Förberedelser för att använda Simployer

Vad måste göras innan jag kan börja använda Simployer?

När du ska implementera Simployer kommer en av våra erfarna konsulter att hålla arbetsmöten med dig (och eventuellt din arbetsgrupp) för att anpassa Simployer HRM samt gå igenom systemets funktionalitet. Detta ger dig en god genomgång av systemets uppbyggnad och hur det fungerar, så att du får den förståelse som krävs för att kunna agera som systemadministratör i din organisation.

Enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal
(https://www.simployer.com/support/documentation/simployer-trust-center/other-useful-content/agreements/data-processing-agreement/data-processing-agreement-no/?r=1)
är Simployer personuppgiftsbiträde, medan du som kund är personuppgiftsansvarig. Det innebär att du och din organisation själva ansvarar för att uppdatera och underhålla uppgifterna i Simployer HRM. Det är därför viktigt att du vet hur detta görs, samt vad som är bästa praxis i sammanhanget. Vår etableringskonsult ger dig god information om detta och guidar dig genom användningen av systemet.

Innan ni kan ha det första arbetsmötet med konsulten måste grundläggande person- och tjänsteinformation för alla anställda i din organisation importeras till Simployer HRM. Själva importen genomförs av konsulten, men det är du som kund som ska ta fram underlaget. Du måste klistra in uppgifterna i ett kalkylblad för personinformation, som konsulten använder för importen. Detta kalkylblad skickas till dig av din konsult, men du kan även ladda ner det via länken nedan.

Det är vanligt att hämta uppgifterna till kalkylbladet från lönesystemet eller eventuellt från ett tidsrapporteringssystem. Oavsett källa är det viktigt att se till att uppgifterna är korrekta och håller hög kvalitet, så att det som importeras till Simployer HRM blir så rätt som möjligt.

Kalkylbladet innehåller olika kolumner för person- och tjänsteinformation, och det är uppbyggt så att varje rad innehåller uppgifter för en person, inklusive vilken juridisk enhet personen är anställd i.

Du ska även ha blivit kontaktad av vår konsult och genomfört ett uppstartssamtal, där du fått grundläggande och övergripande information om leveransen av Simployer HRM och de moduler ni har köpt.

Du ska dessutom ha fått tillgång till Simployer HRM samt ett mejl med en länk för att sätta lösenord till din användare i systemet. Detta gör att du kan logga in och ladda upp det ifyllda kalkylbladet under Om Mig -> Mina Dokument. Genom att ladda upp kalkylbladet för personinformation i Simployer HRM undviker vi att stora mängder personuppgifter skickas via e-post.