Xledger-integrasjon

Endret Mon, 5 Jan ved 10:32 AM

Alt du trenger å vite om Xledger standardintegrasjon

Oversikt

Med denne integrasjonen kobler du Simployer One til din Xledger-konto via API. Dette gir deg følgende muligheter:

Planlagt eller manuell synkronisering av ansattdata som personopplysninger, ansettelsesdata, kompensasjonsdata m.m. fra Simployer One til Xledger.
Synkronisering av fraværsdata som sykefravær, foreldrepermisjon og ferie til Xledger for en valgfri periode. Du har full kontroll over hvilke fravær som eksporteres, for hvilke ansatte og for hvilken periode.

Tilgjengelig i: Norge

Krav fra Xledger

Du må ha tilgang til følgende gyldige legitimasjon:

Tilgangstoken
Dette finner du her: https://xledger.net/f/api-tokens

Klikk på Generate new token
Legg inn en beskrivelse av tokenet, for eksempel «Simployer One» eller «Simployer»
Velg «Read» og «Write» for følgende områder:
- Accounts payable
- Accounts receivable
- Common and General Ledger
- Human Resources
Klikk Generate token

Når tokenet er generert, kan det brukes ved oppsett av Xledger-integrasjonen i Simployer One.

Legge til integrasjonen

Integrasjonen aktiveres via Innstillinger → Integrasjoner → Legg til integrasjon (under seksjonen «Integrer med lønnssystem»).

1. I seksjonen API-integrasjoner, velg Xledger

2. Klikk Neste for å starte konfigurasjonsveiviseren

3. Legg inn alle nødvendige detaljer for tilkoblingen

Innstillinger

Du kan velge hvordan synkronisering av ansatte skal utføres. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Manuell synkronisering

Data synkroniseres manuelt til Xledger av bruker
Dette er nyttig dersom planlagt synkronisering er deaktivert og du ønsker full kontroll over når data overføres, for eksempel i implementeringsfasen eller i perioder der oppdateringer ikke er ønsket av hensyn til prosess eller lønnskjøring
Manuell synkronisering kan også utføres selv om planlagt synkronisering er aktiv, for eksempel dersom det har vært mange endringer i Simployer One etter siste planlagte kjøring

Planlagt synkronisering

Synkronisering kjøres automatisk etter en tidsplan du definerer
Du kan velge hvilke dager i uken og tidspunkt på dagen synkroniseringen skal kjøres

Merk: Når planlagt synkronisering er aktivert, blir den satt i kø og kjørt kort tid etter kl. 06:00 CET neste dag.

Omfang (Scope)

Omfang gjør det mulig å definere mer detaljerte filtre for hvilke ansatte som inkluderes i synkroniseringen
Dette er spesielt nyttig dersom enkelte ansatte skal ekskluderes fra eksport til Xledger
Omfang følger samme funksjonalitet og logikk som i øvrige HR-funksjoner i Simployer One

Ansattdata

Ansattdata synkroniseres fra Simployer One til Xledger. Det betyr at dersom data oppdateres i Xledger på aktuelle datafelter, og deretter synkronisering fra Simployer One kjøres, vil dataene i Xledger bli overskrevet.

Når synkroniseringen kjøres, sammenlignes datafeltene i Simployer One med tilsvarende verdier i Xledger.

Hvis det ikke er endringer, oppdateres ikke brukeren.
Hvis det er endringer, oppdateres dataene i Xledger.

Noen felt er for øyeblikket hardkodet eller har standardverdier. Se tabellen nedenfor for detaljer.

Simployer Field	XLedger Field	Notes
Person.firstName	Contact.firstName	Required
Person.lastName	Contact.lastName	Required
Person.firstName + lastName	Contact.name	Concatenated
	Contact.initials	First letter of first + last name
Person.email	Contact.email	Required. Sync blocked if employee number exists in Xledger with different email
Person.phoneNumber	Contact.phone
Person.address.streetAddress1	Contact.streetAddress	Address changes sync to both Contact and Supplier
Person.address.postalCode	Contact.zipCode
Person.address.city	Contact.place
Person.birthdate	Contact.birthday
Person.nationalIdList\[0\].nationalId	Contact.socialSec	First national ID in list, or empty if none
	Contact.countryId	Hard-coded: 5 (Norway)

Supplier

Simployer Field	XLedger Field	Notes
Employee.employeeNumber	Supplier.code
Person.firstName + lastName	Supplier.description	Concatenated
Person.bankAccount.accountNumber	Supplier.bankAccount	Optional
Person.address.streetAddress1	Supplier.streetAddress	Synced from Contact
Person.address.streetAddress2	Supplier.streetAddress2
Person.address.postalCode	Supplier.zipCode
Person.address.city	Supplier.place
	Supplier.countryDbId	Hard-coded: 5 (Norway)

Employee

Simployer Field	XLedger Field	Notes
Employee.employeeNumber	Employee.code	Required. Must be unique
Person.firstName	Employee.firstName
Person.lastName	Employee.lastName
Person.firstName + lastName	Employee.description	Concatenated
Employee.hireDate	Employee.dateFrom	Required
Employee.hireDate	Employee.employmentFrom	Required
Employee.jobTitle	Employee.positionValueDbId	References the Job Title

Job Title

Simployer Field	XLedger Field	Notes
Employee.jobTitle	ObjectValue.description	Required. Created in Xledger if doesn't exist (definitionId: 713 - Position Value). Matching is case-insensitive. Employees without job title are skipped. This job title is automatically linked to Employee, Position, and Payroll Rate records.

Position

Simployer Field	XLedger Field	Notes
Employment.startDate	EmployeePosition.dateFrom	Required. For existing employees: only positions starting within current year + last year are synced (older positions may be locked by accounting). All positions synced for new employees.
Employment.endDate	EmployeePosition.dateTo	Optional
Employment.rate	EmployeePosition.parttimePct	Must be 100 (only 100% FTE supported, part-time skipped with warning)
Employment.employmentId	EmployeePosition.internalInfo	Used to match existing positions
	EmployeePosition.mainPosition	Based on Employee.mainEmploymentId
	EmployeePosition.employmentTypeDbId	Hard-coded: 28136 (only `permanent_employment` supported)
Employee.jobTitle	EmployeePosition.positionDbId	Job title reference. Preserved for historical positions (start date in past).

Payroll Rates

Simployer Field	XLedger Field	Notes
Payroll.payrollEffectiveDate	PayrollRate.dateFrom	Cannot create/update rates before current month for existing employees (accounting periods locked). New employees can have historical rates during initialization.
Compensation.compensationAmount	PayrollRate.rate	Converted to annual amount: Hourly = as-is (hourly rate), Monthly = × 12 (annual equivalent), Annual = as-is (already annual). Recommended: Use annual payout period in Simployer to avoid conversion.
Compensation.compensationCurrency		Must be NOK (other currencies skipped with error)
Payroll.payrollAdditionalProperties.payoutPeriod	PayrollRate.rateElementDbId	4319462 (hourly) or 4319459 (monthly/annual) - determines how rate is interpreted
Employee.jobTitle	PayrollRate.positionDbId	Job title reference. Preserved for historical rates (effective date before current month).

Krav og begrensninger

Employee.employeeNumber er påkrevd
Employee.hireDate er påkrevd
Employee.jobTitle er påkrevd (ansatte uten stillingstittel hoppes over)
Person.email er påkrevd
Employment.startDate er påkrevd (ansettelser uten startdato hoppes over)
Kun aktive ansatte behandles (tidligste ansettelse brukes dersom flere finnes)
Kun faste ansettelser (permanent_employment) med 100 % stilling synkroniseres
- Deltidsstillinger hoppes over med advarsel
Kun NOK støttes som valuta for lønnssatser (andre valutaer hoppes over)
Historiske data (stillinger/lønn før inneværende måned/år) kan ikke synkroniseres for eksisterende ansatte på grunn av låste regnskapsperioder
Støttede utbetalingsperioder:
- HOURLY
- MONTHLY
- ANNUAL
  (andre perioder hoppes over)

Fraværsdata

Fraværsdata synkroniseres fra Simployer One til Xledger. Det betyr at dersom data oppdateres i Xledger på relevante datafelter, og deretter synkronisering fra Simployer One kjøres, vil dataene i Xledger bli overskrevet.

Når synkroniseringen kjøres, sammenlignes fraværsdataene i Simployer One med tilsvarende verdier i Xledger.

Hvis det ikke er endringer, oppdateres ikke dataene.
Hvis det er endringer, oppdateres dataene i Xledger.

Noen felt er for øyeblikket hardkodet. Se informasjonen nedenfor for detaljer.

Simployer field	Xledger field	Mapping conditions
Data
	leavePercent	Defaulted to `100`
AbsenceStartDate	timeFrom
AbsenceEndDate	timeTo
AbsenceEndDate	toDate
AbsenceStartDate	fromDate
	Comment	Defaulted to "temporary comment"
Codes
childcare	“CS”
vacation	“V”
sick_leave	“SWN”
{custom leavecode}	{custom leavecode}	A custom leave code must be set to the exact value defined in Xledger