Medarbetarintegration med Kleer (PE-bokföring)

Information om hur integrationen till Kleer (PE-bokföring) fungerar gällande import, export och uppdatering av medarbetare.

Obs! Detta kräver att du har konfigurerat en integration mot Kleer. Läs mer här.

Översikt

Denna integration med Kleer använder säkra API:er för att möjliggöra en sömlös integration av centrala medarbetaruppgifter mellan de två systemen. Medarbetare kan skapas i båda systemen, men vi rekommenderar starkt att ha ett system som källa för sanningen för all medarbetardata.

Du kan läsa mer här om vilka datafält som uppdateras i respektive system.

Exportera medarbetarvy

För att exportera medarbetare från Simployer One till Kleer, gå till:
Personer – Export/Import – Kleer – Export

Du hamnar på fliken Länkade, men det finns även två andra flikar:

• Simployer One – Alla medarbetare i Simployer One som inte har exporterats (länkats) till Kleer

• Länkade – Alla medarbetare i Simployer One som har exporterats (länkats) till Kleer

• Alla – Innehåller både ovanstående

Första gången du besöker sidan är fliken Länkade tom. När du har länkat medarbetare kan du:

• Avlänka medarbetare – Om du inte längre vill att en medarbetare ska vara länkad till Kleer

• Exportera – Välj en eller flera länkade medarbetare och "uppdatera" dem i Kleer

• Avbryt – Gå tillbaka till Export/Import-vyn

Exportera medarbetare till Kleer

För att exportera (länka) medarbetare till Kleer för första gången:

1. Gå till fliken Simployer One

2. Markera de medarbetare du vill exportera/länka

3. Klicka på Exportera

Exempel: Du vill exportera en medarbetare, markerar personen och klickar på Exportera(1)

En grön banner visas när exporten är klar och medarbetaren hamnar i fliken Länkade samt skapas i Kleer.

Läs mer här om vilka datafält som exporteras.

Uppdatera medarbetare i Kleer

När du har uppdaterat information i Simployer One för redan länkade medarbetare, och vill exportera dessa ändringar till Kleer:

1. Markera medarbetarna

2. Klicka på Exportera

Detta uppdaterar användarna i Kleer med ny information från Simployer One.

Avlänka medarbetare från Kleer

I vissa fall kan du behöva ta bort kopplingen mellan en medarbetare i Simployer One och Kleer. Det kan bero på t.ex.:

• Längre frånvaro (t.ex. tjänstledighet)

• Tillfälliga anställningsförändringar

• Behov av att ta bort och sedan återexportera medarbetaren från Simployer One

Använd knappen Avlänka i fliken Länkade. Medarbetaren flyttas då till fliken Simployer One.

Obs! Detta påverkar inte medarbetaren i Kleer, men du kan inte längre exportera data (som frånvaro) för personen tills den åter är länkad.

Importera medarbetarvy

För att importera medarbetare från Kleer till Simployer One, gå till:
Personer – Export/Import – Kleer – Import

Du hamnar på fliken Alla, men det finns även två andra flikar:

• Nya – Medarbetare som finns i Kleer men inte ännu importerats till Simployer One

• Importerade – Medarbetare som är länkade (importerade från Kleer eller tidigare exporterade)

• Alla – Alla medarbetare i det anslutna Kleer-kontot

Första gången du besöker sidan visas alla medarbetare från Kleer i fliken Alla.

Om medarbetaren i Kleer inte har importerats (eller länkats via export från Simployer One), visas knapparna Skapa och Matcha:

• Skapa – Skapar en ny användare i Simployer One med data från Kleer

• Matcha – Matchar en medarbetare från Kleer med en befintlig användare i Simployer One

Påverkade fält (fält som slås samman)

Här kan du se en översikt av vilken information som påverkas vid import.

Klicka på raden för att se detaljerad information om data från Kleer och befintliga uppgifter i Simployer One (om användaren är matchad).

Åtgärd att utföra

Den här kolumnen visar vilken åtgärd som kommer att utföras vid import. Det finns fem möjliga statusar:

1. Skapa ny användare – Medarbetaren skapas i Simployer One baserat på data från Kleer

2. Föredra Simployer One – Matchad användare, men data i Simployer One behålls

3. Föredra Kleer (PE Accounting) – Matchad användare, data i Simployer One skrivs över med data från Kleer

4. Matcha manuellt – Manuell matchning, kan kombineras med alternativ 2 eller 3

5. Gör inget – Ingen åtgärd utförs för denna medarbetare

Du kan ändra åtgärd genom att markera medarbetaren och välja rätt knapp:
Skapa, Föredra Simployer One, Föredra Kleer (PE Accounting), Gör inget

Importera medarbetare från Kleer

När du är bekväm med hur översikten fungerar:

1. Gå till Personer – Export/Import – Kleer – Import (Alla-fliken)

2. Använd kryssrutorna till vänster för att välja medarbetare

3. Välj hur varje medarbetare ska hanteras (Skapa, Matcha osv.)

Exempel: De 5 valda medarbetarna skapas som nya användare i Simployer One och blir länkade.
Om deras data senare uppdateras i Simployer One kan du använda exportfunktionen för att uppdatera i Kleer.

Läs mer här om vilka datafält som importeras.

Matcha medarbetare från Kleer

Om du har medarbetare i båda systemen som ännu inte är länkade:

1. Gå till Personer – Export/Import – Kleer – Import (Alla-fliken)

2. Använd kryssrutorna och välj vilka personer som ska matchas

Exempel:

• Kleer-användare 87457 matchas med Gamora The first

• Kleer-användare 87409 matchas med Star Lord

(87457, 87409 skulle i verkligheten vara förnamn och efternamn från Kleer)

Efter matchningen importeras dessa medarbetare (länkas), och om data uppdateras i Simployer One kan du exportera förändringarna till Kleer.

Uppdatera medarbetare med data från Kleer

Om du använder PE som källa, eller om du vill uppdatera länkade användare med ny information från Kleer:

1. Gå till Personer – Export/Import – Kleer – Import, välj fliken Importerade

2. Markera medarbetare och klicka på Föredra Kleer (PE Accounting)