Tidsbanken Employee Data Sync – Integrationsguide
Referens: Allmänt grunduppsättning
Innan du konfigurerar denna integration ska du slutföra Simployer HRM Integration – Allmän uppsättning. Guiden beskriver grundläggande steg för att säkerställa korrekt datasynkronisering.
Krav från Tidsbanken
Du behöver följande giltiga uppgifter:
Employee token (tb-key):
Logga in som administratör
Öppna Integrationscenter via inställningar
Välj ”Integrasjoner”
Kopiera tb-key (API-nyckel)
Ange nyckeln i Simployers integrationsguide (steg 2)
1. Översikt
Vad gör integrationen
Automatisk synkronisering av anställdas masterdata från Simployer One till Tidsbanken för att eliminera manuell registrering.
Data som synkroniseras
Anställningsinformation
Personuppgifter
Avdelning
Bankkonto
Obs: Lönedata synkroniseras inte.
2. Terminology & Field Mapping (Simployer One → Tidsbanken)
Key Field Names
| | |
|---|
Employee Identifier
| Employee Number
| Id (Ansatt-ID)
|
First Name
| First Name
| Fornavn
|
Last Name
| Last Name
| Etternavn
|
Email Address
| Work Email / Private Email
| Epost
|
Mobile Phone
| Work Phone
| Mobil
|
Home Phone
| Work Phone
| TlfPrivat
|
Birth Date
| Birth Date
| Født
|
Street Address
| Home Address - Street
| Adresse
|
Postal Code
| Home Address - Postal Code
| Postnummer
|
City
| Home Address - City
| Poststed
|
Job Title
| Title
| Tittel
|
Hire Date
| Hire Date
| AnsattDato
|
Employment Percentage
| Employment Rate
| Stillingsprosent
|
National ID
| SSN (Norwegian only)
| Personnummer
|
Bank Account
| Bank Account Number
| Lønnskonto
|
Department
| Department Name
| AvdelingId
|
Employment Type
| Employment Type
| AnsattGruppeId
|
Employment Type Mapping
Simployer One Employment Type → Tidsbanken Employee Group
Simployer One Employment Type | Tidsbanken Employee Group |
|---|
Internship
| Internship
|
Special Fixed-Term Employment
| Special fixed-term employment
|
Temporary Employment
| Temporary employment
|
Consultant
| Consultant
|
Hourly Employment
| Hourly employment
|
Probationary Employment
| Probationary employment
|
Fixed-Term Employment
| Fixed-term employment
|
Permanent Employment
| Permanent employment
|
Viktigt
Anställningsgrupper tilldelas endast när NYA anställda skapas. För befintliga anställda kommer den anställningsgrupp som är satt i Tidsbanken att bevaras.
Ytterligare mappningsregler
E-postprioritet: Arbetsmejl används i första hand. Om den saknas används privat mejl.
Telefonnummer: Samma arbetstelefonnummer används både som mobil (Mobil) och hemtelefon (TlfPrivat) i Tidsbanken.
Avdelningsmappning: Avdelningar matchas på namn (skiftlägesokänsligt). Om en avdelning inte finns i Tidsbanken skapas den automatiskt.
3. Innan du börjar (krav på medarbetare/data)
Obligatorisk information
Innan en medarbetare kan synkroniseras till Tidsbanken måste följande information finnas i
Simployer One:
✅ Personuppgifter
Anställningsnummer (OBLIGATORISKT) – Måste vara enbart numeriskt (t.ex. ”12345”, inte ”EMP12345”)
Förnamn (OBLIGATORISKT) – Får inte vara tomt
Efternamn (OBLIGATORISKT) – Får inte vara tomt
Födelsedatum (valfritt men rekommenderat)
Norskt personnummer (valfritt, endast norska ID:n synkroniseras)
Hemadress (valfritt – gata, postnummer, ort)
✅ Kontaktuppgifter
✅ Anställningsuppgifter
Befattning (valfritt)
Anställningsdatum (valfritt)
Sysselsättningsgrad (valfritt) – Ange som heltal: 100 för heltid, 50 för halvtid, 75 för 75 %
Anställningstyp (valfritt – används endast för nya medarbetare)
Avdelning (rekommenderas) – Om den inte anges tilldelas medarbetaren standardavdelning ”0”
✅ Bankkonto
4. Fältregler och format
Valideringsregler
Medarbetare kommer att HOPPAS ÖVER i synkroniseringen om de inte klarar följande valideringar:
❌ Format för anställningsnummer
Regel: Får endast innehålla siffror (0–9)
Giltiga exempel: ”12345”, ”001”, ”9999”
Ogiltiga exempel: ”EMP12345”, ”A001”, ”12-34”
Resultat vid ogiltigt: Medarbetaren synkroniseras inte till Tidsbanken
❌ Obligatoriska namn
Fältformatering
Sysselsättningsgrad
Personnummer (National ID)
5. Så fungerar synklogiken
Grundprinciper
Nya medarbetare vs befintliga medarbetare
Integrationen avgör automatiskt om en medarbetare redan finns i Tidsbanken:
Matchningslogik: Medarbetare matchas på anställningsnummer
Nya medarbetare: Om anställningsnumret inte finns i Tidsbanken skapas en ny medarbetarpost
Befintliga medarbetare: Om anställningsnumret finns uppdateras posten med ny information från Simployer One
Avdelningshantering
Integrationen använder ett smart system för avdelningsmappning:
Hämta befintliga avdelningar: Systemet hämtar alla aktuella avdelningar från Tidsbanken
Matchning på namn: Skiftlägesokänslig jämförelse (t.ex. ”IT Department” = ”it department”)
Skapa nya avdelningar automatiskt: Om en avdelning finns i Simployer One men inte i Tidsbanken skapas den automatiskt
Tilldela medarbetare:
Med avdelningsmatch: Medarbetaren tilldelas den matchade avdelningen i Tidsbanken
Ny medarbetare, ingen match: Tilldelas standardavdelning (ID: ”0”)
Befintlig medarbetare, ingen match: Behåller nuvarande avdelning i Tidsbanken
Tilldelning av anställningsgrupp
Nya medarbetare: Anställningstyp från Simployer One mappas till anställningsgrupp i Tidsbanken (AnsattGruppeId)
Befintliga medarbetare: Anställningsgruppen BEVARAS i Tidsbanken och uppdateras inte av synk
Motivering: Detta gör att du kan hantera anställningsgrupper direkt i Tidsbanken för befintliga medarbetare
Exempel
Exempel 1: Skapa ny medarbetare
Scenario: Du anställer ”John Smith” med anställningsnummer ”12345”
I Simployer One:
Vad som händer:
Integrationen kontrollerar Tidsbanken – medarbetare 12345 finns inte ✓
Kontrollerar om ”IT Department” finns i Tidsbanken:
Mappar ”tillsvidareanställning” till anställningsgrupp i Tidsbanken
Skapar ny medarbetare i Tidsbanken med all information
Exempel 2: Uppdatera befintlig medarbetare
Scenario: ”Jane Doe” (anställningsnummer ”54321”) ändrar e-post och telefon
Ändringar i Simployer One:
Vad som händer:
Integrationen hittar att 54321 redan finns i Tidsbanken ✓
Uppdaterar e-post (Epost) och telefon (Mobil, TlfPrivat) i Tidsbanken
Bevarar befintlig anställningsgrupp i Tidsbanken
Bevarar befintlig avdelning om ingen ny avdelningsmatch hittas
6. Vad du kan ändra i Tidsbanken
✅ Säkert att ändra (skrivs INTE över av synk)
Du kan manuellt uppdatera dessa fält i Tidsbanken utan att synk skriver över dem:
Anställningsgrupp (AnsattGruppeId) – Endast för befintliga medarbetare. När en medarbetare är skapad uppdateras inte anställningsgruppen av synk
Avdelningstilldelning – Om du ändrar avdelning manuellt i Tidsbanken och det inte finns någon matchande avdelning i Simployer One bevaras din manuella tilldelning
Fält som inte finns i mappningstabellen – Dessa påverkas aldrig av integrationen
⚠️ Uppdateras av synk
Dessa fält hanteras av Simployer One och skrivs över vid varje synk:
Förnamn (Fornavn)
Efternamn (Etternavn)
E-post (Epost)
Mobiltelefon (Mobil)
Hemtelefon (TlfPrivat)
Födelsedatum (Født)
Adress (Adresse, Postnummer, Poststed)
Befattning (Tittel)
Anställningsdatum (AnsattDato)
Sysselsättningsgrad (Stillingsprosent)
Personnummer (Personnummer)
Bankkonto (Lønnskonto)
Avdelning (AvdelingId) – om det finns en matchande avdelning i Simployer One
Aktiv status (Aktiv)
⚠️ Viktigt: Om du manuellt uppdaterar något av dessa fält i Tidsbanken kommer dina ändringar att skrivas över nästa gång integrationen körs.
Best practice
✅ Gör ändringar i Simployer One för alla synkroniserade fält för att säkerställa konsekvens
✅ Använd Tidsbanken för fält som inte synkroniseras (t.ex. scheman, tidrapportering och andra Tidsbanken-specifika funktioner)
7. Installationsnoteringar och viktiga beteenden
Före integrationsuppsättning
✅ Ny start (inga medarbetare i Tidsbanken)
Om du sätter upp Tidsbanken för första gången:
Kontrollera anställningsnummer: Säkerställ att alla anställningsnummer i Simployer One är enbart numeriska
Kontrollera obligatoriska fält: Säkerställ att alla har förnamn och efternamn
Granska avdelningar: Notera vilka avdelningar som kommer att skapas i Tidsbanken
Ange sysselsättningsgrader: Ange som heltal (100, 50, 75 osv.)
Använd urval (scope): Synka ett mindre antal medarbetare först för test
✅ Medarbetare finns redan i Tidsbanken
Om du redan har medarbetare i Tidsbanken:
Matcha anställningsnummer: Säkerställ att nummer matchar mellan systemen
Säkerhetskopiera viktig data: Dokumentera anpassade fält eller data som är viktig
Förstå uppdateringsbeteende: Befintlig data uppdateras med data från Simployer One
Anställningsgrupper: Bevaras (skrivs inte över)
Testa först: Börja med ett litet urval för att validera beteendet
Efter integrationsuppsättning
Checklista efter uppsättning
Verifiera synkresultat: Kontrollera integrationsloggar för att bekräfta att synk lyckades
Granska avdelningar: Bekräfta att avdelningar skapades korrekt i Tidsbanken
Kontrollera medarbetardata: Stickprovskontrollera några medarbetare
Övervaka hoppade poster: Granska svar för hoppade medarbetare och åtgärda valideringsproblem
Sätt upp löpande övervakning: Planera regelbundna kontroller av integrationsloggar
Viktiga beteenden att komma ihåg
Ingen borttagning av medarbetare
Integrationen tar inte bort medarbetare från Tidsbanken
Om en medarbetare tas bort från Simployer One finns den kvar i Tidsbanken
Du måste manuellt inaktivera eller ta bort medarbetare i Tidsbanken vid behov
Unika anställningsnummer
Anställningsnummer måste vara unika i båda systemen
Dubbletter orsakar synkfel
Verifiera alltid unikhet innan du lägger till nya medarbetare
Skapande av avdelningar
Nya avdelningar skapas automatiskt vid synk
Avdelningsnamn måste matcha exakt (skiftlägesokänsligt) för mappning
För testmiljöer: Begränsa antalet avdelningar för att undvika att skapa för många testavdelningar
8. Troubleshooting
Common Sync Issues
| | |
|---|
"Invalid employee number" or employee skipped
| Employee number contains non-numeric characters
| Update employee number in Simployer One to contain only numbers (0-9). Example: Change "EMP001" to "001"
|
"Employee name is null" or employee skipped
| First name or last name is missing
| Ensure both first name and last name are filled in for the employee in Simployer One
|
Employee synced but no department assigned
| No department found in Simployer One, or department mapping failed
| Employee will be assigned to default department "0". Assign a department in Simployer One or manually update in Tidsbanken
|
Too many departments created in Tidsbanken
| All departments from Simployer One are being synced
| Use employee scope in integration settings to limit which employees (and their departments) are synced
|
Employment percentage showing as "0"
| No employment rate data in Simployer One
| Add employment rate in Simployer One as a whole number (e.g., 100 for full-time)
|
National ID (Personnummer) not syncing
| National ID is not Norwegian (country code not "NO")
| Only Norwegian national IDs are synced. Ensure country code is set to "NO" in Simployer One
|
Email not syncing
| Both work email and private email are empty
| Add at least one email address (work email preferred) in Simployer One
|
Medarbetare synkroniseras inte – felsökningssteg
Om en medarbetare inte visas i Tidsbanken, följ stegen nedan:
Steg 1: Kontrollera integrationsloggar
Granska integrationssvaret för den aktuella synkroniseringen
Leta efter medarbetaren under avsnitten ”skipped items” eller ”failed items”
Notera det specifika felmeddelandet
Steg 2: Validera obligatoriska fält
I Simployer One, kontrollera att medarbetaren har:
✅ Anställningsnummer – endast siffror (inga bokstäver eller specialtecken)
✅ Förnamn – får inte vara tomt
✅ Efternamn – får inte vara tomt
Steg 3: Kontrollera format på anställningsnummer
Öppna medarbetarposten i Simployer One
Säkerställ att anställningsnumret innehåller endast siffror (0–9)
Ta bort bokstäver, mellanslag, bindestreck och specialtecken
Exempel på korrigeringar:
”EMP-123” → ”123”
”A001” → ”001”
”12 34” → ”1234”
Steg 4: Kontrollera dubbletter
Steg 5: Kör integrationen igen
När valideringsfelen är åtgärdade, kör integrationen på nytt
Kontrollera loggarna för att bekräfta att medarbetaren har synkroniserats korrekt
Avdelning mappas inte korrekt
Problem: Medarbetaren tilldelas fel avdelning eller standardavdelning ”0”
Vanliga orsaker och lösningar
Avdelningsnamn matchar inte:
Kontrollera avdelningsnamnen i båda systemen
Namnen måste matcha (skiftläge spelar ingen roll: ”IT” = ”it” = ”It”)
Kontrollera om det finns extra mellanslag eller specialtecken
Medarbetaren är inte kopplad till avdelning:
Avdelningen har inte skapats ännu:
Första synkroniseringen skapar avdelningen automatiskt
Andra synkroniseringen tilldelar därefter medarbetarna korrekt
Kör integrationen två gånger vid behov