klikk på skiftenøkkel-ikonet (innstillinger) nederst til høyre i portalen

            • Velg «Integrasjoner» i menyen

            • Finn din API-nøkkel (tb-key): Nøkkelen vises her og brukes for integrasjoner. Denne skal legges inn som tb-key i integrasjonsoppsett

            • Kopier tb-key og legg den inn i Simployer-integrasjonsveiviseren (steg 2) når du blir bedt om det


            1. Oversikt

            Hva gjør denne integrasjonen

            Denne integrasjonen synkroniserer automatisk ansatt-masterdata fra Simployer One til Tidsbanken. Dette eliminerer manuell registrering og sikrer at bemanningssystemet alltid er oppdatert med HR-data.


            Hvilke data synkroniseres

            • Ansattinformasjon: Navn, ansattnummer, kontaktinformasjon (e-post, telefon)

            • Personopplysninger: Fødselsdato, norsk personnummer, hjemmeadresse

            • Ansettelsesdetaljer: Stillingstittel, ansettelsesdato, stillingsprosent, ansettelsestype

            • Avdelingstilknytning: Avdelinger mappes og opprettes automatisk i Tidsbanken

            • Bankkontoinformasjon: Lønnskontonummer


            Merk: Denne integrasjonen synkroniserer ikke lønns- eller kompensasjonsdata.



            2. Terminologi og feltmapping (Simployer One → Tidsbanken) 


            Key Field Names

            Concept

            In Simployer One

            In Tidsbanken

            Employee Identifier
            		Employee Number
            		Id (Ansatt-ID)
            First Name
            		First Name
            		Fornavn
            Last Name
            		Last Name
            		Etternavn
            Email Address
            		Work Email / Private Email
            		Epost
            Mobile Phone
            		Work Phone
            		Mobil
            Home Phone
            		Work Phone
            		TlfPrivat
            Birth Date
            		Birth Date
            		Født
            Street Address
            		Home Address - Street
            		Adresse
            Postal Code
            		Home Address - Postal Code
            		Postnummer
            City
            		Home Address - City
            		Poststed
            Job Title
            		Title
            		Tittel
            Hire Date
            		Hire Date
            		AnsattDato
            Employment Percentage
            		Employment Rate
            		Stillingsprosent
            National ID
            		SSN (Norwegian only)
            		Personnummer
            Bank Account
            		Bank Account Number
            		Lønnskonto
            Department
            		Department Name
            		AvdelingId
            Employment Type
            		Employment Type
            		AnsattGruppeId

            Employment Type Mapping

            Simployer One Employment Type → Tidsbanken Employee Group

            Simployer One Employment Type

            Tidsbanken Employee Group

            Internship
            		Internship
            Special Fixed-Term Employment
            		Special fixed-term employment
            Temporary Employment
            		Temporary employment
            Consultant
            		Consultant
            Hourly Employment
            		Hourly employment
            Probationary Employment
            		Probationary employment
            Fixed-Term Employment
            		Fixed-term employment
            Permanent Employment
            		Permanent employment

            Viktig: Ansettelsesgrupper settes kun ved opprettelse av nye ansatte. For eksisterende ansatte beholdes ansettelsesgruppen som er satt i Tidsbanken.


            Ekstra mappingsregler

            • E-postprioritet: Jobb-e-post brukes først. Hvis den mangler, brukes privat e-post

            • Telefonnummer: Samme jobbtelefon brukes både som mobil (Mobil) og privat telefon (TlfPrivat) i Tidsbanken

            • Avdelingsmapping: Avdelinger matches på navn (ikke store/små bokstaver). Hvis avdelingen ikke finnes i Tidsbanken, opprettes den automatisk


            3. Før du starter (krav til ansattdata)

            Obligatorisk informasjon

            Før en ansatt kan synkroniseres til Tidsbanken, må følgende informasjon finnes i Simployer One:

            ✅ Personopplysninger

            • Ansattnummer (PÅKREVD) – Kun numerisk (f.eks. «12345», ikke «EMP12345»)

            • Fornavn (PÅKREVD) – Kan ikke være tomt

            • Etternavn (PÅKREVD) – Kan ikke være tomt

            • Fødselsdato (valgfritt, men anbefalt)

            • Norsk personnummer (valgfritt – kun norske ID-er synkroniseres)

            • Hjemmeadresse (valgfritt – gate, postnummer, sted)

            ✅ Kontaktinformasjon

            • Jobb- eller privat e-post (valgfritt, men anbefalt – minst én bør være registrert)

            • Jobbtelefon (valgfritt)

            ✅ Ansettelsesdetaljer

            • Stillingstittel (valgfritt)

            • Ansettelsesdato (valgfritt)

            • Stillingsprosent (valgfritt) – Angis som heltall: 100, 50, 75

            • Ansettelsestype (valgfritt – brukes kun for nye ansatte)

            • Avdeling (anbefalt) – Hvis ikke angitt, settes standardavdeling «0»

            ✅ Bankkonto

            • Kontonummer (valgfritt)


            4. Feltregler og formater

            Valideringsregler

            Ansatte hoppes over dersom disse reglene brytes:

            ❌ Ansattnummer

            • Kun tall (0–9)

            • Gyldig: «12345», «001»

            • Ugyldig: «EMP123», «A001», «12-34»

            ❌ Navn

            • Både fornavn og etternavn må være utfylt


            Formatering

            Stillingsprosent

            • Kun heltall

            • 100 = fulltid

            • 50 = halv stilling

            • 75 = 75 %

            • Ikke bruk desimaler

            Personnummer

            • Kun norske personnummer (NO) støttes

            • Har en ansatt flere ID-er, brukes kun den norske


            5. Hvordan synkroniseringslogikken fungerer

            Nye vs. eksisterende ansatte

            • Matching skjer på ansattnummer

            • Finnes ikke ansattnummer i Tidsbanken → ny ansatt opprettes

            • Finnes ansattnummer → eksisterende ansatt oppdateres


            Avdelingshåndtering

            • Eksisterende avdelinger hentes fra Tidsbanken

            • Matching skjer på navn (ikke store/små bokstaver)

            • Manglende avdelinger opprettes automatisk

            • Nye ansatte uten match → standardavdeling «0»

            • Eksisterende ansatte uten match → beholder nåværende avdeling


            Ansettelsesgruppe

            • Nye ansatte: Settes basert på ansettelsestype i Simployer One

            • Eksisterende ansatte: Beholdes og oppdateres ikke


            6. Hva kan endres direkte i Tidsbanken

            ✅ Trygt å endre (overskrives ikke)

            • Ansettelsesgruppe for eksisterende ansatte

            • Avdeling (hvis ingen matchende avdeling finnes i Simployer One)

            • Alle felt som ikke inngår i mappingen

            Overskrives ved synkronisering

            Disse feltene styres av Simployer One og vil bli overskrevet ved hver synkronisering:

            • Fornavn

            • Etternavn

            • E-post

            • Mobiltelefon

            • Privattelefon

            • Fødselsdato

            • Adresse (adresse, postnummer, poststed)

            • Stillingstittel

            • Ansettelsesdato

            • Stillingsprosent

            • Personnummer

            • Lønnskonto

            • Avdeling (AvdelingId) – dersom det finnes en matchende avdeling i Simployer One

            • Aktiv status

            ⚠️ Viktig: Dersom du manuelt oppdaterer noen av disse feltene i Tidsbanken, vil endringene bli overskrevet neste gang integrasjonen kjøres.


            Beste praksis

            ✅ Gjør endringer i Simployer One for alle felter som synkroniseres, for å sikre konsistens
            ✅ Bruk Tidsbanken for felter som ikke synkroniseres (for eksempel arbeidsplaner, timeregistrering og andre Tidsbanken-spesifikke funksjoner)


            7. Oppsettsnotater og viktige forhold

            Før integrasjonen settes opp

            ✅ Starter fra bunnen (ingen ansatte i Tidsbanken)

            Hvis du setter opp Tidsbanken for første gang:

            • Kontroller ansattnumre: Sørg for at alle ansattnumre i Simployer One kun inneholder tall

            • Kontroller obligatoriske felt: Alle ansatte må ha fornavn og etternavn

            • Gå gjennom avdelinger: Noter hvilke avdelinger som vil bli opprettet i Tidsbanken

            • Sett stillingsprosenter: Bruk heltall (100, 50, 75 osv.)

            • Bruk ansattutvalg (scope): For testing, synkroniser et begrenset antall ansatte først

            ✅ Ansatte finnes allerede i Tidsbanken


            Hvis du har eksisterende ansatte i Tidsbanken:

            • Match ansattnumre: Sørg for at ansattnumre i Simployer One samsvarer med Tidsbanken

            • Ta backup av viktig data: Dokumenter eventuelle tilpassede felt eller data i Tidsbanken

            • Forstå oppdateringsatferd: Eksisterende ansattdata oppdateres fra Simployer One

            • Ansettelsesgrupper: Beholdes og overskrives ikke

            • Test først: Start med et begrenset ansattutvalg for å verifisere oppførsel


            Etter at integrasjonen er satt opp

            Sjekkliste etter oppsett

            • Verifiser synkroniseringsresultater: Sjekk integrasjonslogger

            • Gå gjennom avdelinger: Bekreft at avdelinger er opprettet korrekt i Tidsbanken

            • Kontroller ansattdata: Stikkprøvekontroller noen ansatte

            • Følg med på hoppede ansatte: Se etter valideringsfeil og korriger disse

            • Etabler rutiner for oppfølging: Sett opp jevnlig overvåking av integrasjonslogger


            Viktige forhold å huske

            Ingen sletting av ansatte

            • Integrasjonen sletter ikke ansatte i Tidsbanken

            • Fjernes en ansatt fra Simployer One, forblir vedkommende i Tidsbanken

            • Ansatte må deaktiveres eller slettes manuelt i Tidsbanken ved behov


            Unike ansattnumre

            • Ansattnumre må være unike i begge systemer

            • Duplikate ansattnumre vil føre til synkroniseringsfeil

            • Kontroller alltid unikhet før nye ansatte opprettes


            Opprettelse av avdelinger

            • Nye avdelinger opprettes automatisk under synk

            • Avdelingsnavn må matche nøyaktig (store/små bokstaver ignoreres)

            • I testmiljøer: Begrens antall avdelinger for å unngå mange testavdelinger


            8. Troubleshooting

            Common Sync Issues

            Error / Issue

            Meaning

            Resolution

            "Invalid employee number" or employee skipped
            		Employee number contains non-numeric characters
            		Update employee number in Simployer One to contain only numbers (0-9). Example: Change "EMP001" to "001"
            "Employee name is null" or employee skipped
            		First name or last name is missing
            		Ensure both first name and last name are filled in for the employee in Simployer One
            Employee synced but no department assigned
            		No department found in Simployer One, or department mapping failed
            		Employee will be assigned to default department "0". Assign a department in Simployer One or manually update in Tidsbanken
            Too many departments created in Tidsbanken
            		All departments from Simployer One are being synced
            		Use employee scope in integration settings to limit which employees (and their departments) are synced
            Employment percentage showing as "0"
            		No employment rate data in Simployer One
            		Add employment rate in Simployer One as a whole number (e.g., 100 for full-time)
            National ID (Personnummer) not syncing
            		National ID is not Norwegian (country code not "NO")
            		Only Norwegian national IDs are synced. Ensure country code is set to "NO" in Simployer One
            Email not syncing
            		Both work email and private email are empty
            		Add at least one email address (work email preferred) in Simployer One

            Feilsøking – ansatt synkroniseres ikke

            Hvis en ansatt ikke vises i Tidsbanken, følg disse stegene:


            Steg 1: Sjekk integrasjonslogger

            • Gå gjennom integrasjonsresponsen

            • Se etter ansatte i «skipped items» eller «failed items»

            • Noter konkret feilmelding


            Steg 2: Kontroller obligatoriske felt

            I Simployer One, sjekk at ansatte har:

            • ✅ Ansattnummer – kun tall

            • ✅ Fornavn – ikke tomt

            • ✅ Etternavn – ikke tomt


            Steg 3: Kontroller format på ansattnummer

            • Åpne ansattkortet i Simployer One

            • Sørg for at ansattnummer kun inneholder tall (0–9)

            • Fjern bokstaver, mellomrom og spesialtegn


            Eksempler:

            • «EMP-123» → «123»

            • «A001» → «001»

            • «12 34» → «1234»


            Steg 4: Kontroller duplikater

            • Sjekk om ansattnummeret allerede finnes i Tidsbanken

            • Ansattnumre må være unike


            Steg 5: Kjør integrasjonen på nytt

            • Etter korrigering, kjør integrasjonen igjen

            • Kontroller loggene for bekreftet synk


            Avdeling mappes ikke korrekt

            Problem: Ansatt havner i feil avdeling eller standardavdeling «0»

            Vanlige årsaker og løsninger:

            • Avdelingsnavn stemmer ikke:

              • Kontroller navn i begge systemer

              • Navn må være like (IT = it = It)

              • Se etter ekstra mellomrom eller spesialtegn

            • Ansatt mangler avdeling:

              • Kontroller at ansatt er tilknyttet en avdeling i Simployer One

            • Avdeling ikke opprettet ennå:

              • Første synk oppretter avdelingen

              • Andre synk tildeler ansatte korrekt

              • Kjør integrasjonen to ganger ved behov

            Var denne artikkelen nyttig?

            Så bra!

            Takk for din tilbakemelding

            Beklager at vi ikke kunne være mer til hjelp

            Takk for din tilbakemelding

            Fortell oss hvordan vi kan forbedre denne artikkelen.

            Velg minst én av grunnene
            CAPTCHA-verifisering er obligatorisk.

            Tilbakemeldingen er sendt inn

            Vi setter pris på tilbakemeldingen din og vil prøve å rette på artikkelen

            Forhåndsvis
            0 av 0