Personaldokumeter

For å utføre det som står beskrevet i denne veiledningen må du være leder eller ha rollen dokumentadministrator (se dokumentet «Roller – utvidede rettigheter»). Dersom du skal administrere personaldokumenter for hele din organisasjon må du ha rollen Dokumentadministrator på det øverste nivået i organisasjonen i Simployer HRM. Modulen Personaldokumenter må være inkludert i din avtale med Simployer. Modulen Personaldokumenter erstatter det gamle arkivskapet for personaldokumenter og tilbyr et elektronisk «arkivskap» for personaldokumenter, trygt lagret i vår skybaserte løsning. Et personaldokument er et dokument som finnes på profilen til en person. Dokumentet er automatisk beskyttet for innsyn av standard innsynsregler i Simployer HRM. Dette betyr at det kun er personen selv, personens nærmeste leder og dokumentadministrator som har tilgang til et personaldokument. Det er også mulig å ekskludere nærmeste leder fra innsyn i et 

dokument, og det er mulig å lagre et personaldokument på en person uten at personen selv ser det (kalt «lederdokument»).

Alle har tilgang til egne personaldokumenter under Om Meg (vist her fra menyen 

under Meny-knappen øverst til høyre): Dersom det lastes opp et personaldokument under dokumentene til en person, vil personen også få et varsel (en mail) fra Simployer om dette.

Når personen klikker her, vil man se sine egne personaldokumenter:

Leder kan også se dokumentet på sin ansatt, forutsatt at dokumentkategorien dokumentet er lastet opp i ikke ekskluderer leder (se dokumentet «Størrelser og verdier og Administrasjon» for oppsett av dokumentkategorier).

Dokumentadministrator har også innsyn på dokumentet. Men dersom en annen medarbeider, eller en annen leder (som ikke er personens leder) søker opp personen, vil kun begrenset personinformasjon vises, og ingen personaldokumenter. Hvor mye som vises av en persons personinformasjon til andre personer er styrt av innstillingene under menyen og Behandle -> Systeminnstillinger -> Personinnsyn.

Slik ser visningen av en persons side i Simployer HRM ut for andre enn administrator og nærmeste leder:

Personaldokumentet er derfor automatisk beskyttet fra innsyn av personer som ikke skal ha dette. Og det er dermed ikke strengt tatt nødvendig å benytte ekstra beskyttelse av dokumentet (se lenger ned i dette dokumentet), selv om dette kan gjøres i tilfeller hvor det er spesielle hensyn. 

Dersom du er leder eller dokumentadministrator og skal laste opp et dokument på en person, søker du opp personen ved hjelp av personsøket øverst i Simployer HRM for å komme til personens side. På personens side klikker du på Dokumenter i menyen til venstre: 

Du kommer da til personens personaldokumenter. 

For å laste opp et personaldokument på personen, klikker du på plussen (+), og du vil da se dette vinduet: 

Her må du velge riktig dokumentkategori og dra filen du ønsker lastet opp til «legg til fil», eller klikke på knappen. Dersom du har dokumenter som er skannet inn som vedlegg på mail, er det mulig å laste opp disse direkte fra mailboksen, uten å mellomlagre dokumentet. For øvrige typer av dokumenter må dokumentet du skal laste opp være tilgjengelig på en fillokasjon du har tilgang på. 

Hvis du ønsker, kan du sette en utløpsdato på dokumentet: 

I dette eksempelet vil du som opplaster av dokumentet få et mail-varsel fra Simployer en uke før 01.04.2027 hvor kommentaren «husk å slette dette dokumentet» framkommer. I henhold til vår databehandleravtale sletter Simployer som databehandler ingen data, så dersom dokumentet skal fjernes, må du gjøre dette selv. 

Som nevnt over er det ikke nødvendig å benytte ekstra beskyttelse av personaldokumenter, da disse er automatisk beskyttet i Simployer HRM. Men det er mulig hvis nødvendig å forhindre både endring og sletting av et personaldokument – kalt «skrivebeskyttelse» - og nedlasting av et personaldokument av andre enn personen dokumentet er lastet opp på – dette kalles «lesebeskyttelse». 

«Ingen beskyttelse» vil altså bety at personaldokumentet allikevel er beskyttet fra innsyn av andre enn personen selv, personens nærmeste leder og dokumentadministrator. 

Dersom du velger kategori «Lederdokument», vil dokumentet du laster opp bli utilgjengelig og usynlig for medarbeideren det lastes opp på. Kun nærmeste leder og dokumentadministrator vil ha innsyn på dokumentet. Dette er den eneste dokumentkategorien i Simployer HRM som stenger medarbeideren ute fra innsyn i sitt eget personaldokument. Generelt bør medarbeideren i størst mulig grad ha innsyn på egen informasjon. 

For informasjon om hvordan du oppretter flere dokumentkategorier, se dokumentet «Størrelser og verdier og Administrasjon». 

Det er også mulig for dokumentadministrator med denne rettigheten på øverste nivå i organisasjonen å se alle personaldokumenter samlet, uavhengig av en enkelt person. Du kan gjøre dette ved å gå til menyen og deretter Behandle ->Dokumenter. 

Du kommer da til en samlet visning av personaldokumenter: 

Fra dokumentets kontekstmeny (ringet rundt) kan du blant annet laste ned en kopi av personaldokumentet, samt laste opp en ny versjon eller sette på beskyttelse