Slette og anonymisere brukerdata

Slette og anonymisere brukerdata 

Målgruppe- rolle:

Personvernadministrator og systemadministrator

Formål:

Forklare funksjonen for sletting og anonymisering av data for deaktiverte ansatte. 

Slette persondata for deaktiverte ansatte (GDPR)

Simployer har en innebygd personvernklient som lar deg slette utvalgte persondata for ansatte som er deaktivert. Dette hjelper virksomheten din med å etterleve GDPR

Navigasjon: Administrasjon → Brukeradministrasjon → Sletting av brukerdata

Før du starter

• Du må ha rollen Personvernadministrator. Denne rollen gir deg tilgang til å slette persondata for deaktiverte personer knyttet til ditt nivå i organisasjonen (og undernivåer).
• Vi anbefaler at kun 1–2 personer fra HR har denne rollen.
• Den ansatte må være deaktivert i Simployer før du kan slette data via personvernklienten. For å slette data for aktive ansatte, gjør du endringene direkte i Simployer som vanlig.

Hvilke data slettes?

Personvernklienten fjerner persondata som virksomheten normalt ikke lenger har et formål med å oppbevare etter at en ansatt har sluttet. Dette inkluderer:

• Personalia (bortsett fra navn, fødselsnummer, juridisk kjønn og nasjonalitet)
• Notater
• Adresser
• E-postadresser
• Telefonnummer
• Registrerte barn
• Pårørende
• Størrelser og verdier
• Oppfølgingsløp for sykefravær, inkludert opplastede vedlegg
• Legeerklæringer lastet opp på sykefraværsperioder
• Dokumenter lastet opp av den aktuelle personen selv

Hvilke data slettes IKKE?

Enkelte data beholdes selv etter sletting, fordi virksomheten kan ha behov for dem til statistisk rapportering, lovpålagte oppgaver eller for å ha oversikt over hvem som har jobbet der og hva de gjorde. Dette inkluderer:

• Navn, fødselsnummer, juridisk kjønn og nasjonalitet
• Stillingshistorikk
• Sykefraværsperioder
• Fri og permisjon
• Ferieperioder
• Reiseregninger
• Utleggsoppgaver
• Dokumenter lastet opp av andre enn den aktuelle personen

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg slette data for aktive ansatte via personvernklienten? Nei. Personvernklienten fungerer kun for deaktiverte ansatte. For å oppdatere eller fjerne data for aktive ansatte, redigerer du profilen deres direkte i Simployer.

Hvorfor beholdes noen persondata etter sletting? Enkelte data — som navn, stillingshistorikk og sykefraværsperioder — beholdes for å oppfylle lovkrav og for å ivareta nødvendige historiske oversikter.