Hvordan administrere stillinger og ansettelsesforhold i Simployer HRM/Classic

Lær hvordan du administrerer tilhørighet, ansettelser, stillinger og ansattnummer for en ansatt.

I Simployer HRM/Classic har hver person stillingsinformasjon under Ansettelse på personsiden og en Tilhørighet. Medarbeideren kan ikke endre disse opplysningene selv.

Forskjellen mellom tilhørighet og stilling i Simployer HRM/Classic

Tilhørighet angir hvor personen jobber til daglig, eller hvor personen jobber mest hvis personen har mer enn én stilling.

En person kan bare ha én tilhørighet og én leder. Personen kan imidlertid ha mer enn én stilling og eventuelt være ansatt i flere juridiske enheter.

Når du velger en avdeling som tilhørighet, blir avdelingens leder automatisk satt som personens leder. Du kan overstyre avdelingslederen ved å spesifisere en annen leder manuelt. En manuelt spesifisert leder følger den ansatte ved bytte av avdeling med mindre du fjerner lederen manuelt.

Tilhørighet er ikke datostyrt. Endringer trer i kraft umiddelbart.

Viktig

Når en ansatt bytter avdeling, må du oppdatere både stillingen og tilhørigheten manuelt for å sikre korrekte masterdata.

Hvordan ansettelse og ansattnummer fungerer i Simployer HRM/Classic

Et ansattnummer er alltid knyttet til en juridisk enhet. Denne koblingen kalles ansettelsen.

Det samme ansattnummeret kan ikke være knyttet til mer enn én person, enten aktiv eller deaktivert, i samme juridiske enhet. Det samme ansattnummeret kan brukes i flere juridiske enheter.

En ansettelse kan ha én eller flere registrerte stillinger. Hvis ansettelsen bare har én stilling, bør stillingen være knyttet til samme avdeling som personens tilhørighet.

Slik oppretter du en ny stilling i en ny juridisk enhet

Når en ansatt bytter fra én juridisk enhet til en annen, må du først sette en sluttdato på den eksisterende stillingen. Sluttdatoen kan være fram i tid. Deretter oppretter du en ny ansettelse og stilling i den nye juridiske enheten.

1. Åpne kontekstmenyen til høyre for ansettelsen, og velg ny stilling
2. Registrer personalkategori (ansettelsesform), fra-dato, eventuell til-og-med-dato, stillingstittel, avdeling og stillingsprosent

Hvis stillingen ikke finnes i nedtrekksmenyen, må du først opprette den i stillingsregisteret under Behandle → Administrasjon → Faste registre → Stillinger.

Hvis både fra-datoen og til-og-med-datoen er bakover i tid, registrerer Simployer HRM/Classic automatisk stillingen som en historisk stilling.

Slik oppretter du en framtidig stilling i samme juridiske enhet

Velg ny stilling (etterfølgende) fra kontekstmenyen til stillingen. Du kan også velge etterfølger av en eksisterende stilling etter at du har valgt ny stilling fra kontekstmenyen til ansettelsen.

Dette angir at den nye stillingen følger den nåværende stillingen. Simployer HRM/Classic viser endringen under Ansettelse når den nye stillingen trer i kraft.

Hvis du ikke spesifiserer en sluttdato for den nåværende stillingen, setter funksjonen automatisk sluttdatoen til dagen før den nye stillingen starter. Dette sikrer et sammenhengende ansettelsesforhold.

Når du bør endre en eksisterende stilling eller opprette en ny stilling

Når en ansatt får en ny stilling eller endrer en eksisterende stilling, må du velge om du skal:

• Opprette en ny stilling for å beholde historikken over alle stillinger den ansatte har hatt, noe som er anbefalt
• Endre informasjonen i den eksisterende stillingen

Hvis virksomheten har en integrasjon med et annet system, for eksempel et lønnssystem, må du opprette en ny stilling.

Viktig

Hvis du endrer avdelingen på en stilling, må du også oppdatere avdelingen under Tilhørighet manuelt.

Slik avslutter du en eksisterende stilling

Hvis du skal avslutte en stilling uten en etterfølgende stilling, registrerer du riktig framtidig sluttdato og riktig sluttårsak på stillingen.

Slik sletter du en stilling

1. Gå til den ansattes profil, velg Om profil fra toppmenyen, og velg deretter Ansettelse
2. Åpne kontekstmenyen, vist som en sirkel med tre prikker, til høyre, og velg Endre stilling / Rediger posisjon
3. Velg Slett stilling nederst på siden

For brukere med Arbeidsavtale-modulen kan en stilling være utilgjengelig for sletting fordi det er opprettet en arbeidsavtale for stillingen. Du må først kansellere og slette arbeidsavtalen i Arbeidsavtale-modulen. Deretter kan du slette stillingen.

Viktig

Når du sletter en stilling, slettes alle data som er registrert for stillingen.