Importer medarbeiderdata fra Fortnox til Simployer

Informasjon om hvordan integrasjonen til Fortnox fungerer når det gjelder import og oppdatering av ansatte

Merk: Dette forutsetter at du har konfigurert en integrasjon til Fortnox. Les mer her

Oversikt

Denne integrasjonen til Fortnox bruker sikre API-er for å muliggjøre en sømløs integrasjon av kjerneansattdata mellom de to systemene. Ansatte kan opprettes fra begge systemene, men vi anbefaler sterkt å ha ett system som kilde for all ansattdata.

Du kan lese mer her om de detaljerte integrasjonsdatafeltene som oppdateres i hvert system.

Import fra Fortnox til Simployer skjer vanligvis én gang når du setter opp integrasjonen for første gang.

For å se hvordan du eksporterer fra Simployer til Fortnox, se artikkelen: Eksport av medarbeiderdata fra Simployer til Fortnox.

Import av ansatte

For å importere ansatte fra Fortnox til Simployer One, naviger til Personer - Eksport/Import - Fortnox - Import

Her vil du komme til fanen Alle, men to andre faner eksisterer også:

• Ny - Ansatte som finnes i Fortnox-kontoen, men som ennå ikke er importert (også referert til som koblet) til Simployer One.

• Importert - Ansatte som er koblet (har blitt importert fra Fortnox eller eksportert tidligere fra Simployer One)

• Alle - Alle ansatte som finnes i den tilkoblede Fortnox-kontoen.

Den første gang du besøker denne siden, vil du se fanen Alle. Denne visningen viser alle ansatte som finnes i den tilkoblede Fortnox-kontoen.

Så lenge ansatte i Fortnox ikke er blitt importert (eller koblet gjennom eksport fra Simployer One), vil Simployer One-brukeren bli erstattet med Match og Opprett knapper.

Opprett:  Vil opprette en ny bruker i Simployer One med informasjon fra Fortnox.

Match: Vil la deg matche ansatte fra Fortnox med en eksisterende bruker i Simployer One.

Berørte felt (felter som skal flettes)

Her kan du se en oversikt over hvilken informasjon som vil bli påvirket av importen.

Ved å klikke på den får du en mer detaljert oversikt over hvilken informasjon som er funnet i Fortnox og hvilken informasjon som for øyeblikket eksisterer i Simployer One (dette vil være tomt hvis det ikke er noen ansatte som har blitt matchet med ansatte funnet i din kilde).

Handling som skal utføres

Denne kolonnen forteller deg hvilken handling som vil bli utført når du trykker på Import.

• Opprett ny bruker - denne ansatte vil bli opprettet i Simployer One basert på informasjonen samlet fra Fortnox.

• Foretrekk Simployer One  - Denne brukeren er matchet mellom din Fortnox og Simployer One, men informasjonen i Simployer One vil forbli den samme (ingen nye data importeres fra Fortnox).

• Foretrekk Fortnox - Denne brukeren er matchet mellom Fortnox og Simployer One, og informasjonen i Simployer One vil bli overskrevet av informasjon fra Fortnox.

• Match manuelt - Denne brukeren har blitt matchet manuelt. Kan også settes til Foretrekk Simployer One eller Foretrekk Fortnox.

Gjør ingenting - Dette betyr at ingen handling vil bli iverksatt på ansatte.

Du kan endre handlingene som skal utføres ved å velge avkrysningsruten ved siden av den ansatte, og velge hvilken handling du ønsker å oppnå med knappene øverst. Opprett, Foretrekk Simployer One, Foretrekk Fortnox eller Gjør ingenting)

Importere ansatte fra Fortnox

Når du føler deg trygg på hvordan oversikten ovenfor fungerer, er det på tide å importere!

Naviger til Personer - Eksport/Import - Fortnox - Import (Alle faner)

Ved å bruke avkrysningsboksene til venstre i listen over ansatte kan du velge personer og deretter fortelle Simployer One hvordan de skal håndteres.

I eksemplet nedenfor ville disse 3 ansatte blitt opprettet som nye brukere i Simployer One.

De ville så blitt importert (også omtalt som koblet) og hvis dataene oppdateres i Simployer One, kan du nå bruke eksportfunksjonaliteten for å oppdatere informasjonen i Fortnox.

Les mer her om hvilke integrasjonsdatafelt som blir importert

Matche ansatte fra Fortnox

Hvis du har ansatte som eksisterer i begge systemer, men som ennå ikke er koblet/matched, naviger til Personer - Eksport/Import - Fortnox - Import (Alle faner).

Ved å bruke avkrysningsboksene til venstre i listen over ansatte kan du velge personer og deretter for hver ansatt i Fortnox, velge den ansatte som de skal matches med i Simployer One. 

I eksemplet nedenfor vil disse 2 ansatte bli matchet som følger:

Fortnox-bruker Puck vil bli matchet med Black Panther

Fortnox-bruker Gamora vil bli matchet med Gamora The First

De ville så blitt importert (også omtalt som koblet) og hvis dataene oppdateres i Simployer One, kan du nå bruke eksportfunksjonaliteten for å oppdatere informasjonen i Fortnox.

Oppdater ansatte med data fra Fortnox:

Hvis du bruker Fortnox som kilde eller for noen annen bruksanvendelse ønsker å oppdatere importerte brukere (også omtalt som koblede brukere) med nye data fra Fortnox.

Naviger til Personer - Eksport/Import - Fortnox - Import og bytt til Importert-fanen.

Velg de ansatte med avkrysningsboksene og klikk på Prefer Fortnox-knappen.

Les mer her om hvilke integrasjonsdatafelt som blir importert