Vanliga frågor (FAQ) – Tidsbanken

Vanliga frågor (FAQ) – Tidsbanken

Allmänna frågor

Fråga: Hur ofta körs synkroniseringen?
Svar: Synkroniseringen kan vara antingen schemalagd eller manuell. Den schemalagda synkroniseringen kan köras dagligen eller på utvalda dagar baserat på val under integrationsuppsättningen. Den körs på morgonen de valda dagarna.

Fråga: Kan jag manuellt starta en synkronisering?
Svar: Ja. Ägare kan manuellt starta integrationen från Inställningar → Integrationer.

Fråga: Vad händer om jag ändrar data i båda systemen mellan synkroniseringar?
Svar: Simployer One är källan till sanningen (source of truth) för synkroniserade fält. När nästa synkronisering körs kommer data från Simployer One att skriva över eventuella manuella ändringar som gjorts i Tidsbanken för dessa fält.

Medarbetarhantering

Fråga: Vad händer när jag anställer en ny medarbetare?
Svar:

• Lägg till medarbetaren i Simployer One med all nödvändig information

• Säkerställ att anställningsnumret endast är numeriskt

• Vänta på nästa schemalagda synkronisering, eller starta den manuellt

• Medarbetaren skapas automatiskt i Tidsbanken

• Om avdelningen inte finns i Tidsbanken kommer den att skapas

Fråga: Hur hanterar jag medarbetare med flera anställningar?
Svar: Integrationen använder medarbetarens huvudsakliga aktiva anställning för:

• Sysselsättningsgrad

• Anställningsdatum (startdatum)

• Anställningstyp (för nya medarbetare)

Endast data från huvudanställningen synkroniseras till Tidsbanken. Övriga anställningar inkluderas inte.

Fråga: Vad händer när en medarbetare slutar?
Svar:

• Integrationen tar inte automatiskt bort medarbetare från Tidsbanken

• Ange slutdatum för medarbetaren i Simployer One

• Statusen ”Aktiv” synkroniseras till Tidsbanken

• Du kan behöva manuellt inaktivera eller hantera medarbetaren i Tidsbanken enligt era rutiner

Fråga: Kan jag ha samma anställningsnummer i båda systemen men med olika information?
Svar: Nej. Anställningsnummer används för att matcha medarbetare mellan systemen. Om ett anställningsnummer finns i båda systemen kommer Tidsbanken att uppdateras med data från Simployer One vid varje synkronisering.

Avdelning och organisation

Fråga: Vad händer om jag byter namn på en avdelning i Simployer One?
Svar:

• Integrationen kommer inte längre att hitta en matchande avdelning i Tidsbanken

• För nya medarbetare: En ny avdelning med det nya namnet skapas i Tidsbanken

• För befintliga medarbetare: De behåller sin nuvarande avdelning i Tidsbanken

Bästa praxis: Byt namn på avdelningen även i Tidsbanken för att behålla kopplingen.

Fråga: Kan jag slå samman avdelningar i Tidsbanken?
Svar: Ja, du kan hantera avdelningar manuellt i Tidsbanken. Observera att:

• Integrationen fortsätter att skapa nya avdelningar baserat på avdelningsnamn i Simployer One

• Medarbetares avdelningstillhörighet följer kopplingslogiken (namnbaserad matchning)

Rekommendation: Synkronisera avdelningsstrukturen i båda systemen för renare data.

Fråga: Vad är avdelning ”0” (noll)?
Svar: Avdelning ”0” är standardavdelningen i Tidsbanken. Nya medarbetare tilldelas denna avdelning om:

• De inte har någon avdelning i Simployer One, eller

• Avdelningsnamnet i Simployer One inte matchar någon befintlig avdelning i Tidsbanken

Du kan manuellt flytta medarbetare från avdelning ”0” i Tidsbanken.

Anställningstyper och grupper

Fråga: Varför uppdaterades inte anställningstypen för en befintlig medarbetare?
Svar: Anställningsgrupper (AnsattGruppeId) sätts endast när nya medarbetare skapas. För befintliga medarbetare behålls anställningsgruppen från Tidsbanken och uppdateras inte av integrationen. Detta gör det möjligt att hantera anställningsgrupper direkt i Tidsbanken.

Fråga: Kan jag ändra en medarbetares anställningsgrupp i Tidsbanken?
Svar: Ja. För befintliga medarbetare kan du manuellt ändra anställningsgruppen i Tidsbanken, och den kommer inte att skrivas över vid synkronisering.

Data och fält

Fråga: Varför visas sysselsättningsgraden som heltal och inte decimal?
Svar: Tidsbanken kräver sysselsättningsgrader som heltal. Ange alltid:

• ”100” för heltid (inte ”1.0” eller ”100 %”)

• ”50” för halvtid (inte ”0.5” eller ”50 %”)

• ”75” för 75 %

Fråga: Varför synkroniseras inte utländskt personnummer?
Svar: Endast norska personnummer (landkod ”NO”) synkroniseras till fältet Personnummer i Tidsbanken. Personnummer från andra länder inkluderas inte i synkroniseringen.

Fråga: Kan jag synkronisera löne- eller ersättningsdata?
Svar: Nej. Denna integration fokuserar enbart på medarbetarens grunddata. Löne- och ersättningsdata synkroniseras inte till Tidsbanken.

Fråga: Vad gäller för frånvarodata – synkroniseras det?
Svar: <Se separat guide för Tidsbanken Frånvarointegration>

Fråga: Varför visas både mobilnummer och hemtelefonnummer som samma nummer?
Svar: Integrationen använder medarbetarens arbetstelefon från Simployer One för både mobilfältet (Mobil) och hemtelefonfältet (TlfPrivat) i Tidsbanken, eftersom Simployer One endast har ett primärt telefonfält.

Fråga: En medarbetare misslyckades med synkronisering – försöks det igen?
Svar: Ja. Vid nästa schemalagda synkronisering (eller manuell körning) kommer integrationen att försöka synkronisera alla behöriga medarbetare igen, inklusive de som tidigare misslyckades. Åtgärda valideringsfelet (t.ex. icke-numeriskt anställningsnummer) innan nästa synkronisering.