Administrere og kopiere prosessmaler i Simployer Classic

Administrere og kopiere prosessmaler i Simployer Classic

Målgruppe- rolle:

Prosessadministrator

Formål:

Gi en komplett veiledning for administrering av prosessmaler: finne, redigere, kopiere og tilpasse maler for organisasjonens behov. 

Kopiere en prosessmal 

Åpne prosesskatalogen

Du må ha rollen Prosessadministrator. Gå til prosesskatalogen for å se alle tilgjengelige maler. 

Kopier malen  

Finn malen du ønsker å kopiere. Trykk på handlingsknappen helt til høyre på malen og velg «Kopier». 

Navngi den nye malen 

I dialogvinduet som åpnes, angi et unikt navn for den nye prosessmalen. Velg hvilken del av organisasjonen malen skal gjelde for. Alle prosessmalnavn må være unike 

Redigere en prosessmal 

Velg mal og gå til oppgaveoversikten 

Trykk deg inn på malen du ønsker å endre. 

Du ser en oversikt over oppgaver, frister og hvem som skal utføre dem. Dette er grunnmalen som skal tilpasses organisasjonen 

Legg til nye oppgaver 

For å legge til en oppgave i en fase, bruk knappen som finnes nederst i hver fase 

Rediger en oppgave 

Trykk deg inn på oppgaven → Handlingsknapp øverst til høyre → «Endre». 

Felter du kan redigere: 

Navn: Oppgavenavnet som vises i prosesslisten.

Rutine: Beskriv hva som skal gjøres, skriv denne så utfyllende at utføreren forstår oppgaven. 

I verktøylinjen kan du legge inn lenker (URL eller standard e-postmal). E-postmaler er nyttige for standardiserte utsendelser. 

OBS: Hvis du legger inn en dummy-e-postadresse, skriv i rutineteksten at denne må endres før utsendelse.

Frist: Angi antall dager/uker/måneder før/etter styringsdato (prosess-start, første/siste arbeidsdag). 

Fase: Oppgaven plasseres automatisk i fasen den ble opprettet i, men kan flyttes. 

Utføres av: Velg mellom «Samme som prosessansvarlig» (utfører = den som er satt som ansvarlig ved oppstart) eller «Samme som mål for prosessen» (utfører = den ansatte prosessen gjelder for, mest brukt i on-/offboarding). 

Ressurser 

Under «Ressurser»-fanen kan du knytte hjelpemateriale til oppgaven: 

• Artikler fra håndbok: Koble relevante håndbokartikler fra Simployer. Nyttig for utfører å se hva de må sette seg inn i. 
• Filer: Last opp dokumenter som skal brukes under oppgaven. Filer må lastes ned av utfører for redigering. Husk å oppdatere filen i oppgaven dersom skjemaet endres. 
• Linker: Legg inn lenker til nettsider, SharePoint-filer eller intranett. Fordel: Utfører har alltid tilgang til siste versjon av dokumentet, i motsetning til opplastede filer. 

Innstillinger og varslinger 

Her kan du sette spesifikke innstillinger per oppgave. Simployer anbefaler å bruke standardinnstillingene med mindre dere har spesielle behov.