Ofte stilte spørsmål (FAQ) – Tidsbanken

Ofte stilte spørsmål (FAQ) – Tidsbanken

Generelle spørsmål

Spørsmål: Hvor ofte kjøres synkroniseringen?
Svar: Synkroniseringen kan enten være planlagt eller manuell. Den planlagte synkroniseringen kan kjøres daglig eller på utvalgte dager basert på valget som gjøres under oppsett av integrasjonen. Den kjøres på morgenen på de valgte dagene.

Spørsmål: Kan jeg manuelt starte en synkronisering?
Svar: Ja. Eiere kan manuelt starte integrasjonen fra Innstillinger → Integrasjoner.

Spørsmål: Hva skjer hvis jeg endrer data i begge systemer mellom synkroniseringer?
Svar: Simployer One er fasiten (source of truth) for synkroniserte felt. Når neste synkronisering kjøres, vil data fra Simployer One overskrive eventuelle manuelle endringer som er gjort i Tidsbanken for disse feltene.

Ansattadministrasjon

Spørsmål: Hva skjer når jeg ansetter en ny medarbeider?
Svar:

• Legg til medarbeideren i Simployer One med all påkrevd informasjon

• Sørg for at ansattnummer kun er numerisk

• Vent på neste planlagte synkronisering, eller start den manuelt

• Medarbeideren vil automatisk bli opprettet i Tidsbanken

• Hvis avdelingen ikke finnes i Tidsbanken, vil den bli opprettet

Spørsmål: Hvordan håndterer jeg ansatte med flere ansettelsesforhold?
Svar: Integrasjonen bruker den ansattes hovedaktive ansettelse for:

• Stillingsprosent

• Ansettelsesdato (startdato)

• Ansettelsestype (for nye ansatte)

Kun data fra hovedansettelsen synkroniseres til Tidsbanken. Andre ansettelsesforhold inkluderes ikke.

Spørsmål: Hva skjer når en ansatt slutter?
Svar:

• Integrasjonen fjerner ikke automatisk ansatte fra Tidsbanken

• Sett sluttdato på den ansatte i Simployer One

• Statusen «Aktiv» vil bli synkronisert til Tidsbanken

• Du må eventuelt manuelt deaktivere eller håndtere den ansatte i Tidsbanken i henhold til egne rutiner

Spørsmål: Kan jeg ha samme ansattnummer i begge systemer, men med ulik informasjon?
Svar: Nei. Ansattnummer brukes til å matche ansatte mellom systemene. Hvis et ansattnummer finnes i begge systemer, vil Tidsbanken bli oppdatert med data fra Simployer One ved hver synkronisering.

Avdeling og organisasjon

Spørsmål: Hva skjer hvis jeg endrer navn på en avdeling i Simployer One?
Svar:

• Integrasjonen vil ikke lenger finne en tilsvarende avdeling i Tidsbanken

• For nye ansatte: En ny avdeling med det nye navnet vil bli opprettet i Tidsbanken

• For eksisterende ansatte: De beholder sin nåværende avdeling i Tidsbanken

Beste praksis: Gi avdelingen nytt navn i Tidsbanken også, for å opprettholde koblingen.

Spørsmål: Kan jeg slå sammen avdelinger i Tidsbanken?
Svar: Ja, du kan administrere avdelinger manuelt i Tidsbanken. Merk at:

• Integrasjonen vil fortsette å opprette nye avdelinger basert på avdelingsnavn i Simployer One

• Ansattes avdelingstilknytning følger koblingslogikken (navnebasert matching)

Anbefaling: Samkjør avdelingsstrukturen i begge systemer for bedre datakvalitet.

Spørsmål: Hva er avdeling «0» (null)?
Svar: Avdeling «0» er standardavdelingen i Tidsbanken. Nye ansatte plasseres i denne avdelingen dersom:

• De ikke har noen avdeling i Simployer One, eller

• Avdelingsnavnet i Simployer One ikke samsvarer med noen eksisterende avdeling i Tidsbanken

Du kan manuelt flytte ansatte fra avdeling «0» i Tidsbanken.

Ansettelsestyper og grupper

Spørsmål: Hvorfor ble ikke ansettelsestypen oppdatert for en eksisterende ansatt?
Svar: Ansettelsesgrupper (AnsattGruppeId) settes kun når nye ansatte opprettes. For eksisterende ansatte beholdes ansettelsesgruppen fra Tidsbanken og oppdateres ikke av integrasjonen. Dette gjør det mulig å administrere ansettelsesgrupper direkte i Tidsbanken.

Spørsmål: Kan jeg endre en ansatts ansettelsesgruppe i Tidsbanken?
Svar: Ja. For eksisterende ansatte kan du manuelt endre ansettelsesgruppen i Tidsbanken, og den vil ikke bli overskrevet ved synkronisering.

Data og felt

Spørsmål: Hvorfor vises stillingsprosent som heltall og ikke desimal?
Svar: Tidsbanken krever stillingsprosent som heltall. Bruk alltid:

• «100» for heltid (ikke «1.0» eller «100 %»)

• «50» for deltid (ikke «0.5» eller «50 %»)

• «75» for 75 % stilling

Spørsmål: Hvorfor synkroniseres ikke utenlandsk fødselsnummer?
Svar: Kun norske fødselsnumre (landkode «NO») synkroniseres til feltet Personnummer i Tidsbanken. Fødselsnumre fra andre land inkluderes ikke i synkroniseringen.

Spørsmål: Kan jeg synkronisere lønns- eller kompensasjonsdata?
Svar: Nei. Denne integrasjonen fokuserer kun på grunndata for ansatte. Lønns- og kompensasjonsdata synkroniseres ikke til Tidsbanken.

Spørsmål: Hva med fraværsdata – synkroniseres det?
Svar: <Se egen veiledning for Tidsbanken Fraværsintegrasjon>

Spørsmål: Hvorfor vises både mobil og privat telefon med samme nummer?
Svar: Integrasjonen bruker den ansattes arbeidstelefon fra Simployer One for både mobilfeltet (Mobil) og privat telefon (TlfPrivat) i Tidsbanken, siden Simployer One kun har ett primært telefonfelt.

Spørsmål: En ansatt ble ikke synkronisert – blir det forsøkt igjen?
Svar: Ja. Ved neste planlagte synkronisering (eller manuell kjøring) vil integrasjonen forsøke å synkronisere alle kvalifiserte ansatte på nytt, inkludert de som tidligere feilet. Rett opp valideringsfeilen (for eksempel ikke-numerisk ansattnummer) før neste synkronisering.