Simployer One – Rekrytering – Kontraktsmall

E-signatur – skapa och använda en kontraktsmall

Genom vår e-signaturintegration med Dropbox Sign kan du skapa kontraktsmallar i Rekrytering som kan skickas till kandidater för ifyllnad och e-signatur. Detta sparar tid eftersom du slipper skapa individuella dokument varje gång eller använda en separat e-signaturleverantör.

Skapa en kontraktsmall

För att skapa en mall, gå till Inställningar – Rekrytering – Kontraktsmallar – Skapa mall. Här kan du se, redigera och ta bort befintliga kontraktsmallar, samt skapa nya.

Ladda upp kontraktsdokumentet du vill använda som mall och lägg till signerarroll för kontraktet. Lägg sedan till de obligatoriska fälten, precis som på andra e-signaturplattformar, och säkerställ att varje fält är korrekt kopplat till rätt signerare.

Alternativ för autofyll-textrutor inkluderar:

• Signatur

• Initialer

• Datum för signering

• Fullständigt namn

• E-postadress

• Företagsnamn

• Titel

Ytterligare fältalternativ inkluderar:

• Textfält

• Kryssruta

• Rullgardinsmeny

• Radioknapp

När du är klar klickar du på Spara – klart!

Använda din kontraktsmall

När du har skapat mall(ar) kan du skicka dem till en kandidat för ifyllnad. Gå till kandidatens profil – Skapa kontrakt – Använd en mall.

Välj rätt mall, ge den en titel, välj signerare och anpassa meddelandet.

Signering av flera dokument

I din anställningsprocess kan det finnas fler dokument än kontraktet som nya medarbetare behöver skriva under. I Rekrytering kan du skicka flera dokument till kandidater för e-signatur, och alla dessa dokument kan synkroniseras med HR-plattformen när kandidaten anställs (beroende på integrationens detaljer). Att skicka flera dokument görs från kandidatens profil genom att välja Övrigt – Skicka e-signaturförfrågan.

Skicka ett dokument för signering

Gå till profilen för den kandidat du vill skicka dokumentet till. Klicka på Övrigt – Skicka e-signaturförfrågan, och välj om du vill ladda upp ett dokument som bara ska signeras, eller använda en mall som ger fler anpassningsmöjligheter (mallen måste i så fall skapas i förväg).

Fyll i uppgifter om signerarna och anpassa e-postmeddelandet.