Simployer One - Rekrytering - Skapa en tjänst

Lägg till en ny tjänst i Simployer Rekrytering

Fliken Jobb i Rekrytering visar alla dina lediga tjänster – aktiva tjänster, arkiverade tjänster och utkast.

Gå till Lägg till nytt jobb för att börja skapa en ny tjänst. Rekrytering guidar dig genom en sexstegsprocess enligt följande:

• Jobbdetaljer: jobbbeskrivning, lön, plats

• Jobbval: screeningfrågor, blind rekrytering, kandidatmatchningspoäng, jobbåtkomst och notifikationer

• Intervjufaser: beskriv din intervjuprocess – hur många steg och vilka typer av intervjuer

• Intervjudetaljer: detaljer för varje steg, gör det möjligt att lägga till relevanta teammedlemmar och ställa in eventuell automation (t.ex. intervjubokning)

• Bedömningsformulär: bestäm vilka färdigheter, värderingar och kompetenser du söker för denna rekrytering. Dessa ligger till grund för bedömningsformuläret som intervjuarna ska utvärdera mot

• Dela: annonsera din tjänst via sociala medier och jobbsajter

Jobbägare/Anställningsansvarig/Godkännare – vad är skillnaden?

Obs: Det är viktigt att förstå att denna sektion hjälper dig att förstå jobbrelaterad åtkomst och motsvarande notifikationer. 

Om du vill ändra övergripande användarbehörigheter, se avsnittet "Hantera användarbehörigheter".

Under steg Jobbval i uppsättningen ser du dessa alternativ som styr jobbåtkomst och notifikationer:

• Anställningsansvarig: Denna person får notifikationer när viktiga förändringar sker, till exempel när en kandidat flyttas till Erbjuden eller Anställd. Det är inte obligatoriskt att ha en anställningsansvarig på jobbet, och många väljer att inte lägga till en för att minska antalet notifikationer till denne, om de inte är mycket involverade i processen.

• Jobbägare: Det är obligatoriskt att ha en jobbägare och det sätts automatiskt till den som skapar tjänsten. Avsikten är att jobbägaren är huvudansvarig för Rekrytering för tjänsten, med full åtkomst och uppdateringar kring tjänsten.

• Godkännare: Du kan lägga till en eller flera godkännare om det behövs. Du kan välja om det krävs godkännande från en, flera eller alla godkännare. Tjänsten blir inte live förrän den är godkänd, så tänk på detta innan du lägger in en godkännandeprocess!

Vad är Blind Rekrytering?

Obs: Blind rekrytering kan endast aktiveras under skapandet av en ny tjänst och gäller endast nya sökande.

Blind rekrytering är en funktion i Rekrytering som döljer nyckelinformation om kandidaten från CV:t, såsom namn, kön och etnicitet, för att minska omedvetna fördomar som dessa kan bidra med i rekryteringsprocessen.

Genom att dölja denna information hjälper det anställningsansvariga att bedöma kandidater enbart baserat på deras förmågor, vilket minskar påverkan av bias och främjar en mer mångfaldig arbetsstyrka.

Blind rekrytering är inte aktiverat som standard vid skapande av en ny tjänst, men du kan slå på detta i steg två, Jobbval, genom att trycka på knappen Aktivera Blind Rekrytering:

Blind rekrytering avslutas när kandidaten går vidare från screeningintervjustadiet eftersom personlig information då blir känd av intervjuaren.

Efter screeningintervjun kommer deras information att vara permanent synlig, även om kandidaten går tillbaka till tidigare stadier.

Obs: Det går inte att slå på eller av blind rekrytering när kandidater redan finns i rekryteringsflödet.

Skapa och använda Bedömningsformulär (Scorecards)

Bedömningsformulär kan hjälpa dig att säkerställa rättvisa och tydlighet i din rekryteringsprocess när du försöker avgöra vem som är bäst lämpad för tjänsten. Som en del av uppsättningsprocessen för tjänsten kan du bestämma vilka nyckelfärdigheter, värderingar och kompetenser du vill att din framgångsrika kandidat ska ha. Att fastställa detta för en tjänst hjälper till att undvika bias, genom att säkerställa att alla kandidater bedöms mot samma kompetenser, och du kan även lägga till vägledande anteckningar eller frågor för att hjälpa intervjuarna och försäkra att varje kandidat får samma frågor under intervjun.

Du kan skapa ditt bedömningsformulär för en tjänst i Bedömningsformulär-steget i tjänsteuppsättningen. Formulären kan innehålla flera kompetenser, och varje kompetens kan delas upp i underkompetenser. Du kan antingen använda våra inbyggda kompetenser eller skriva egna fritt.

Det finns också en anteckningssektion där du kan lämna vägledning till dina intervjuare om vad de ska vara uppmärksamma på eller specificera vilka frågor de ska ställa.

Skapa en mall för bedömningsformulär

Om du ofta söker efter samma kompetenser, särskilt inom liknande senioritetsnivåer eller avdelningar, kan det vara mer effektivt att skapa en mall som sedan kan importeras som en del av jobbskapandet.

För att skapa, redigera eller ta bort en mall, gå till Inställningar – Rekrytering – Mallar för bedömningsformulär:

Du kan sedan använda din mall när du skapar ett jobb i steget för bedömningsformulär. Klicka på Importera bedömningsformulär för att välja vilken mall du vill använda.

Obs: Du kan inte ändra bedömningsformuläret för ett jobb när en kandidat redan har fyllt i det.

Fyll i bedömningsformulär som intervjuare

Intervjuare får ett mejl som påminner dem att fylla i bedömningsformuläret kort före intervjun. Formuläret ber dem att betygsätta kandidaten från 1 till 5 på varje kompetens och ger möjlighet att lämna anteckningar om kandidaten.

När intervjuaren sparar sitt formulär kombineras deras bedömningar med eventuella andra bedömningsformulär från intervjuer kandidaten gjort för jobbet, och ett genomsnittligt totalpoäng skapas. Du kan se bedömningsformulären i fliken Bedömningsformulär på kandidatens profilsida.

Det syns också från jobb-kanban, bredvid kandidatens namn:

Obs: Endast ett bedömningsformulär kan fyllas i per intervjuare och kandidat. Intervjuare kan uppdatera sina befintliga bedömningsformulär genom att gå in på kandidatens profil – Bedömningsformulär – Redigera.

Jämförelse av bedömningsformulär

När du har bedömningsformulär för flera kandidater i samma kanban-kolumn kan du välja att jämföra deras formulär med varandra. Markera de kandidater du vill jämföra genom att använda markeringarna till vänster på deras kandidatkort och välj sedan Övrigt – Jämför bedömningsformulär i den nedersta menyn.

Du får då en översikt över alla formulär för de valda kandidaterna, så att du kan se deras styrkor och noteringar från intervjuarna.

Vill du se mer i detalj kan du välja en specifik kandidat för att visa alla deras bedömningsformulär sida vid sida. Klicka på deras namn eller länken till anteckningarna så visas en vy som liknar denna:

Generera din jobbannons med AI

Att skriva en jobbannons kan vara tidskrävande. För att hjälpa företag som inte har en färdig annons för sin tjänst, har Rekrytering en inbyggd annonsgenerator som använder ChatGPT för att skapa en grundläggande annons som sedan kan anpassas av kunden.

Fältet för Beskrivning hittar du under Jobbdetaljer i uppsättningsprocessen.

När du klickar på Generera med AI kan du välja vilken ton du vill använda – vänlig, rolig eller professionell. Rekrytering använder sedan ChatGPT för att skapa en enkel mall för ditt jobb.

Kandidatmatchningspoäng

Förstå hur Rekrytering hjälper dig att se de bästa kandidatmatchningarna för din tjänst

Obs: Kandidatmatchningspoäng finns för närvarande endast på engelska.

Hur beräknas en "kandidatmatchningspoäng"?

När en kandidat söker en tjänst använder vi AI för att jämföra deras CV mot jobbannonsen för att hjälpa dig fatta ett bättre beslut om vilka kandidater du ska fokusera på.

Denna poäng baseras på en algoritm som tar hänsyn till flera faktorer, såsom jobbtitel och kompetenser från CV:t, som sedan matchas mot kraven i jobbannonsen. Du kan hovra över poängen för att se om kandidaten är en bra match för jobbtitel och/eller nyckelkompetenser i annonsen.

Vad betyder "tröskelvärde för kandidatmatchningspoäng" när jag skapar ett nytt jobb?

När du sätter upp ett jobb kan du bestämma vilken procentandel som ska vara gränsen för att en kandidat ska anses som en bra match för tjänsten. Detta gör det möjligt att hämta kandidater från din kandidatdatabas som ligger över detta tröskelvärde och placera dem i kolumnen "hämtade" (sourced), vilket ger dig ett sätt att återanvända din databas och ha varmare kandidater att kontakta.

De hämtade kandidaterna från databasen läggs endast till i din pipeline för ett jobb om du själv begär det, så du behöver inte oroa dig för den här funktionen om du bara vill bjuda in nya sökande att ansöka till tjänsten och inte vill se om det finns matchande kandidater i databasen redan. Du kan ställa in denna procent i jobbsättningen, men inget mer händer förrän du agerar i jobbkanban.

Varför visas en poäng från 1 till 5 på kanban istället för kandidatmatchningspoäng?

Bedömningsformulär (scorecards), som fylls i av intervjuare efter intervjun, går före kandidatmatchningspoängen. Dock kommer kandidatmatchningspoängen fortfarande att visas i kandidatprofilen under kandidatens namn, om du vill granska den senare.

Anpassa din rekryteringsprocess

Vi förstår att varje företag har sina egna preferenser för hur intervjuer ska genomföras – kanske till och med olika processer för olika jobb eller avdelningar. Därför är vårt steg Intervjustadier mycket anpassningsbart efter dina behov.

När du kommer till intervjustadie-sektionen i jobbsättningen kan du skapa dina screening- och intervjustadier och bestämma hur många steg du vill ha för varje del. Standard är ett screeningsteg och ett intervjusteg, men du kan enkelt lägga till fler genom att klicka på Lägg till nytt steg i respektive sektion.

Du kan även specificera vilken typ av intervju du vill genomföra. Vi erbjuder 5 huvudtyper av intervju i Rekrytering:

• Telefonsamtal

• Video Q&A – ställ kandidater en serie frågor i textform, och de spelar in sina svar på video som sedan läggs till i deras kandidatprofil

• Video – live tvåvägsintervju via Zoom, Google Meets eller Microsoft Teams (kan ställas in under Mina integrationer i inställningsmenyn)

• Personlig intervju

• Tekniskt test – välj ett test från vår lista via IKM (vår partner för tekniska tester) eller lägg till ett eget test. Resultatet och detaljerad poäng delas med dig efter testet är klart.

Intervjudetaljer

I detta steg kan du granska mejlet som skickas till kandidater som går vidare till detta stadium, ställa in intervjutid, lägga till teammedlemmar som ska vara med i panelen, och aktivera automatisering så att systemet skickar mejl med länk till intervjun så snart kandidaten flyttas till detta steg. Då slipper du göra detta manuellt för varje kandidat.

Obs: Denna funktion är inte tillgänglig vid användning av blind rekrytering.

Manuellt lägga till en kandidat

Även om de flesta kandidater troligen kommer in i Rekrytering via ansökningar där de använder sitt CV för att fylla i ansökningsformuläret, kan du ibland behöva lägga till kandidater manuellt i databasen.

Du kan lägga till en kandidat antingen via “+”-ikonen uppe till höger och välja Lägg till kandidat:

Eller genom att gå till Kandidater i navigeringsmenyn och klicka på Importera kandidater.

Du kan lägga till kandidater en och en eller i bulk via en .zip-fil.

Om du vill lägga till ett CV på en kandidat som saknar CV i sin profil, går du till kandidatens profil i Rekrytering, klickar på CV-åtgärder och väljer Lägg till CV.

Samla in portfölj från kandidater

Du kan kräva att kandidater lämnar in en portfölj som en del av ansökningsprocessen. Kandidaterna kan ange en länk till sin portfölj på ansökningssidan för jobbet.

Obs: Detta fält är frivilligt, så vi rekommenderar att du tydligt skriver i jobbannonsen att portfölj är ett krav.

Du kan även lägga till filer eller länkar till en befintlig kandidats profil genom att gå in på deras profil, klicka på Redigera och lägga till länken under Portfolio URL.

Lägga till anteckningar och ge feedback på kandidatprofiler

Det enklaste sättet att snabbt visa vad du tycker om en kandidat är att använda "tummen upp" eller "tummen ner" som finns ungefär mitt uppe på kandidatprofilen. Detta registreras i anteckningsfältet nedanför, tillsammans med vem som utförde åtgärden.

Anteckningsfältet på en kandidats profil kan användas för att spara tankar, uppdateringar eller information om kandidaten. Du lägger till en anteckning via textrutan till höger i profilen. När du sparat anteckningen hamnar den under fliken Anteckningar på kandidatens profil. Om en anteckning görs Privat kan endast den som skapade den, alla administratörer och jobbägaren se den.

Om kandidatprofilen öppnats från ett jobbs kanban visas även jobbtiteln i anteckningen, så att du vet vilken rekrytering den hör till.

Rekrytering på flera platser

Med fler företag som går över till distansarbete, ibland globalt, kan du behöva rekrytera till en tjänst utan specifik plats, eller till flera olika kontor/platser.

Vi rekommenderar att du skapar en jobbannons för varje plats genom att duplicera din ursprungliga annons. På så sätt får du ett jobb för varje plats som du sedan kan anpassa efter den specifika platsen. Vi rekommenderar också att inkludera platsen i jobbtiteln, så att du och kandidaterna enkelt vet vilken plats ansökan gäller när processen fortlöper.

För att duplicera ett jobb, gå till fliken Jobb, klicka på de tre prickarna längst ut i raden för det relevanta jobbet och välj Duplicera. Du kan sedan öppna kopian och göra nödvändiga ändringar.

Använda e-postmallar

Rekryteringsverktyget har inbyggda e-postmallar för att förenkla kommunikation under rekryteringsprocessen, så att du slipper börja från början varje gång. Du kan också anpassa mallarna för att passa din företagsprofil och ton.

Du kan även skapa egna mallar att använda tillsammans med systemmallarna för speciella ändamål.

Tillgängliga e-postmallar

Du hittar e-postmallar under Inställningar – Rekrytering – E-postmallar. Där finns systemmallar som är anpassade för olika syften, exempelvis att boka en intervju eller skicka screeningfrågor. Det är viktigt att du behåller taggarna i mallarna så att funktionaliteten bibehålls, men du kan gärna ändra själva texten för att anpassa tonen.

Skapa egna e-postmallar

Vill du skapa egna mallar, klicka på Anpassad och sedan Lägg till mall. Du kan då ange mallens syfte, ämnesrad och själva e-posttexten.

Du kan också styra mallens synlighet:

• Markera Gör denna privat om bara du ska kunna använda mallen

• Avmarkera om hela rekryteringsteamet ska kunna se och använda den

När du är nöjd klickar du på Spara. Mallen sparas bland dina egna mallar och kan användas av dig och andra, beroende på inställningen.

Du kan sedan enkelt välja mallar för att mejla kandidater under hela rekryteringsprocessen när du vill.

Organisering av intervjuer

Rekrutteringssystemet har mulighet til å håndtere 1-1 intervjuer, hvor kun kandidaten og intervjueren deltar, panelintervjuer der flere intervjuere deltar samtidig, samt sekvensielle intervjuer der det er flere deler i samme intervjustadium. For å sette dette opp ved opprettelse av stilling, naviger til delen for Intervjudetaljer og velg “+” knappen med Rediger detaljer ved siden av den delen av intervjuprosessen du ønsker å endre. Dette vil åpne et felt med ekstra informasjon slik at du kan legge til nødvendige detaljer for din foretrukne intervjutype, for eksempel ønsket videointervjutype (Zoom, Teams eller Meet) eller adressen for et fysisk intervju. Du kan også legge til navnet på personen/personene du ønsker skal delta på kundesiden og bestemme varigheten av intervjuet.

Om du ønsker å legge til flere deltakere, skriv enkelt i Medlemmer-boksen og velg hvilke teammedlemmer du ønsker skal delta. Hvis et teammedlem ikke vises som tilgjengelig, har de sannsynligvis ikke fått tilgang til Rekruttering, så du må kanskje kontakte administratoren din for å sikre at de får tilgang fremover.

Her kan du også gjennomgå e-postmalen som Rekruttering automatisk sender til kandidater for dette intervjustadiet, og velge om du vil ha automatisering på eller av. Standardinnstillingen er at automatisering er AV, så ikke bekymre deg hvis det ikke passer for deg! Hvis du skrur på automatiseringen, vil den grønne roboten bli markert, og alle kandidater som dras og slippes inn i dette stadiet, vil automatisk få tilsendt invitasjon til å booke intervju selv.

Merk: bruk av automatisering krever at de relevante intervjuerne har synkronisert Cronofy i Mine Integrasjoner under innstillinger, og at de har lagt inn sine arbeidsdager og timer i Mine Preferanser. Hvis vi ikke har denne informasjonen, vil automatiseringen feile og du vil bli informert, for eksempel om at en bruker ikke har synkronisert kalenderen sin.

Bruk av sekvensielle intervjuer er også svært enkelt og sparer mye tid ved å fjerne fram og tilbake med kalendere og koordinering med både intervjuere og kandidater. Når du setter opp intervjudetaljer ved opprettelse av stilling, velg knappen Legg til intervju for å legge til en andre (eller flere!) del til det stadiet i intervjuprosessen du ønsker å legge til intervjuet i.

Når kandidaten skal velge tidspunkt, vil de se at intervjuet har flere deler og kunne velge et tidspunkt som passer for dem.

Merk: Intervjuer med flere deler må bruke samme type intervju for hver del innenfor samme stadium.

Synkronisering av en anställd kandidat i Rekrytering (via HRM-integrationer)

När du har anställt en kandidat via Rekrytering kan du synkronisera deras uppgifter för att skapa din nya medarbetare i ditt HRM-system. Så här gör du.

När du flyttar kandidaten till steget "Anställd" får du möjlighet att synkronisera kandidatens information för att skapa medarbetaren direkt i HRM-systemet. Du kan antingen göra detta omedelbart eller vänta och slutföra det senare.

Observera: De flesta HRM-system anser att en ny medarbetare är skapad så snart kandidaten har synkroniserats, vilket innebär att du börjar betala för deras åtkomst. Det är viktigt att detta är tydligt för användarna och att det endast sker en gång för att undvika dubbla anställda i HRM-systemet.

Synkronisera en kandidat när du flyttar dem till "Anställd"

När du flyttar kandidaten till kolumnen "Anställd" i din kanban-vy visas en popup som frågar om du vill "Synkronisera nu" eller "Synkronisera senare". Om du är redo att synkronisera kandidaten och göra dem till en anställd klickar du på "Synkronisera nu". Exakt vilka uppgifter som synkas beror på den specifika integrationen med HRIS.

Observera: Du kan endast synkronisera en kandidat en gång i Rekrytering, så se till att du är redo.

Synkronisera en anställd kandidat vid ett senare tillfälle

När du har samlat all information du behöver från rekryteringsprocessen i Rekrytering är det dags att flytta kandidaten till "Anställd". Om du inte är redo att skapa medarbetaren i HRM klickar du på "Synkronisera senare" i popup-rutan.

När du är redo att synkronisera, gå till jobbet i kanban och klicka på kandidaten du vill synka med HRM. På kandidatens profil klickar du på "Synkronisera nu", vilket skapar medarbetaren i HRM-systemet så att du kan bjuda in dem till onboarding.

Observera: Du kan endast synkronisera en kandidat en gång i Rekrytering, så se till att du är redo.

Du får sedan möjlighet att antingen stänga jobbet (vilket arkiverar det) eller fortsätta rekrytera om du planerar att anställa fler för samma roll.

Information som ingår vid synkronisering av medarbetare

När du synkroniserar medarbetaren överförs kandidatens information till ditt HRIS. Exakt vilka uppgifter som förs över kan variera, men vanligtvis ingår: