Administrere vedlegg til fravær i Simployer One

Denne veiledningen forklarer hvordan man bruker funksjonen Fraværsvedlegg i Simployer One. Denne funksjonen lar ansatte laste opp relevant dokumentasjon, som for eksempel legeerklæringer, når de registrerer en fraværsforespørsel. Den bidrar også til bedre dokumenthåndtering for administratorer og godkjennere.

Fraværsvedlegg gjør det mulig for ansatte å legge ved støttedokumenter direkte i fraværsforespørsler. Dette er spesielt relevant ved:

• Sykefravær som krever legeerklæring

• Foreldrepermisjon eller omsorgspermisjon som krever offisiell dokumentasjon

• Enhver fraværstype der dokumentasjon er nødvendig for godkjenning eller etterlevelse

Konfigurasjon av vedlegg

Vedlegg aktiveres under fraværstypens policy i innstillingene for Ferie og fravær.
Vedlegg er tilgjengelig for alle fraværstyper, med unntak av egenmeldt sykefravær.

Opplasting av vedlegg ved registrering av fravær

Når en ansatt registrerer et fravær:

1. Gå til modulen Ferie og fravær

2. Velg riktig fraværstype (f.eks. Sykefravær)

3. Velg datoene for fraværet

4. I registreringsdialogen, finn feltet for Vedlegg

5. Last opp nødvendig fil:

   • Akseptert format er PDF

6. Send inn fraværsforespørselen

Merk: Vedlegget lagres sikkert og blir en del av fraværsposten.

Synlighet av vedlegg

For ansatte:

• Etter innsending kan ansatte se vedlagte dokument under detaljene for fraværet

• Systemet bekrefter at dokumentet er lastet opp vellykket

For ledere/godkjennere:

• Godkjennere kan åpne og gjennomgå vedlegget som en del av godkjenningsprosessen

• Dette sikrer at avgjørelser tas med riktig dokumentasjon, særlig for bekreftelse av sykefravær

Vedlegg i sykefraværsrapporter

Simployer One inkluderer rapportfunksjon som tydelig viser når et fravær har vedlegg:

• Sykefraværsrapporter viser klart om dokumentasjon er vedlagt
  Dette gjør det mulig for HR og etterlevelsesansvarlige å:

• Spore hvilke fravær som er støttet med dokumentasjon

• Identifisere manglende legeerklæringer dersom det kreves av lov eller policy

Personvern og etterlevelse

Alle vedlegg håndteres i tråd med personvernlovgivning:

• Dokumenter er kun tilgjengelige for relevante roller (ansatt, leder, eier/HR)

• Vedlegg lagres sikkert og er knyttet eksklusivt til den aktuelle fraværsposten