Laste opp og se dokumenter på en ansatt

Lagre, organiser og administrer dokumenter på profilen til en ansatt.

Du kan lagre dokumenter direkte på profilen til en ansatt. Dette gjør det enkelt å samle dokumentasjon som gjelder den enkelte ansatte, for eksempel kursbevis, sertifikater og andre personaldokumenter.

Som standard har kun den ansatte, den ansattes nærmeste leder og brukere med rollen Dokumentadministrator tilgang til dokumentarkivet. Alle disse kan også laste opp dokumenter.

Laste opp et dokument på en ansatt

1. Bruk personsøket for å finne den ansatte, og åpne fanen Dokumenter.
2. Klikk på + øverst på siden.
3. Velg riktig dokumentkategori, og dra filen til legg til fil. Dokumentet får automatisk samme navn som filen, men du kan endre navnet i feltet dokumentnavn.
4. Lagre endringen.

Important

Det er ikke mulig å laste opp dokumenter i bulk.

Sett en utløpsdato for å få et e-postvarsel før dokumentet bør slettes. Simployer sletter ikke dokumenter automatisk.

Den ansatte får automatisk et varsel når et nytt dokument lastes opp på profilen.

Hvem har tilgang til Lederdokument?

Når du legger til et dokument, kan du velge den systemdefinerte dokumentkategorien Lederdokument.

Dokumenter i kategorien Lederdokument er kun tilgjengelige for den ansattes leder og brukere med rollen Dokumentadministrator. Den ansatte kan ikke se dokumenter som er lagret i kategorien Lederdokument.

Se dokumenter for én eller flere ansatte

• For én ansatt: Gå til profilen til den ansatte, og åpne fanen Dokumenter
• For flere ansatte: Velg Dokumenter i menyen på venstre side. Du kan se dokumenter på tvers av ansatte innenfor de organisatoriske nivåene du har tilgang til, og filtrere listen etter blant annet kategori

Organisere dokumentlisten

Du kan sortere dokumentlisten etter flere kolonner, blant annet dokumentkategori, dokumentnavn og dato. Klikk på pilen ved en kolonneoverskrift for å sortere listen.

Bruke tilgjengelige dokumenthandlinger

Klikk på menyen med tre prikker til høyre for et dokument for å se tilgjengelige handlinger:

• Forhåndsvise dokumentet
• Laste ned dokumentet
• Redigere dokumentinformasjon
• Slette dokumentet
• Beskytte dokumentet
• Dele dokumentet
• Starte elektronisk signering, hvis funksjonen er aktivert

Beskyttelse, deling og elektronisk signering er beskrevet i egne artikler.