Integrasjon av ansatte med Kleer (PE Accounting)

Informasjon om hvordan integrasjonen med Kleer (PE Accounting) fungerer med hensyn til import, eksport og oppdatering av ansatte.

Merk: Dette krever at du har konfigurert en integrasjon mot Kleer. Les mer her.

Oversikt

Denne integrasjonen med Kleer bruker sikre API-er for å muliggjøre sømløs overføring av sentral ansattinformasjon mellom de to systemene. Ansatte kan opprettes i begge systemene, men vi anbefaler sterkt å ha ett system som "source of truth" for alle ansattdataene dine.

Du kan lese mer her om hvilke integrasjonsdatafelt som oppdateres i hvert system.

Eksportvisning for ansatte

For å eksportere ansatte fra Simployer One til Kleer, gå til:
Personer → Eksport/Import → Kleer → Eksporter

Du havner på fanen Tilknyttet, men det finnes to andre faner også:

• Simployer One – Alle ansatte i Simployer One som ikke er eksportert (tilknyttet) til Kleer

• Tilknyttet – Alle ansatte i Simployer One som er eksportert og tilknyttet Kleer

• Alle – Viser begge gruppene

Ved første besøk er Tilknyttet-fanen tom. Når du har eksportert/tilknyttet ansatte, kan du:

• Fjern tilknytning: Hvis du ikke lenger ønsker at en ansatt skal være knyttet til Kleer

• Eksportere: Velg én eller flere ansatte og "oppdater" dem i Kleer

• Avbryt: Gå tilbake til eksport/import-visningen

Eksportere ansatte til Kleer

For å eksportere (også kalt tilknytte) ansatte til Kleer for første gang:

1. Gå til fanen Simployer One

2. Velg ansatte du ønsker å eksportere

3. Klikk på Eksporter

Når eksporten er fullført, vises en grønn banner, og den ansatte vil vises under Tilknyttet, og bli opprettet i Kleer.

Les mer her om hvilke datafelt som eksporteres

Oppdatere ansatte i Kleer

Når du har oppdatert informasjon om allerede tilknyttede ansatte i Simployer One og ønsker å overføre de nye opplysningene til Kleer:

1. Velg aktuelle ansatte

2. Klikk på Eksporter

Dette vil oppdatere brukerne i Kleer med den nye informasjonen fra Simployer One.

I eksempelet nedenfor vil data for 8 ansatte bli eksportert og oppdatert i Kleer.

Les mer her om hvilke datafelt som eksporteres

Fjern tilknytning av ansatte fra Kleer

Det kan være behov for å fjerne tilknytningen mellom en ansatt i Simployer One og Kleer, for eksempel:

• Ved lengre permisjoner (som permisjon uten lønn)

• Midlertidige endringer i ansettelsesstatus

• Behov for å slette en ansatt i Kleer og re-eksportere fra Simployer One

Dette gjøres fra fanen Tilknyttet via knappen Fjern tilknytning. Den ansatte blir da flyttet til fanen Simployer One.

Merk: Dette påvirker ikke den ansatte i Kleer, men du kan ikke lenger eksportere fravær eller annen ansattdata før statusen igjen er Tilknyttet.

Importvisning for ansatte

For å importere ansatte fra Kleer til Simployer One, gå til:
Personer → Eksport/Import → Kleer → Importer

Du havner på fanen Alle, men det finnes også:

• Ny – Ansatte som finnes i Kleer, men som ikke er importert (tilknyttet) i Simployer One

• Importert – Ansatte som er tilknyttet (enten tidligere importert eller eksportert)

• Alle – Viser alle ansatte i tilkoblet Kleer-konto

Ved første besøk vil du se alle ansatte som eksisterer i Kleer.

Så lenge en ansatt i Kleer ikke er tilknyttet/importert, vil bruker i Simployer One erstattes med knappene:

• Opprett: Lager en ny bruker i Simployer One med data fra Kleer

• Match: Lar deg matche en ansatt i Kleer med en eksisterende bruker i Simployer One

Påvirkede felt (felter som flettes)

Her får du en oversikt over hvilken informasjon som påvirkes av importen.

Ved å klikke på linjen får du en mer detaljert visning av hva som er funnet i Kleer og hva som eksisterer i Simployer One. Hvis ingen match er funnet, er feltet tomt.

Handling som utføres

Denne kolonnen viser hvilken handling som vil bli utført når du klikker på Importer.

Det finnes 5 ulike statuser:

1. Opprett ny bruker – Den ansatte opprettes i Simployer One med informasjon fra Kleer

2. Foretrekk Simployer One – Brukeren er matchet, men informasjon i Simployer One beholdes (ingen ny data importeres)

3. Foretrekk Kleer – Brukeren er matchet, og informasjon i Simployer One overskrives med data fra Kleer

4. Match manuelt – Manuell matching utført. Kan også settes til enten "Foretrekk Simployer One" eller "Foretrekk Kleer"

5. Gjør ingenting – Ingen handling utføres på den ansatte

Du kan endre handlingen ved å merke boksen ved siden av den ansatte og velge ønsket handling fra knappene øverst:
Opprett, Foretrekk Simployer One, Foretrekk Kleer (PE Accounting) eller Gjør ingenting

Importere ansatte fra Kleer

Når du er trygg på hvordan oversikten fungerer, kan du importere.

1. Gå til Personer → Eksport/Import → Kleer → Importer (fanen Alle)

2. Bruk avmerkingsboksene til venstre for å velge ansatte

3. Velg hvilken handling du ønsker å utføre

I eksempelet under vil 5 ansatte bli opprettet som nye brukere i Simployer One.

De vil da være Importert (Tilknyttet) og når data senere oppdateres i Simployer One, kan du bruke eksport-funksjonen til å oppdatere informasjonen i Kleer.

Les mer her om hvilke datafelt som importeres

Matche ansatte fra Kleer

Hvis du har ansatte som finnes i begge systemer, men som ikke er matchet eller tilknyttet ennå:

1. Gå til Personer → Eksport/Import → Kleer → Importer (fanen Alle)

2. Bruk avmerkingsboksene for å velge ansatte

3. For hver ansatt i Kleer, velg hvem de skal matches med i Simployer One

Eksempel:

• Kleer-bruker 87457 matches med "Gamora The First"

• Kleer-bruker 87409 matches med "Star Lord"

(Numrene vil tilsvare fornavn og etternavn i virkelige scenarioer)

Etter matching blir de Importert (Tilknyttet), og oppdateringer i Simployer One kan eksporteres til Kleer.

Oppdatere ansatte med data fra Kleer

Hvis du bruker Kleer som hovedkilde (eller ønsker å hente ny data fra Kleer), kan du oppdatere tilknyttede brukere slik:

1. Gå til Personer → Eksport/Import → Kleer → Importer

2. Gå til fanen Importert

3. Velg ansatte og klikk på knappen Foretrekk Kleer (PE Accounting)