Brukerveiledning – Kompetanse

1 Innledning

1.1 Målgruppe

Denne veiledningen er ment for kompetanseadministratorer og systemadministratorer.

1.2 Hensikt og mål

Målet er at kompetanse- og systemadministratorer skal forstå mulighetene som tilbys gjennom Kompetansemodulen og hvordan man jobber med den i Netcompetence Talent Portal.

2 Prosessbeskrivelse

(Kun seksjonstittel – det var ingen innhold under denne i originalteksten)

3 Definere roller

For at ansatte skal kunne vurdere seg selv mot kompetanser, må kompetansene være knyttet til roller. Når den ansatte går inn på sin kompetanseside, vises rollen deres sammen med tilknyttede kompetanser.
(Det er mulig å knytte kompetanser til andre grupper, som stillingstitler eller geografiske regioner. I denne veiledningen bruker vi imidlertid rolle som eksempel for kobling og vurdering av kompetanser.)

• Definere roller

• Definere kompetanser

• Definere kravprofiler

• Koble kompetanse til læring

• Kompetanseanalyse

• Kompetansevurdering

3.1 Legg til ny rolle

Hvis roller ikke er opprettet via brukerimport, må de legges inn manuelt. For å legge til nye roller, gå til:
Administrator > Brukergrupper
I nedtrekksmenyen, velg Rolle.

Klikk på Opprett. Skriv inn rollenavnet og eventuelt en beskrivelse. Denne beskrivelsen vises på kompetansesiden til brukere med denne rollen – et godt sted å skrive rollebeskrivelsen.

3.2 Slette rolle

Du kan slette en rolle ved å velge den og klikke på Slett.
Hvis du sletter en rolle, fjernes alle koblinger til kompetanser og brukere.
Eventuelle eksisterende vurderinger gjort av ansatte for disse kompetansene blir imidlertid ikke slettet.

4 Definere kompetanser

For å opprette og administrere kompetanser, gå til:
Administrator > Kompetanser

4.1 Legge til kompetanseområde

Et kompetanseområde er en gruppering av kompetanser som er unike for det området.
(Merk: Du kan ikke vurdere mot et kompetanseområde eller generere resultater for det.)

Klikk Legg til for å opprette et kompetanseområde.
Skriv inn navnet på området og huk av for at det skal være et kompetanseområde.
Hvis det skal inngå i et annet område, velg dette under "Inkludert i kompetanseområde".
Du kan også legge til en beskrivelse av området.

4.2 Legge til kompetanse

Du kan legge til individuelle kompetanser på samme måte.
Skriv inn navnet på kompetansen. Hvis den skal inngå i et kompetanseområde, velg dette fra nedtrekksmenyen.

Beskrivelsen hjelper ledere og ansatte å forstå hva kompetansen innebærer.
Denne teksten vises når man holder musepekeren over kompetansen på vurderingssiden.

Nivåbeskrivelser – Forklarer hva hvert nivå betyr.
Disse vises når man holder musepekeren over nivåene på vurderingssiden.
Det finnes forhåndsdefinerte nivåbeskrivelser i portalen, som fungerer som standard for alle kompetanser.
Disse kan endres – kontakt Netcompetence for å oppdatere standardinnstillinger.

Du kan også opprette egne nivåbeskrivelser for hver enkelt kompetanse.
Klikk på Egendefinerte nivåbeskrivelser for å redigere teksten for hvert nivå.

Språk – Navn og beskrivelser skal skrives i systemets standardspråk.
For å legge til oversettelser, logg inn med det språket du vil legge til. Da vises feltene for det språket.
Hvis du navngir en kompetanse på et annet språk, må du også fylle ut beskrivelsen på det språket.
Hvis svensk er standardspråket, trenger du ikke fylle ut de svenske feltene.

For å slette en kompetanse, klikk på navnet (fra siden Administrer kompetanser), og klikk Slett.

Merk: Å slette en kompetanse fjerner også alle koblinger (f.eks. til roller og egenevalueringer).

4.2.1 Endre antall kompetansenivåer

Som standard kan kompetanser ha 1 til 4 nivåer, hver med sin beskrivelse.
Hvis du sletter beskrivelsen for nivå 4, vises bare 3 nivåer.
Grensen på 4 nivåer kan endres i systeminnstillinger av Netcompetence.

4.3 Endre rekkefølge på kompetanser

Kompetanser sorteres automatisk alfabetisk (både i admin- og brukervisning).
Du kan også velge Egendefinert rekkefølge for å manuelt endre rekkefølgen med piltaster.

5 Definere kravprofiler

5.1 Sett kompetansekrav for en rolle

På siden Kravprofiler spesifiserer du hvilke kompetanser som er koblet til hver rolle.
Klikk på Velg grupper for kompetansekrav for å velge én eller flere roller.
(Å velge lignende roller gjør det enklere å sammenligne dem.)
Du kan sammenligne opptil 3 roller samtidig.

Kryss av for det passende nivået som kreves for hver kompetanse i rollen.

For eksempel: Å velge nivå 2 setter dette som kravet.
En ansatt med den rollen som ikke har nådd nivå 2, vil vises med et kompetansegap.

5.2 Koble kompetanse til rolle uten krav

Du kan også knytte en kompetanse til en rolle uten å angi et påkrevd nivå.
Dette gjør det mulig for ansatte å vurdere seg selv, uten at det er en forventning.

Klikk på binders-ikonet for å gjøre dette.

5.2.1 Fjerne kompetansekrav

Hold musepekeren over vurderingsboksene for kompetansen og klikk på den svarte X-en.

6 Koble kompetanse til læring

For å jobbe aktivt med kompetanseutvikling kan ansatte og ledere sette opp aktiviteter.
Disse kan være generelle oppgaver eller formelle kurs fra kurskatalogen.

6.1 Søk i kurskatalogen

Når ansatte bruker kurskatalogen, kan de søke etter aktiviteter som adresserer kompetansegapene deres.
For å muliggjøre forslag, kobler administratorer spesifikke aktiviteter til bestemte kompetanser og nivåer via Admin Kurskatalog.
Åpne en aktivitet og klikk på Kompetanse-fanen.

6.2 Automatisk økning av kompetanse

Hvis du klikker Auto, økes kompetansen automatisk til angitt nivå når aktiviteten er fullført av den ansatte.

7 Kompetansevurdering

Når roller, kompetanser og kravprofiler er satt opp, kan man generere kompetanse- og gapanalyser på både individ- og gruppenivå.
Hver person må vurderes – metoden avhenger av tilgangsnivået.

7.1 Kun lesetilgang

Dette er det mest begrensede nivået.
Ansatte kan se sin kompetanseside, men ikke gjøre vurderinger.
Leder gjennomfører alle vurderinger.

7.2 Foreslå kompetansenivå

Dette er et mellomnivå.
Ansatte kan foreslå nivåer, men det er lederen som setter endelig vurdering.
Den ansatte foreslår et nivå.

På teamets kompetanseside kan lederen se alle foreslåtte endringer.

På individets kompetanseside kan lederen godkjenne eller avslå forslagene.

7.3 Fri vurdering (Anbefalt)

Med denne innstillingen kan både ansatte og ledere fritt vurdere, uten godkjenning.
Den siste vurderingen gjelder.

8 Kompetanseanalyse og oppfølging

8.1 Oppfyllelse av rollekrav

På kompetansesiden vises en fremdriftsindikator for den ansatte.
Ledere kan også se dette på teamets kompetanseside.
Prosenttallet viser hvor stor del av kravene i rollen som er oppfylt.
100 % betyr at alle nødvendige nivåer er møtt eller overgått.

8.2 Sammenligne kompetanse med andre roller

Ansatte kan vurdere seg selv mot andre roller eller kompetanser de ikke har i dag.
Disse vises nederst på kompetansesiden.
For å vise en rolle her, må vurdereren ha tilgang til den, og rollen må ha tilknyttede kompetanser.

Disse vurderingene vises ikke i gruppebaserte rapporter – de er hovedsakelig for egen sammenligning.

8.3 Leder legger til fremtidig rolle

Ledere kan tildele en fremtidig rolle til en ansatt.
De kan velge om dette skal være synlig for den ansatte eller kun for dem selv.

8.4 Ansatt legger til utviklingsaktiviteter

For å utvikle spesifikke kompetanser kan ansatte og ledere definere aktiviteter.
Disse kan være uformelle eller hentet fra kurskatalogen.

8.5 Ansatt søker etter kurs for å tette kompetansegap

Ansatte kan søke etter kurs i katalogen som hjelper dem å tette kompetansegap.
Ved å bruke Kompetansefilteret, vises alle kurs knyttet til kompetanser hvor det er mangler i forhold til rollen deres.