Forbredelser til å bruke Simployer

Hva må gjøres før jeg kan ta i bruk Simployer?

Når du skal implementere Simployer vil en av våre dyktige konsulenter i arbeidsmøter med deg (og evt din arbeidsgruppe) tilpasse Simployer HRM og gå igjennom funksjonaliteten i systemet, slik at du får en god gjennomgang av systemets oppbygning og virkemåte og gjennom dette sikre at du får den nødvendige forståelsen av hvordan Simployer HRM fungerer. Du har dermed gode forutsetninger for å fungere som systemadministrator i din organisasjon. 

I henhold til vår databehandleravtale (https://www.simployer.com/support/documentation/simployer-trust-center/otheruseful-content/agreements/data-processing-agreement/data-processingagreement-no/?r=1) er Simployer databehandler, mens du som kunde er behandlingsansvarlig. Dette betyr at du og din organisasjon selv må oppdatere og vedlikeholde dataene i Simployer HRM. Det er derfor viktig at du vet hvordan dette gjøres, og hva som er beste praksis i denne sammenhengen. Du får god informasjon om dette av vår etableringskonsulent som loser deg igjennom bruk av systemet. 

Før dere kan ha første arbeidsmøte med konsulenten må grunnleggende person- og stillingsinformasjon på alle personer som pr nå arbeider i din organisasjon importeres inn i Simployer HRM. Selve importen utføres av konsulenten, men datagrunnlaget må framskaffes av deg som kunde. Du må lime dataene inn i et regneark for personinformasjon som konsulenten benytter til importen. Du får dette regnearket tilsendt av din konsulent, og du kan også laste det ned via linken nedenfor. 

Det er vanlig å hente dataene til regnearket fra Lønn, eller eventuelt fra et timeførings-system. Det er uansett viktig å påse at dataene er korrekte og har god kvalitet, slik at det som importeres inn i Simployer HRM er så riktig som mulig. Regnearket har ulike kolonner for person- og stillingsinformasjon, og det er satt opp slik at én linje inneholder dataene til én person, inkludert hvilken juridisk enhet personen er ansatt i. 

Du skal også ha fått en henvendelse fra vår konsulent og gjennomført en oppstartssamtale, og i denne skal du ha fått grunnleggende og overordnet informasjon om leveransen av Simployer HRM og de modulene dere har gått til anskaffelse av. I tillegg skal du ha fått tilgang til Simployer HRM og en epost med link til å sette passord på din bruker i systemet, slik at du kan logge deg inn og laste opp det ferdig utfylte regnearket under Om Meg -> Mine Dokumenter. Ved å laste opp regnearket for personinformasjon til dine dokumenter i Simployer HRM unngår vi at det sendes store mengder personinformasjon på epost