Personaldokument

För att utföra det som beskrivs i denna guide måste du vara chef eller ha rollen Dokumentadministratör (se dokumentet "Roller – utökade rättigheter").
Om du ska administrera personaldokument för hela din organisation måste du ha rollen Dokumentadministratör på högsta organisationsnivå i Simployer HRM.
Modulen Personaldokument måste vara inkluderad i ditt avtal med Simployer.

Modulen Personaldokument ersätter det gamla arkivskåpet för personaldokument och erbjuder ett elektroniskt "arkivskåp" som är säkert lagrat i vår molnbaserade lösning.

Ett personaldokument är ett dokument som finns på en persons profil. Dokumentet är automatiskt skyddat enligt standardinställningarna för åtkomst i Simployer HRM.

Det innebär att endast personen själv, personens närmaste chef och dokumentadministratören har åtkomst till dokumentet.

Det är också möjligt att exkludera närmaste chef från åtkomst till dokumentet, samt att lagra ett dokument utan att personen själv kan se det (kallas "chefsdokument").

Alla har tillgång till sina egna personaldokument under "Om mig" (visas här från menyn under menyknappen uppe till höger):

Om ett personaldokument laddas upp under en persons dokument kommer personen också få ett meddelande (ett mail) från Simployer om detta.

När personen klickar här, visas dennes egna personaldokument:

Chefen kan också se dokumentet på sin medarbetare, förutsatt att dokumentkategorin inte exkluderar chefen (se dokumentet "Storlekar och värden och Administration" för inställning av dokumentkategorier).

Dokumentadministratören har också åtkomst till dokumentet.
Om en annan medarbetare eller chef (som inte är personens närmaste chef) söker på personen visas endast begränsad personlig information, och inga personaldokument.
Hur mycket information som visas styrs av inställningarna under Meny -> Hantera -> Systeminställningar -> Personlig åtkomst.

Så här ser en persons sida i Simployer HRM ut för andra än administratör och närmaste chef:

Personaldokument är alltså automatiskt skyddade mot åtkomst från obehöriga.
Det är därför inte strikt nödvändigt att lägga till ytterligare skydd (se längre ner i dokumentet), även om detta kan göras vid särskilda behov.

Om du är chef eller dokumentadministratör och vill ladda upp ett dokument på en person, sök upp personen via personregistret högst upp i Simployer HRM för att komma till personens sida.
Klicka sedan på "Dokument" i menyn till vänster:

Du kommer då till personens personaldokument.

För att ladda upp ett dokument, klicka på plustecknet (+), så visas följande fönster:

Här måste du välja rätt dokumentkategori och dra in filen till "lägg till fil" eller klicka på knappen.

Om du har dokument som bifogats som skanningar i mail kan dessa laddas upp direkt från inkorgen utan att sparas lokalt.

För övriga dokument måste filen finnas tillgänglig på en plats du har åtkomst till.

Du kan välja att sätta ett utgångsdatum på dokumentet:
I det här exemplet får du som uppladdare ett mail från Simployer en vecka före 2027-04-01 med kommentaren "kom ihåg att radera detta dokument".
Enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal raderar Simployer inga data – om dokumentet ska tas bort måste du göra detta själv.

Som tidigare nämnts är extra skydd inte nödvändigt eftersom dokumenten är automatiskt skyddade i Simployer HRM.
Men det är möjligt att förhindra ändringar och radering av dokumentet – så kallat "skrivskydd" – samt att hindra andra än personen dokumentet gäller från att ladda ner det – kallat "läs-skydd".

"Inget skydd" betyder alltså att dokumentet ändå är skyddat från insyn av andra än personen själv, dennes närmaste chef och dokumentadministratören.

Om du väljer kategorin "Chefsdokument" blir dokumentet otillgängligt och osynligt för medarbetaren.
Endast närmaste chef och dokumentadministratör har tillgång.
Detta är den enda dokumentkategorin i Simployer HRM som blockerar medarbetaren från att se sitt eget personaldokument.
Generellt bör medarbetare ha tillgång till sin egen information i så hög grad som möjligt.

För information om hur du skapar fler dokumentkategorier, se dokumentet "Storlekar och värden och Administration".

En dokumentadministratör med rättighet på högsta nivå i organisationen kan också se alla personaldokument samlat, oberoende av individ.
Du gör detta genom att gå till Meny -> Hantera -> Dokument:

Du får då en samlad översikt över personaldokument.

Från dokumentets kontextmeny (markerad med ring) kan du bland annat ladda ner en kopia, ladda upp en ny version eller aktivera skydd.