Lønnsgjennomgang – Funksjons- og konseptguide

Endret Thu, 26 Mar ved 1:13 PM

Lønnsgjennomgang – Funksjons- og konseptguide

Oversikt

Modulen for lønnsgjennomgang i Simployer One gir en strukturert måte å planlegge, gjennomgå og godkjenne endringer i ansattes kompensasjon. Den støtter hele prosessen fra opprinnelig oppsett gjennom godkjenning på flere nivåer til endelig lønnsoppdatering – alt innenfor én kontrollert arbeidsflyt.

Modulen er designet for organisasjoner av ulike størrelser og strukturer. Hovedfunksjoner inkluderer:

• Godkjenningsflyt på flere nivåer med tydelig definerte roller

• Ansettelses- og kompensasjonsinformasjon vist direkte i gjennomgangsgrensesnittet

• Strukturerte kommentarer mellom deltakere på hvert trinn i prosessen

• Fleksibel budsjettstyring – fast totalbeløp eller prosent per ansatt

• Støtte for flere valutaer med automatisk konvertering

• Planlagt eller umiddelbar lansering med uavhengig varslingstidspunkt per rolle

• Full revisjonshistorikk og skrivebeskyttet arkiv over fullførte gjennomganger

Roller og ansvar

Fire roller er involvert i en lønnsgjennomgang. Samme person kan ha mer enn én rolle – for eksempel kan Eier også være Endelig godkjenner, eller samme person kan være tildelt som både Planlegger og Godkjenner.

Rolle	Beskrivelse
Eier	Oppretter og konfigurerer gjennomgangen fullt ut. Tildeler alle andre roller, setter budsjett og ansattomfang, og har full kontroll på hvert trinn. Kan overstyre enhver beslutning, oppdatere lønninger direkte, erstatte enhver deltaker, og lese eller legge igjen kommentarer på ethvert nivå.
Endelig godkjenner	Høyeste godkjenningsmyndighet (én per gjennomgang). Godkjenner eller avviser innleveringer og utløser den endelige lønnsoppdateringen. Kan lese og legge igjen kommentarer på ethvert nivå.
Godkjenner	En valgfri mellomrolle. Fordeler budsjett til Planleggere, gjennomgår forslag og sender godkjente forslag til Endelig godkjenner.
Planlegger	Direkte leder for de ansatte som er inkludert. Legger inn forslag til lønnsøkning og sender dem til godkjenning. Kan legge igjen kommentarer på sin gjennomgang eller ved innsending.

Arbeidsflytmoduser

Modus A – Uten godkjennere

Brukes når et mellomliggende godkjenningslag ikke er nødvendig. Planleggere sender direkte til Endelig godkjenner.

Modus B – Med godkjennere

Brukes i organisasjoner med en ledelsesstruktur på flere nivåer. Planleggere sender til en Godkjenner, som gjennomgår og sender til Endelig godkjenner. En valgfri ekstra godkjenner kan legges til mellom Godkjenner og Endelig godkjenner for ytterligere tilsyn.

Livssyklus for gjennomgang

Statuser for lønnsgjennomgang

Status	Betydning	Hvem kan se den
UTKAST	Eier konfigurerer gjennomgangen.	Kun Eier
IKKE STARTET	Publisert men planlagt for en fremtidig dato.	Eier
AKTIV	Live – planlegging og godkjenninger pågår.	Alle roller
FULLFØRT	Ferdig – lønninger oppdatert. Skrivebeskyttet.	Alle roller

Statuser for planlegger

Status	Betydning
IKKE STARTET	Tildelt men ikke påbegynt.
IKKE INNSENDT	Aktivt redigerer forslag.
INNSENDT	Sendt inn og venter på gjennomgang.
GODKJENT	Godkjent av en Godkjenner eller Endelig godkjenner.
AVVIST	Avvist – krever revisjon og ny innsending.

Oppsett

En lønnsgjennomgang konfigureres på tvers av seks faner av Eier før publisering.

#	Fane	Hva du konfigurerer
1	Oppsett	Navn på gjennomgang, beskrivelse, basisvaluta, Endelig godkjenner
2	Personer	Ansattomfang, Planleggertildelinger
3	Godkjennere	Godkjennertildelinger, valgfri ekstra godkjenner (Modus B)
4	Økonomi	Budsjetttype og beløp
5	Varsler	E-postemne, tekst og planlagt sendetidspunkt per rolle
6	Oversikt	Sammendrag og lansering

En lønnsgjennomgang kan redigeres etter opprettelse frem til startdatoen.

Budsjettstyring

Type	Slik fungerer det
Fast beløp	En total pott fordelt på Godkjennere og Planleggere.
Prosent per ansatt	Hver ansatt kan motta opptil X % av sin nåværende lønn.

I Modus B fordeler Eier det totale budsjettet til Godkjennere, som deretter fordeler til sine Planleggere. Hver deltaker kan spore tildelt budsjett, brukt budsjett, nåværende lønnskostnad og ny lønnskostnad i sitt panel.

Ansattomfang

Eier definerer hvilke ansatte som inkluderes ved hjelp av ett eller flere av følgende alternativer: hele selskapet, utvalgte ansatte, kontor/lokasjon, avdeling/team, ansettelsestype, eller ekskluderinger.

Varsler

E-postvarsler sendes til Planleggere og Godkjennere når en gjennomgang lanseres. Emnelinjen og meldingsteksten kan tilpasses direkte i modulen, og varsler for hver gruppe kan planlegges uavhengig. Endringer lagres automatisk.

Ansettelses- og kompensasjonsinformasjon

Relevante ansettelses- og kompensasjonsdetaljer for hver ansatt vises direkte i grensesnittet for lønnsgjennomgang, slik at Planleggere og Godkjennere får den konteksten de trenger uten å forlate modulen. Denne informasjonen er skrivebeskyttet. Du kan også navigere direkte til en ansatts fullstendige profilside fra denne visningen.

Kommentarer

Kommentarer støtter strukturert kommunikasjon mellom deltakere på hvert trinn i gjennomgangen. De er avgrenset etter rolle slik at hver deltaker kun ser det som er relevant for dem.

Nivå	Hvem kan kommentere	Hvem kan lese
Planleggernivå	Planlegger og deres Godkjenner	Kun Planlegger og deres tildelte Godkjenner
Godkjennernivå	Godkjenner og Endelig godkjenner	Godkjenner og Endelig godkjenner
Alle nivåer	Endelig godkjenner og Eier	Full synlighet

Alle kommentarer lagres i arbeidsflyten og forblir synlige for relevante deltakere som en oversikt for oppfølging.

Godkjenningsarbeidsflyten

Full godkjenningskjede (Modus B)

Fase	Hvem handler	Hva som skjer
1. Oppsett	Eier	Oppretter og konfigurerer gjennomgangen
2. Aktivering	Eier	Publiserer gjennomgangen, varsler sendes
3. Budsjettdelegering	Godkjenner	Fordeler budsjett til Planleggere
4. Lønnsplanlegging	Planlegger	Legger inn forslag og sender inn
5. Godkjennergjennomgang	Godkjenner	Gjennomgår, godkjenner eller avviser, sender oppover
6. Ekstra godkjenner (valgfri)	Ekstra godkjenner	Gjennomgår før Endelig godkjenner
7. Endelig godkjenning	Endelig godkjenner	Godkjenner eller avviser alle innleveringer
8. Utførelse	Endelig godkjenner	Lønnsoppdateringer utføres – gjennomgangen er fullført

Avvisningsflyt

På ethvert trinn kan en gjennomgår avvise en innlevering med en kommentar. Den returneres til forrige nivå for revisjon og ny innsending.

Godkjennings- og avvisningstabell

Ved gjennomgang av forslag vises følgende i oversiktstabellen:

Kolonne	Beskrivelse
Periode	Perioden for lønnsgjennomgangen.
Budsjett (%)	Budsjett brukt av forslaget.
Lønnsøkning (%)	Prosentvis økning som er anvendt.
Kompensasjonsvaluta	Valutaen for kompensasjonen.
Kommentar	Eventuell kommentar innsendt av Planleggeren.