Opprette tilgang og sende påloggingsdetaljer til flere ansatte samtidig

Opprette tilgang og sende påloggingsdetaljer til flere ansatte samtidig 

Målgruppe- rolle:

Systemadministrator 

Formål:

Oppretter brukerkontoer og applikasjonstilganger for flere ansatte i én operasjon, og deretter sender ut påloggingsdetaljer (brukernavn og passord) via e-post. 

Forutsetninger

• Du må ha rollen Systemadministrator i Simployer Classic.
• De ansatte det gjelder må allerede ha en profil i Simployer.
• Ansatte bør ha en primær e-postadresse registrert i profilen sin (dette brukes som brukernavn ved innlogging).

Del 1: Opprette brukerkontoer og applikasjonstilganger

Åpne Brukeradministrasjon

Gå til Administrasjon i venstremenyen og velg Brukeradministrasjon. Klikk deretter på Opprett pålogginger.

 Velg enhet

Velg hvilken organisasjonsenhet (avdeling) du vil opprette tilganger for fra organisasjonshierarkiet.

Vi anbefaler at e-postadresse brukes som brukernavn. Dette forutsetter at det er registrert en primær e-postadresse på den ansattes profil.

 Velg applikasjoner

Klikk Neste. Du kommer nå til siden der du velger hvilke applikasjoner de ansatte skal få tilgang til (f.eks. Simployer Portal, håndbøker, avvik osv.). Klikk Neste når du har valgt.

Gjennomgå ansattlisten

Du får nå en oversikt over alle ansatte i den valgte avdelingen. Her kan du fjerne ansatte som ikke skal ha tilgang.

Opprett pålogginger

Klikk på knappen «Opprett pålogging/applikasjonstilgang» nederst på siden.

Merk: Har du mange ansatte i utvalget kan dette ta noe tid. Dersom du får opp et dialogvindu, velg «Vent».

Kontroller resultatet

Etter opprettelsen vises en oversikt der du kan se om alle har fått opprettet konto. Ansatte som ikke fikk opprettet konto markeres med rødt og en feilmelding.

Del 2: Sende ut påloggingsdetaljer via e-post

Når brukerkontoer og tilganger er opprettet, kan du sende de ansatte en e-post med brukernavn og passord.

Steg 1 – Åpne Send meldinger

Gå til Administrasjon → Brukeradministrasjon → Send meldinger i venstremenyen.

Finner du ikke «Send meldinger»? Sjekk at funksjonen er aktivert under Systeminnstillinger → Generelle innstillinger.

Velg mal og mottakere

Angi følgende innstillinger:

• Mal: Velg den malen du ønsker å bruke, samt riktig språk.
• Mottakere: Velg om du vil sende til kun ledere, hele avdelingen, eller enkeltpersoner.
• Avsender: Velg hvem som skal stå som avsender av e-posten.
• Husk å krysse av for «Inkluder underavdelinger» hvis alle i avdelingen (inkludert underavdelinger) skal motta meldingen.

Hent mottakere og tilpass utvalget

Klikk «Hent mottakere». Du får en oversikt over alle ansatte i avdelingen.

• Ønsker du å utelate noen, klikk på søppelbøtte-ikonet ved siden av navnet deres for å fjerne dem fra utsendelsen.

Skriv personlig melding

Du kommer nå til meldingsredigeringen:

1. Fyll ut emnefeltet (obligatorisk).
2. Skriv din egen tekst i feltet «Content». Denne teksten flettes inn øverst i den forhåndsdefinerte malen som vises til høyre.
3. Du kan klikke «Forhåndsvis» for å se hvordan e-posten vil se ut.

Send

Når du er fornøyd med meldingen, klikk «Send».

Tips og merknader

• E-post som brukernavn: Vi anbefaler at den ansattes primære e-postadresse brukes som brukernavn. Sørg for at denne er registrert i profilen før du starter prosessen.
• Én avdeling om gangen: Funksjonen for å sende meldinger støtter kun utsendelse til én avdeling per gang. Gjenta for flere avdelinger ved behov.
• Feilhåndtering: Dersom noen ansatte ikke får opprettet konto (rød markering), sjekk at de har en gyldig e-postadresse registrert og at de ikke allerede har en aktiv konto.
• Systeminnstillinger: Dersom menyvalget «Send meldinger» ikke er synlig, kontroller at dette er aktivert i Systeminnstillinger → Generelle innstillinger.