Brukerguide rapport

1 Innledning

1.1 Målgruppe
Denne guiden retter seg mot administratorer av Netcompetence Talent Portal.

1.2 Mål og hensikt
Målet er at leseren skal få kunnskap om hvordan rapporter fungerer generelt i Netcompetence Talent Portal, og hvordan man går frem for å opprette og distribuere rapporter.

1.3 Hva er rapporter i Netcompetence Talent Portal?

Generelt sett er rapporter en "strukturert presentasjon av innsamlede data".
I Netcompetence Talent Portal samles data inn når systemet brukes, for eksempel når:

• personer logger inn og ut
• kurs gjennomføres, og fravær/nærvær registreres
• spørsmål besvares i kurs, tester, undersøkelser og samtaler
• kompetanser vurderes
• utviklingssamtaler deles og signeres
• og mye mer

Den innsamlede informasjonen lagres i en database, og vises både i portalen og i rapporter. Sider i portalen er optimalisert for arbeid med innhold (endre/legge til), mens rapporter er optimalisert for analyse og konklusjoner – samme data kan presenteres i ulike rapporter for å trekke ulike konklusjoner. Du kan ikke endre informasjon i rapporter.

1.4 Rapport eller systemside?
Du kjenner igjen en rapport ved at den (med få unntak) alltid åpnes i en ny fane og har en grå verktøylinje øverst som ser slik ut:

2 Åpne og se på rapporter

2.1 Åpne rapport fra startsiden
Som leder eller medarbeider ser du rapporter på startsiden din. Hvilke rapporter du ser, avhenger av din tilgang og hvordan portalen er konfigurert.

Hold musepekeren over rapporten for å se beskrivelsen.

Når du klikker på en rapport, åpnes den i en ny fane i nettleseren.

For å gå tilbake til startsiden, lukk rapportfanen eller klikk på forrige fane.

2.2 Rapportsiden (oversikt)
Som administrator har du tilgang til rapportsiden, der du kan administrere rapporter fra ulike moduler i portalen. Her kan du åpne eksisterende rapporter, opprette nye (se OPPRETT RAPPORT), og administrere eksisterende (se ARBEID MED EKSISTERENDE RAPPORTER).
For å åpne rapportsiden, gå til Administrer > Rapporter

2.2.1 Rapportkategorier
Eksisterende rapporter er delt inn i bokser kalt rapportkategorier. De brukes til å gruppere lignende rapporter eller samle rapporter for en spesifikk målgruppe (f.eks. rolle eller forretningsområde). Standardkonfigurasjonen har én rapportkategori per modul, samt en for "Under utvikling" og en for lederrapporter.
Du ser kun de rapportkategoriene du har tilgang til.

2.3 Åpne rapport
Klikk på rapportnavnet for å åpne en rapport.
Rapporten åpnes i en ny fane i nettleseren (slik at du kan åpne flere rapporter samtidig).

2.3.1 Delene i en rapport

1. Sidenavigering og søk (se NAVIGERE I RAPPORT)

2. Eksport av data (se EKSPORTERE RAPPORT TIL ANDRE FORMAT)

3. Navn og beskrivelse

4. Dato rapporten ble generert og sidetall

5. Rapportinnhold

6. Aktuelle innstillinger og filtre

7. Rapportmalens navn og navigasjonssti ved klikk i rapporten

8. Åpne innstillingspanelet (se RAPPORTINNSTILLINGER)

2.4 Endre rapportinnstillinger
Nederst i rapporten, under overskriften Parametere, vises hvilke innstillinger som er gjort.

I dette eksempelet vises bare aktiviteter medarbeiderne er påmeldt, og kun aktiviteter med status Aktiv og Arkivert er inkludert.
I noen rapporter kan du endre innstillinger (avhengig av hva rapportskaperen har gjort tilgjengelig).
Klikk på fanen Innstillingertil høyre.

Et panel med tilgjengelige innstillinger åpnes.

Etter å ha gjort endringer, klikk på Oppdater for å laste inn rapporten på nytt med nye innstillinger.

Merk!
Endringene du gjør i innstillingene blir ikke lagret. For å lagre endringer må du ha redigeringstilgang og åpne rapporten i redigeringsmodus (se REDIGERE RAPPORT).

2.5 Navigere i rapport
I verktøylinjen øverst i rapporten kan du gjøre følgende:

2.5.1 Bla mellom sider
(Bildet viser navigasjonsknapper – oversettes ikke)

2.5.2 Søke etter tekst

1. Skriv inn teksten du vil finne i søkefeltet
   

2. Klikk på Søk

3. Rapporten viser automatisk riktig side og markerer teksten med blå farge

2.6 Utforske rapporter dypere (Drilldown)
Mange rapporter har informasjon som er koblet til underliggende rapporter. Ved å klikke på lenkene får du mer detaljert informasjon.
For rapporter fra Læringsmodulen gjelder:

• Klikk på et utdanningsprogram for å se delresultater

• Klikk på et aktivitetsnavn for detaljert resultat

• Klikk på et gruppenavn for å se resultater for undergrupper (eller enkeltpersoner)

• Klikk på et tall for å se hvilke brukere som inngår

Eksempel:

2.7 Eksportere rapport til andre format

1. Klikk på eksportikonet

2. Velg ønsket format
   En fil genereres, og du får opp et nedlastningsvindu (avhengig av nettleser).
   Eksempel fra Microsoft Edge:

3. Velg hva du vil gjøre med den nedlastede filen

2.8 Innebygde rapporter
I tillegg til rapportene under hovedmenyen Rapporter, finnes det innebygde rapporter på ulike steder i systemet:

2.8.1 Administrasjon av aktiviteter
For å hente rapport for en bestemt aktivitet i Læringsmodulen:

1. Åpne aktiviteten i redigeringsmodus

2. Klikk på delen av aktiviteten du vil se rapport for

3. Klikk på fanen Rapporter

2.8.2 Medarbeiderens resultatside
For å hente en medarbeiders individuelle rapporter:

1. Søk opp brukeren

2. Klikk på fanen Rapporter

2.8.3 Spørreundersøkelser (enketer)
Resultater fra spørreundersøkelser (f.eks. evalueringer) finnes i Rediger enkett > Resultat-fanen.
Rapportene viser resultater fra alle aktiviteter som bruker den aktuelle spørreundersøkelsen.

2.8.4 Detaljerte testresultater
For tester der valget Tillat deltaker å se detaljert resultat er aktivert, vises en knapp Detaljer på testens resultatside.

2.8.5 Widgets på startsiden

2.8.6 Eksport av brukerprofil / CV

2.8.7 Sjekkliste-rapporter

3 Opprette rapport

Hvis du vil opprette en rapport som ligner på en eksisterende, kan du kopiere den (se Kopier rapport). Ellers kan du starte fra bunnen.

3.1 Prosess for å opprette en ny rapport 

Start med å velge hvilken rapportkategori du vil legge den nye rapporten i. Klikk deretter på knappen Opprett.

3.2 Velg rapportmal

Listen over tilgjengelige rapportmaler er ikke begrenset av tilgangsrettigheter, så du vil se maler for alle moduler – også de dere kanskje ikke bruker.
Klikk på en rapportmal for å forhåndsvise hvordan rapporten vil se ut.

3.2.1 Kundetilpassede rapporter

Under Kundetilpassede rapporter finner du eventuelle maler dere har bestilt fra Netcompetence. Disse vises kun for din organisasjon.
Etter at du har valgt en mal, klikker du på Legg til.
En tom rapport vises (vanligvis), ofte med en melding om hvilke valg som må gjøres for at rapporten skal vise data.

3.3 Rapportinnstillinger

Når du oppretter en ny rapport, åpnes fanen Innstillinger automatisk. Så snart du klikker på Oppdater eller Lagre, lukkes innstillingspanelet.

Klikk på Innstillinger igjen for å åpne det på nytt.

Du kan feste panelet åpent ved å klikke på nål-ikonet.

3.3.1 Angi navn og beskrivelse på rapporten

Som standard får en ny rapport navn etter malens navn + ditt navn + dagens dato.
Beskrivelsen kopieres fra malen.

1. Skriv inn et beskrivende navn (f.eks. “Gjennomførte aktiviteter 2017 for prosjektledere”).

2. Fyll inn beskrivelse på samme måte.

3. Klikk på Lagre.

Tips: Du kan oversette rapportnavnet til flere språk ved å legge inn standardnavnet først, og deretter legge til oversettelser i systemets ordliste.

3.3.2 Velg grupper

Mange rapporter krever at du velger grupper.

1. Klikk på Legg til
   

2. Velg fra alle tilgjengelige gruppetyper (f.eks. Organisasjon, Rolle, Tilgangsgruppe).

3. Bruk Ctrl for å velge flere, eller Shift for å velge et intervall.

4. Klikk på OK

5. Klikk på Oppdater for å vise rapporten.

6. Hvis du er fornøyd, klikker du på Lagre.

3.3.3 Valg: “Grupper der brukeren er leder”

Dette valget gjør at rapporten viser ulike data avhengig av hvem som åpner den. En leder vil se sine medarbeidere. Som administrator vil du ofte ikke se data i starten – velg en testgruppe for å gjøre innstillinger først, og avslutt med å velge “Grupper der brukeren er leder”.

3.3.4 Valg: “Grupper der brukeren er administrator”

Dette valget viser data for gruppene brukeren har rapporttilgang til. Administratorer har som regel tilgang til alle.

3.3.5 Valg: “Alle brukere”

Dette inkluderer alle brukere i systemet – også eksterne brukere og f.eks. Netcompetence sin systemkonto.

3.3.6 Utvalg fra lister (f.eks. aktiviteter)

Avhengig av hva rapporten viser, kan du måtte velge fra ulike lister.

Klikk Legg tilfor å åpne listen.

Velg ett eller flere elementer. Enkelte rapporter tillater bare ett valg.
Valget Alt i listen inkluderer automatisk nye elementer senere.

3.4 Angi filtre

Filtre brukes vanligvis for å begrense dataene (f.eks. ekskludere inaktive brukere).

 Enkelte filtre påvirker også visningen (f.eks. Tidssone for klokkeslett).

Merk:

• Filtre som Kjønn, Fødselsdato, Fraværende gjelder brukere.

• Filtre som Kategori, Aktivitetstype, Startdato gjelder aktiviteter.

Filteret Grupper i kombinasjon med viser bare brukere som tilhører begge valgte grupper.
Eksempel: Hvis du har valgt gruppen “Stockholm” og filtrerer med “Prosjektledere”, vises kun brukere som er med i begge.

Husk å lagre rapporten!

3.5 Skjul innstillinger

Som rapportskaper ser du alle filtre og innstillinger. Sluttbrukeren skal kanskje ikke se alt.

• ?️ = synlig

• ?️ med strek = skjult

Klikk på øyet ved siden av hver innstilling du vil skjule.
Du kan også skjule hele innstillingsfanen for en enklere og mer oversiktlig rapportvisning.

3.6 Lås innstillinger og navigering

Du kan låse spesifikke innstillinger slik at brukeren ikke kan endre dem (f.eks. gruppetilhørighet).

• ? = åpen (kan endres)

• ? = låst (kan ikke endres)

Du kan også begrense navigering i rapporten.

• Låsen til høyre: tillat/forby å klikke seg ned i detaljer

• Låsen til venstre: tillat/forby å gå opp til overordnet rapport

Merk: Som standard er all navigering åpen, med mindre du låser det.

3.7 Lagre rapport

Klikk Lagre når du er ferdig.

Viktig:
Hvis rapporten har flere visninger, må du sørge for å være i riktig visning før du lagrer. Det er denne visningen som vises først når rapporten åpnes.

3.8 Rapporttilgang

Du får automatisk full tilgang til rapporter du lager. Systemadministratorer har tilgang til alle rapporter som standard.

For å dele med andre, må du gi dem tilgang.

3.8.1 Tilgang til rapportkategori

Rapporten må ligge i en kategori personen har tilgang til.
Eksempel: kursadministratorer har tilgang til “Oppfølging av aktiviteter”.

3.8.2 Tilgang til selve rapporten

Marker rapporten

Klikk på Tilgang

Legg til brukere eller grupper

Klikk OK

Klikk Lukk

3.9 Planlegg rapportutsending

Du kan sette opp at utvalgte brukere eller grupper får rapporten tilsendt på e-post.
E-posten inneholder beskrivelse, lenke til rapporten og en PDF-versjon.

NB: Hvis rapporten bruker “Grupper der brukeren er leder/administrator”, blir PDF ikke lagt ved (systemet klarer ikke å generere så mange).

3.9.1.1 Velg utsendelsesintervall

Marker rapporten

Klikk Planlegg rapport

Velg:

Slutten av måneden → sendes siste dag

Slutten av uken → sendes søndag

3.9.1.2 Velg mottakere

Mottakere styres via tilgangsinnstillinger.

1. Marker rapporten

2. Klikk Tilgang

3. Legg til brukere eller grupper

4. Under tilgangsnivå (vanligvis “Tilpasset”), huk av for Motta planlagt rapport

5. Klikk OK
   

Planlagte rapporter vises med et utsendingslogg-ikon.
Klikk på ikonet for å se hvem som har fått rapporten.

4 Arbeide med eksisterende rapporter

4.1.1 Kopier rapport

For å lage en lignende rapport:

1. Marker rapporten

2. Klikk på Kopier

3. Gå til ønsket kategori og klikk Lim inn

4. Den nye kopien får navnet “[Originalnavn] - Kopi”

Merk: Tilgangsinnstillinger tilbakestilles, så du må kanskje endre dem.

4.1.2 Rediger rapport

For å gjøre endringer:

1. Marker rapporten

2. Klikk på Rediger

3. Gjør ønskede endringer (samme muligheter som ved opprettelse)

4.1.3 Flytt mellom kategorier

Du kan flytte rapporter mellom kategorier:

1. Marker rapporten

2. Klikk på Klipp ut

3. Gå til ønsket kategori

4. Klikk på Lim inn

5. Rapporten legges nederst i listen

4.1.4 Endre rekkefølge

For å flytte rapporter opp eller ned:

1. Marker rapporten

2. Klikk på Flytt opp eller Flytt ned

Tips: Viktige rapporter bør ligge øverst – disse vises på startsiden i widgeten.

4.1.5 Slett rapport

For å slette en rapport:

1. Marker rapporten

2. Klikk på Slett

Merk: Sletting er permanent og kan ikke angres.