Hvordan deaktiverer jeg en bruker i Simployer Classic?

Simployer HRM skiller mellom en aktiv ansettelse/stilling, og en aktiv person/bruker. Dette betyr at etter at stillingen har utløpt (nærmeste leder blir varslet standard 14 dager om utløp av stilling) må personen deaktiveres. En deaktivert person er ikke synlig for noen medarbeidere eller ledere, og kan kun søkes opp av systemadministrator/personadministrator under menyen Min Virksomhet (gå til Personer på denne menyen og velg deretter «inaktive»).

Hvis du ikke deaktiverer en person som ikke lenger jobber for organisasjonen, vil personen kunne logge seg på Simployer HRM.

For å deaktivere personen som har sluttet søker du opp personen og velger «deaktiver» fra topp-menyen (ved siden av «om meg») på personsiden:

Når du klikker her, velger du deretter «deaktiver» i neste bilde:

I neste bilde får du opp en melding som sier at du bør slette sensitiv data gjennom å benytte personvernklienten i Simployer HRM. Du kan klikke på linken for å bruke personvernklienten til dette, men ofte er det hensiktsmessig å vente en stund – så lenge det er formålstjenlig å oppbevare dataene – med å fjerne data fra den deaktiverte personsiden, da det f eks kan være at personen kommer tilbake til organisasjonen igjen.

Du bør allikevel og uansett ha faste rutiner for bruk av personvernklienten i Simployer HRM, slik at du sikrer at organisasjonen din ikke oppbevarer data som ikke lenger er formålstjenlig å oppbevare for arbeidsgiver på sluttede personer. For å bruke personvernklienten går du til menyen og deretter Behandle -> Administrasjon -> Brukeradministrasjon -> Sletting av brukerdata. Les nøye igjennom informasjonssiden før du går videre til selve personvernklienten og pass på at du har hentet ut eventuell informasjon på personen som kun oppbevares i Simployer HRM før bruk av denne – dersom det er formålstjenlig å oppbevare informasjonen videre.