Lær hvordan du kopierer og redigerer prosessmaler, konfigurerer oppgaver og legger til ressurser i Simployer Classic.

Du må ha rollen Prosessadministrator for å administrere prosessmaler og se organisasjonens overordnede status. Du finner og redigerer prosessmalene i prosesskatalogen.

Kopier en prosessmal i Simployer Classic

Kopier en prosessmal når du vil beholde den opprinnelige malen uendret eller lage flere varianter av samme mal.

1. Gå til prosesskatalogen og finn prosessmalen du vil kopiere.
2. Klikk på handlingsknappen helt til høyre på malen, og velg Kopier.
3. Skriv inn et unikt navn på den nye prosessmalen i dialogvinduet. Alle prosessmalnavn må være unike.
4. Velg hvilken del av organisasjonen den nye prosessmalen skal gjelde for.

Du kan nå redigere den kopierte prosessmalen og tilpasse den til dine behov.

Rediger en prosessmal i Simployer Classic

Åpne prosessmalen du vil redigere. Malen viser alle oppgavene, fristene for oppgavene og hvem som er ansvarlig for å utføre dem. Dette er grunnmalen som du kan tilpasse til organisasjonen din.

Bruk knappen nederst i en fase for å legge til en oppgave i fasen.

Slik redigerer du en oppgave:

1. Klikk på oppgaven for å åpne den.
2. Klikk på handlingsknappen øverst til høyre.
3. Velg Endre.

Rediger feltene for en oppgave i en prosessmal

Du kan redigere følgende felt for en oppgave i en prosessmal i Simployer Classic:

• Navn – Oppgavenavnet som vises i listen over oppgaver i prosessen.
• Rutine – Skriv instruksjonene for oppgaven. Beskriv oppgaven detaljert nok til at utføreren forstår nøyaktig hva som skal gjøres. Du kan bruke verktøylinjen til å formatere instruksjonene. Bruk lenkeknappen i verktøylinjen for å legge inn en vanlig URL eller en forhåndsutfylt e-postlenke. Forhåndsutfylte e-postlenker er nyttige for standardiserte e-poster, for eksempel til ansatte eller ved bestilling av uniformer eller blomster. Viktig: Hvis du bruker en dummy-e-postadresse, må du tydelig skrive i rutineteksten at adressen må oppdateres før e-posten sendes.
• Frist – Angi fristen for oppgaven ved å velge et antall dager, uker eller måneder før eller etter en referanseoppgave. Det anbefales å bruke prosess-start, første arbeidsdag, siste arbeidsdag eller en bestemt oppgave som er markert som en milepæl, som referanse. Referansedatoen fungerer som en konstant. Simployer Classic beregner automatisk fristen fra denne datoen når prosessen startes.
• Fase – Simployer Classic plasserer automatisk oppgaven i fasen der du opprettet eller åpnet den. Du kan flytte oppgaven til en annen fase ved behov.
• Utføres av– Velg hvem som skal utføre oppgaven:
  • Samme som prosessansvarlig – Personen som blir angitt som ansvarlig når prosessen startes, utfører oppgaven.
  • Samme som mål for prosessen – Personen prosessen gjelder for, for eksempel den ansatte, utfører oppgaven. Dette alternativet er vanlig ved on-/offboarding.

Legg til Ressurser i en oppgave i en prosessmal

Under Ressurser kan du knytte hjelpemateriale til en oppgave i en prosessmal i Simployer Classic:

• Artikler fra håndbok – Hvis organisasjonen bruker Simployer-håndbøker, kan du knytte relevante artikler til en oppgave. Artiklene hjelper utføreren med å forstå bakgrunnen for eller kravene til oppgaven. Åpne håndboken, søk etter artikkelen, og husk å lagre nederst på siden.
• Filer – Last opp filer som er relevante for oppgaven. Utføreren kan se filen i oppgavevisningen. Hvis filen må fylles ut eller redigeres, må utføreren laste den ned først. Når du oppdaterer en fil eller et skjema, må du laste opp den nye versjonen i oppgaven.
• Linker – Legg inn lenker til eksterne nettsider eller SharePoint-dokumenter. Lenker er nyttige for bestillingsportaler, intranettressurser eller delte dokumentsamlinger. En lenke gir utføreren tilgang til den nyeste versjonen, i motsetning til en opplastet, statisk fil.

Konfigurer Innstillinger og varslinger for en oppgave i en prosessmal

Under Innstillinger og varslinger kan du konfigurere innstillinger for en enkelt oppgave i en prosessmal i Simployer Classic. Bruk standardinnstillingene med mindre organisasjonen har spesifikke behov.

Les mer om prosesser i Simployer Classic

Les mer om prosesser, eller se videoer som kun er tilgjengelige på svensk.