Kompetansemodulen gjør det mulig å registrere og administrere ansattes kompetanse, kvalifikasjoner, sertifikater og kurs på ett sted. Før kompetanse kan registreres på ansatte, må dere først opprette Kompetansekategorier og Kompetansetyper.

Steg 1: Opprett kompetansekategorier

Gå til:

Kompetanse → Administrere kompetanse

Kompetansene organiseres på to nivåer:

• Kompetansekategori – Hovedkategorien som brukes til å organisere relaterte kompetanser.

• Kompetansetype – Den enkelte kompetansen som registreres på ansatte.

En kompetansekategori fungerer som en mappe som samler kompetanser innen samme område.

Eksempler på kategorier kan være:

• Utdanning

• Sertifikater

• Kurs

• Faglige kvalifikasjoner

Tips: Bruk litt tid på å planlegge kategoristrukturen før dere begynner. En gjennomtenkt struktur gjør løsningen enklere å vedlikeholde etter hvert som virksomheten vokser.

For å opprette en ny kategori klikker du Legg til kategori øverst til høyre.

Når kategorien er opprettet, klikker du + Legg til kompetansetype for å opprette de kompetansene som skal registreres på ansatte.

Steg 2: Opprett kompetansetyper

En kompetansetype representerer den konkrete kompetansen, utdanningen, sertifiseringen eller erfaringen som skal registreres på ansatte.

Start med å gi kompetansetypen et beskrivende navn.

Deretter velger du hvordan kompetansen skal registreres.

Variant

Velg den varianten som passer best til kompetansen.

Tilgjengelige varianter:

• Generell

• Kurs

• Utdanning (Fra – Til)

• Praksis/erfaring (Fra – Til)

• Kurs/Sertifikat med utløpsdato

• Årstall

Den valgte varianten avgjør hvordan kompetansen presenteres og vedlikeholdes.

Verdi skal registreres med

Velg hvordan verdien skal registreres når kompetansen legges inn på en ansatt.

Glider

Lar brukeren angi et nivå på en skala fra 1 til 9.

Egner seg godt til vurdering av kompetansenivå eller ferdigheter.

Ingen verdi

Det registreres ingen tilleggsverdi.

Passer når det kun er nødvendig å registrere at kompetansen finnes.

Rullegardin

Opprett egne forhåndsdefinerte verdier som brukeren kan velge mellom ved registrering.

Verdiliste

Bruker en gjenbrukbar liste med forhåndsdefinerte verdier.

Se beskrivelsen under Verdilister.

Stor tekstboks

Gir plass til lengre beskrivelser eller kommentarer.

Tall

Oppretter et numerisk felt.

For å gjøre registreringen enklere anbefales det å legge inn en forklaring i feltet Beskrivelse, samt endre Tittel for verdi til en beskrivende overskrift.

Tekstfelt

Oppretter et tekstfelt med én linje.

Tittel for verdi

Tittel for verdi bestemmer hvilken tekst som vises over verdifeltet når kompetansen registreres.

I stedet for en generell overskrift kan du bruke mer beskrivende navn, for eksempel:

• Karakter

• Sertifikatnummer

• Antall timer

• Antall års erfaring

Dette gjør registreringen enklere og mer intuitiv for brukerne.

Verdilister

Verdilister gjør det mulig å opprette forhåndsdefinerte lister som kan brukes på flere kompetansetyper.

Gå til:

Kompetanse → Administrere verdilister

Opprett de verdiene dere ønsker å bruke.

Eksempler:

• Nybegynner

• Viderekommen

• Ekspert

eller

• Bestått

• Ikke bestått

Når du oppretter eller redigerer en kompetansetype og velger Verdi skal registreres med → Verdiliste, vises to bokser.

Den øverste inneholder alle verdilistene som er opprettet.

Flytt ønsket verdiliste til Valgte verdilister.

Når kompetansen registreres på en ansatt, kan brukeren velge en verdi fra denne listen.

Begrens kompetansetyper til stillinger eller grupper

En kompetansetype kan begrenses til:

• Bestemte stillinger

• Bestemte grupper

• Alle stillinger (obligatorisk)

Velger du Obligatorisk for alle stillinger, blir valgene for stillinger og grupper deaktivert.

Det anbefales å begrense kompetansetyper når de kun er relevante for bestemte roller eller avdelinger.

Eksempler:

• Truckførerbevis → Lageransatte

• Førstehjelpskurs → HMS-personell

• Pedagogisk utdanning → Lærere

Dette gjør kompetanseregisteret mer oversiktlig og relevant.

Beste praksis

Før dere oppretter mange kompetansekategorier og kompetansetyper, anbefales det å planlegge strukturen nøye.

Et godt oppsett vil:

• gjøre registreringen enklere

• gi bedre rapportering

• redusere duplikater

• forenkle vedlikehold

• gi en bedre brukeropplevelse for både ledere og ansatte

Trenger dere hjelp?

Vi anbefaler å benytte en konsulent fra Simployer ved oppsett av kompetansemodulen. En konsulent kan bistå med å etablere en struktur som er tilpasset virksomhetens behov og som er enkel å vedlikeholde over tid.

Konsulentbistand kan bestilles her:

https://www.simployer.com/no/produkter/marketplace/opplaering