Endre ansettelse og stilling på en ansatt

Skal en ansatt ha en ny stilling eller overføres til en annen juridisk virksom het i deres database er det følgende endringer dere må gjøre:

For å gå til profilen til en person i Simployer HRM, altså personsiden, er det aller enkleste å benytte søkefeltet øverst til høyre:

Når du klikker på navnet, får du opp personens side i Simployer HRM:

En bruker med rollen Systemadministrator eller Personaladministrator 

(se dokumentet «Roller – utvidede rettigheter») ser personsiden. 

I tillegg til vanlige typer av personinformasjon har vi i Simployer HRM både stillingsinformasjon (under Ansettelse på personsiden) og tilhørighet. Disse to typene av data kan ikke endres av medarbeideren selv. 

Med «tilhørighet» mener vi der personen jobber til daglig, eller der personen jobber mest (dersom personen har mer enn én stilling). 

Man kan kun ha én tilhørighet og én leder, men en person kan ha mer enn én stilling. Ved bytte av avdeling er det viktig at også tilhørigheten blir endret. Denne går det ikke ann å sette en dato for iverksettelse på, den blir endret i det øyeblikket du velger en ny avdeling. 

Dersom medarbeideren ikke skal rapportere til avdelingsleder, men allikevel tilhøre avdelingen, kan man spesifisere en annen leder (altså overstyre organisasjonsstrukturen gjennom spesifisering av leder). Hvis medarbeideren skal rapportere til avdelingsleder trenger du altså ikke å spesifisere leder.

Hvis vi klikker på Ansettelse på personsiden, ser vi stillingsinformasjonen registrert 

på personen:

Ansattnummeret er alltid knyttet opp mot en juridisk enhet. Dette kaller vi ansettelsen, det er det juridiske enheten hvor ansettelsen er knyttet til. En ansatt kan ha ansettelse i flere juridiske enheter. Et ansattnummer kan ikke være i bruk av en person (aktiv eller deaktivert) i samme juridiske enhet, men det samme ansattnummeret kan benyttes i flere juridiske enheter, dersom man ønsker det.

Skal en ansatt bytte fra en juridisk enhet til en annen er det viktig å sette sluttdato på eksisterende stilling. Den kan settes frem i tid og så opprette en ny ansettelse og stilling i den nye juridiske avdelingen. 

Til ansettelsen kan det være registrert én eller flere stillinger.  Dersom det kun er registrert én stilling bør stillingen gå mot samme avdeling som personens tilhørighet.

I motsetning til for tilhørighet kan en person ha mer enn én stilling, og eventuelt mer enn én ansettelse mot flere juridiske enheter.

Ny stilling i ny juridisk enhet

For å registrere en stilling i en ny juridisk enhet til, klikker du på kontekstmenyen til høyre for ansettelsen:

Du får da opp dette bildet, her velger du «ny stilling».

Skjemaet for registrering av stillingsinformasjon dukker da opp. Her registrer du 

personalkategori (ansettelsesform), fra-dato (startdato for stillingen) og eventuelt en til-og-med-dato (ikke vanlig for faste stillinger). I tillegg velger du stillingstittel og avdelingen stillingen tilhører. Nederst registrerer du stillingsprosent. Hvis stillingen du ønsker å velge ikke finnes i nedtrekksmenyen, må du først opprette stillingen i stillingsregisteret under menyen og Behandle -> Administrasjon -> Faste registre -> Stillinger (se dokumentet «Størrelser og verdier og Administrasjon»).

Dersom du registrerer både fra-dato og til-og-med-dato bakover i tid, vil stillingen du oppretter automatisk bli registrert som en historisk stilling. 

Ny fremtidig stilling i samme juridiske enhet:

For framtidige stillinger er det mulig å benytte funksjonen «ny stilling (etterfølgende)», som du finner på kontekst-menyen til stillingen: (du kunne også valgt «etterfølger av en eksisterende stilling» da du klikket på «ny stilling» på kontekst-menyen til ansettelsen)

Ved å bruke denne funksjonen angir du at den nye stillingen er etterfølgende den nåværende stillingen, og Simployer vil visualisere dette under Ansettelse på personen når den nye stillingen trer i kraft.

Dersom du ikke spesifiserer en slutt-dato, vil denne funksjonen automatisk velge dagen før som sluttdato for nåværende stilling. Slik sikrer du også at stillingsinformasjonen utgjør et sammenhengende ansettelsesforhold, slik at du får korrekte masterdata.

Avslutte en eksisterende stilling

Når en stilling skal avsluttes men ikke ha en etterfølgende stilling kan det gjøres på denne måten: 

I neste bilde setter du riktig framtidig sluttdato, og riktig sluttårsak: